Tracciabilità
Sai chi ha letto cosa, e quando
Mandare i documenti per email significa perderli di vista nel momento in cui partono. In kVDR ogni apertura, download e caricamento resta scritto: chi, quale file, quando, da quale indirizzo IP. Quando il consulente dice di non aver mai ricevuto il bilancio, la risposta è già nel registro.
Una trattativa si legge anche da chi apre i documenti
Chi ha già guardato il contratto di locazione? Il potenziale acquirente ha scaricato i bilanci o si è fermato all’indice? Con le cartelle condivise queste domande restano senza risposta. kVDR tiene un registro per ogni data room, aperto a chi la gestisce, e gli affianca un riepilogo di documenti, domande e partecipanti: in un colpo d’occhio sai a che punto siete.
Come funziona
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Ogni azione viene scritta
Apertura in anteprima, download, caricamento, cambio di stato di un documento; domande poste, risposte e chiusure; gruppi, membri, permessi e sezioni. Per ognuna kVDR annota persona, risorsa, data e ora, indirizzo IP — anche quando a muoversi è un ospite.
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Leggi il registro della room
Chi gestisce la data room e ha il privilegio «Log di audit» apre il registro dalla room: gli eventi dal più recente, pagina per pagina. Nell’elenco delle room, ogni scheda mostra l’ultima attività: cosa, chi e quando.
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Esporta e conserva
Con «Esporta CSV» il registro diventa un file da allegare al verbale o passare al legale. Gli eventi restano per il periodo previsto dalla configurazione: da 30 a 3.650 giorni, un anno se non lo cambi.
Ogni download lascia un nome e un’ora.
Cosa puoi fare
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Chi, cosa, quando, da dove
Ogni riga del registro riporta la persona, l’azione, il documento o l’elemento coinvolto, data e ora e l’indirizzo IP da cui è partita.
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Anche gli ospiti
Le persone esterne entrate con l’invito compaiono nel registro con la loro email, come i colleghi: sai quale consulente ha scaricato cosa.
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Statistiche della room
Un pannello riassume i documenti per stato — bozza, in revisione, finale — le domande aperte, con risposta e chiuse, e quanti gruppi e membri lavorano nella room.
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L’ultima attività in vista
Nell’elenco delle data room ogni scheda dice qual è stata l’ultima azione, chi l’ha fatta e quando: capisci quali trattative si muovono e quali sono ferme.
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Esportazione in CSV
Data, azione, utente, email, risorsa, tipo e indirizzo IP in un file che si apre in qualsiasi foglio di calcolo.
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Riservato a chi gestisce
Registro e statistiche si aprono solo a chi gestisce la room e ha il privilegio «Log di audit». Gli ospiti lavorano nella room, ma il registro non lo vedono.
Domande frequenti
Il registro dice quanto tempo una persona ha passato su un documento?
No. Registra ogni apertura e ogni download, con l’ora e l’indirizzo IP, ma non misura il tempo di lettura. Se qualcuno ha aperto un documento tre volte, nel registro trovi tre righe.
Per quanto tempo restano gli eventi?
Per il periodo di conservazione della configurazione: 365 giorni di base, regolabile da 30 a 3.650. Una pulizia giornaliera cancella gli eventi più vecchi; se ti servono oltre quella soglia, esporta il CSV a fine trattativa.
Cosa succede alla data room quando la trattativa finisce?
La chiudi, e resta lì da consultare. Dopo 90 giorni da chiusa passa da sola ad «archiviata», e se serve si riapre. Il registro non dipende dallo stato della room: segue il proprio periodo di conservazione.
Le altre funzionalità di kVDR
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Alex