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Rastreabilidade

Sabe quem leu o quê, e quando

Enviar os documentos por e-mail significa perdê-los de vista no momento em que partem. No kVDR cada abertura, descarregamento e carregamento fica escrito: quem, que ficheiro, quando, a partir de que endereço IP. Quando o consultor diz que nunca recebeu o balanço, a resposta já está no registo.

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Uma negociação também se lê por quem abre os documentos

Quem já viu o contrato de arrendamento? O potencial comprador descarregou os balanços ou ficou pelo índice? Com as pastas partilhadas estas perguntas ficam sem resposta. O kVDR mantém um registo para cada data room, aberto a quem a gere, e junta-lhe um resumo de documentos, perguntas e participantes: num relance sabe em que ponto estão.

Como funciona

  1. Cada ação fica escrita

    Abertura em pré-visualização, descarregamento, carregamento, mudança de estado de um documento; perguntas feitas, respostas e encerramentos; grupos, membros, permissões e secções. Para cada uma o kVDR anota pessoa, recurso, data e hora, endereço IP — também quando quem age é um convidado.

  2. Leia o registo da room

    Quem gere a data room e tem o privilégio «Registo de auditoria» abre o registo a partir da room: os eventos do mais recente para trás, página a página. Na lista das rooms, cada cartão mostra a última atividade: o quê, quem e quando.

  3. Exporte e conserve

    Com «Exportar CSV» o registo torna-se um ficheiro para anexar à ata ou passar ao advogado. Os eventos ficam guardados durante o período previsto na configuração: de 30 a 3650 dias, um ano se não o alterar.

Cada descarregamento deixa um nome e uma hora.

O que pode fazer

  • Quem, o quê, quando, de onde

    Cada linha do registo indica a pessoa, a ação, o documento ou elemento envolvido, data e hora e o endereço IP de onde partiu.

  • Também os convidados

    As pessoas externas que entraram pelo convite aparecem no registo com o seu e-mail, tal como os colegas: sabe que consultor descarregou o quê.

  • Estatísticas da room

    Um painel resume os documentos por estado — rascunho, em revisão, final —, as perguntas abertas, respondidas e fechadas, e quantos grupos e membros trabalham na room.

  • A última atividade à vista

    Na lista das data rooms cada cartão indica a última ação, quem a fez e quando: percebe que negociações avançam e quais estão paradas.

  • Exportação em CSV

    Data, ação, utilizador, e-mail, recurso, tipo e endereço IP num ficheiro que se abre em qualquer folha de cálculo.

  • Reservado a quem gere

    O registo e as estatísticas só se abrem a quem gere a room e tem o privilégio «Registo de auditoria». Os convidados trabalham na room, mas não veem o registo.

Perguntas frequentes

O registo diz quanto tempo uma pessoa passou num documento?

Não. Regista cada abertura e cada descarregamento, com a hora e o endereço IP, mas não mede o tempo de leitura. Se alguém abriu um documento três vezes, encontra três linhas no registo.

Durante quanto tempo ficam os eventos?

Durante o período de conservação da configuração: 365 dias por omissão, ajustável de 30 a 3650. Uma limpeza diária apaga os eventos mais antigos; se precisar deles para além desse limite, exporte o CSV no fim da negociação.

O que acontece à data room quando a negociação termina?

Fecha-a, e ela continua lá para consulta. Passados 90 dias de fechada passa sozinha a «arquivada», e se for preciso reabre-se. O registo não depende do estado da room: segue o seu próprio período de conservação.

As outras funcionalidades do kVDR

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