Gestionar la negociación
Las preguntas de la due diligence ya no se pierden en el correo
Cada pregunta tiene un número, un asunto, una prioridad y un estado. La plantea quien participa en la data room, responde quien la gestiona, y quien preguntó recibe un correo cuando la respuesta está lista: una sola lista, no veinte hilos de correo.
Una negociación también se juega en las preguntas
En una due diligence las preguntas de los asesores llegan por todas partes: correos con diez personas en copia, llamadas, notas al margen. Dos semanas después nadie sabe cuáles se respondieron, quién tenía que responder y qué se dijo. kVDR las reúne en la misma data room que los documentos: cada una tiene su número y su estado, y las respuestas quedan escritas bajo la pregunta, con autor, fecha y hora.
Cómo funciona
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Quien consulta plantea la pregunta
Desde la data room abres «Nueva pregunta», escribes asunto y texto y eliges la prioridad: baja, media o alta. La pregunta recibe un número correlativo y aparece en la lista como abierta.
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Quien gestiona la room responde
La respuesta se escribe bajo la pregunta. Solo responden las personas que gestionan la data room: con la primera respuesta el estado pasa de abierta a respondida, y quien preguntó recibe un correo con el enlace directo.
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Se cierra cuando está resuelta
Cuando el punto queda claro la pregunta se cierra; si el tema vuelve, se reabre. Preguntas planteadas, respuestas dadas y cierres quedan en el registro de actividad con nombre, fecha, hora y dirección IP.
Una pregunta, un número, una respuesta escrita.
Qué puedes hacer
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Numeradas y con prioridad
Cada pregunta tiene un número correlativo en la room — «la 14» es la misma para todos — y una prioridad baja, media o alta que se ve ya en la lista.
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Estado siempre claro
Abierta, respondida, cerrada: la lista se filtra por estado y el resumen de la room cuenta las preguntas en cada uno. Se ve enseguida qué espera aún una respuesta.
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Responde quien tiene la responsabilidad
Quien consulta puede preguntar, pero solo responden las personas que gestionan la data room. Las respuestas que quedan registradas vienen de quien tiene autoridad para darlas.
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Un correo cuando llega la respuesta
Quien planteó la pregunta recibe un correo con el número, el asunto y el enlace directo a la respuesta. No tiene que volver a la room cada hora para comprobarlo.
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Se encuentran con la búsqueda
La búsqueda de la room mira en el asunto y el texto de las preguntas, junto con los documentos: si un tema ya se planteó, lo descubres antes de preguntarlo otra vez.
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En el expediente con el resto de la room
Cada pregunta planteada, respuesta y cierre está en el registro de actividad. La exportación ZIP de la room incluye un archivo con todas las preguntas y respuestas, con autores y fechas.
Preguntas frecuentes
¿Quién ve las preguntas?
Las preguntas se comparten entre quienes participan en la data room: la lista es única y muestra quién planteó cada una y cuándo. No son mensajes privados entre quien pregunta y quien responde, así que conviene escribirlas como si fueran para toda la mesa.
¿Qué notificaciones se envían?
Cuando llega una respuesta, quien planteó la pregunta recibe un correo con el enlace directo. Las preguntas nuevas no generan un correo: quien gestiona la room las encuentra en la lista filtrando las abiertas.
¿Las preguntas y respuestas se conservan tras la negociación?
Sí. Se quedan en la data room aunque se cierre o se archive, y la exportación ZIP las incluye en un archivo de texto junto a los documentos: el historial de lo preguntado y respondido se entrega con todo lo demás.
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Alex