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Gerir a negociação

As perguntas da due diligence já não se perdem nos e-mails

Cada pergunta tem um número, um assunto, uma prioridade e um estado. Quem participa na data room pergunta, quem a gere responde, e quem perguntou recebe um e-mail quando a resposta está pronta: uma só lista, não vinte conversas de e-mail.

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Uma negociação também se decide nas perguntas

Numa due diligence as perguntas dos consultores chegam de todo o lado: e-mails com dez pessoas em cópia, telefonemas, notas à margem. Duas semanas depois já ninguém sabe quais tiveram resposta, quem devia responder e o que foi dito. O kVDR reúne-as na mesma data room dos documentos: cada uma tem o seu número e o seu estado, e as respostas ficam escritas por baixo da pergunta, com autor, data e hora.

Como funciona

  1. Quem consulta faz a pergunta

    Na data room abre «Nova pergunta», escreve o assunto e o texto e escolhe a prioridade: baixa, média ou alta. A pergunta recebe um número sequencial e aparece na lista como aberta.

  2. Quem gere a room responde

    A resposta escreve-se por baixo da pergunta. Só respondem as pessoas que gerem a data room: à primeira resposta o estado passa de aberta a respondida, e quem perguntou recebe um e-mail com a ligação direta.

  3. Fecha-se quando está resolvida

    Quando o ponto fica esclarecido a pergunta fecha-se; se o tema volta, reabre-se. Perguntas feitas, respostas dadas e fechos ficam no registo de atividade com nome, data, hora e endereço IP.

Uma pergunta, um número, uma resposta escrita.

O que pode fazer

  • Numeradas e com prioridade

    Cada pergunta tem um número sequencial na room — «a 14» é a mesma para todos — e uma prioridade baixa, média ou alta que se vê logo na lista.

  • Estado sempre claro

    Aberta, respondida, fechada: a lista filtra-se por estado e o resumo da room conta as perguntas em cada um. Vê-se logo o que ainda espera resposta.

  • Responde quem tem a responsabilidade

    Quem consulta pode perguntar, mas só respondem as pessoas que gerem a data room. As respostas que ficam registadas vêm de quem tem legitimidade para as dar.

  • Um e-mail quando chega a resposta

    Quem fez a pergunta recebe um e-mail com o número, o assunto e a ligação direta para a resposta. Não precisa de voltar à room de hora a hora para verificar.

  • Encontram-se com a pesquisa

    A pesquisa da room procura no assunto e no texto das perguntas, juntamente com os documentos: se um tema já foi perguntado, descobre-o antes de o perguntar outra vez.

  • No processo com o resto da room

    Cada pergunta feita, resposta e fecho está no registo de atividade. A exportação ZIP da room inclui um ficheiro com todas as perguntas e respostas, com autores e datas.

Perguntas frequentes

Quem vê as perguntas?

As perguntas são partilhadas entre quem participa na data room: a lista é única e mostra quem fez cada uma e quando. Não são mensagens privadas entre quem pergunta e quem responde, por isso devem ser escritas como para toda a mesa.

Que notificações são enviadas?

Quando chega uma resposta, quem fez a pergunta recebe um e-mail com a ligação direta. As perguntas novas não geram e-mail: quem gere a room encontra-as na lista filtrando as abertas.

As perguntas e respostas ficam depois da negociação?

Sim. Ficam na data room mesmo depois de fechada ou arquivada, e a exportação ZIP inclui-as num ficheiro de texto ao lado dos documentos: o histórico do que foi perguntado e respondido entrega-se com o resto.

As outras funcionalidades do kVDR

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