Gestire la trattativa
Le domande della due diligence non si perdono più nelle email
Ogni domanda ha un numero, un oggetto, una priorità e uno stato. La pone chi partecipa alla data room, risponde chi la gestisce, e chi ha chiesto riceve un’email quando la risposta è pronta: una sola lista, non venti thread di posta.
Una trattativa si gioca anche sulle domande
In una due diligence le domande dei consulenti arrivano da ogni parte: email con dieci persone in copia, telefonate, appunti a margine. Dopo due settimane nessuno sa più quali hanno avuto risposta, chi doveva rispondere e cosa è stato detto. kVDR le raccoglie nella stessa data room dei documenti: ognuna ha il suo numero e il suo stato, e le risposte restano scritte sotto la domanda, con autore, data e ora.
Come funziona
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Chi consulta pone la domanda
Dalla data room si apre «Nuova domanda», si scrivono oggetto e testo e si sceglie la priorità: bassa, media o alta. La domanda prende un numero progressivo e compare nell’elenco come aperta.
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Chi gestisce la room risponde
La risposta si scrive sotto la domanda. Rispondono solo le persone che gestiscono la data room: al primo intervento lo stato passa da aperta a risposta, e chi ha chiesto riceve un’email con il link diretto.
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Si chiude quando è risolta
Quando il punto è chiarito la domanda si chiude; se il tema riemerge, si riapre. Domande poste, risposte date e chiusure finiscono nel registro attività con nome, data, ora e indirizzo IP.
Una domanda, un numero, una risposta scritta.
Cosa puoi fare
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Numerate e con priorità
Ogni domanda ha un numero progressivo nella room — «la 14» è la stessa per tutti — e una priorità bassa, media o alta che si legge già nell’elenco.
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Stato sempre chiaro
Aperta, risposta, chiusa: l’elenco si filtra per stato e il riepilogo della room conta le domande in ciascuno. Si vede subito cosa aspetta ancora una risposta.
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Risponde chi ne ha la responsabilità
Chi consulta può chiedere, ma rispondono solo le persone che gestiscono la data room. Le risposte che restano agli atti arrivano da chi ha titolo per darle.
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Un’email quando arriva la risposta
Chi ha posto la domanda riceve un’email con il numero, l’oggetto e il link diretto alla risposta. Non deve tornare nella room ogni ora per controllare.
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Si trovano con la ricerca
La ricerca della room guarda nell’oggetto e nel testo delle domande, insieme ai documenti: se un tema è già stato chiesto, lo si scopre prima di chiederlo di nuovo.
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Agli atti con il resto della room
Ogni domanda posta, risposta e chiusura è nel registro attività. L’esportazione ZIP della room include un file con tutte le domande e le risposte, con autori e date.
Domande frequenti
Chi vede le domande?
Le domande sono condivise fra chi partecipa alla data room: l’elenco è unico e mostra per ognuna chi l’ha posta e quando. Non sono messaggi privati fra chi chiede e chi risponde, quindi vanno scritte come si scriverebbe a tutto il tavolo.
Quali notifiche partono?
Quando arriva una risposta, chi ha posto la domanda riceve un’email con il link diretto. Per le domande nuove non parte un’email: chi gestisce la room le trova nell’elenco filtrando quelle aperte.
Domande e risposte restano dopo la trattativa?
Sì. Restano nella data room anche quando la si chiude o la si archivia, e l’esportazione ZIP le include in un file di testo accanto ai documenti: lo storico di cosa è stato chiesto e risposto si consegna insieme al resto.
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Alex