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Conduzir

Uma reunião com muitos participantes, e ninguém a falar por cima dos outros

Quem organiza tem a sala na mão: desliga um microfone barulhento, decide quem partilha o ecrã, dá a palavra com tempo marcado e termina a reunião para todos. Com um ou mais coorganizadores a ajudar.

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O tempo de uma reunião é de todos

Uma assembleia de condomínio, uma mesa com doze fornecedores, a reunião comercial de segunda-feira: quando os participantes são muitos, basta um microfone aberto numa sala barulhenta ou uma intervenção que nunca mais acaba para fazer perder meia hora a todos. No kMeeting quem conduz tem as ferramentas para manter o fio sem constrangimentos: os comandos estão na lista de participantes, à distância de um clique, e o que diz respeito aos outros passa por um pedido, não por uma imposição.

Como funciona

  1. Escolha quem o ajuda

    Indique os coorganizadores ao criar a reunião ou nomeie-os a partir da sala. Têm os mesmos comandos: deixam entrar os convidados e gerem microfones e ecrãs.

  2. Gira a sala a partir da lista de participantes

    Ao lado de cada nome encontra os comandos: silenciar o microfone, desligar a câmara, baixar a mão, permitir o ecrã, expulsar. Para voltar a ligar um microfone envia um pedido, e quem decide é o próprio.

  3. Dê a palavra e termine para todos

    Com «Dar a palavra» atribui um turno com contagem decrescente no quadro de quem fala. No fim, «Terminar para todos» fecha a sala e desliga todos ao mesmo tempo.

Quem conduz segura o fio. Os outros têm a palavra, à vez.

O que pode fazer

  • Coorganizadores

    Enquanto apresenta, um colega deixa entrar os convidados e vigia o chat. Os coorganizadores indicam-se na criação ou nomeiam-se na sala, e podem ser removidos a qualquer momento.

  • Microfones e câmaras, com delicadeza

    Silencia um microfone com ruído ou desliga uma câmara com um clique. Para os voltar a ligar, pelo contrário, pede: o outro recebe «O organizador pede-lhe que ative o microfone» e escolhe «Ativar» ou «Agora não».

  • É o utilizador que decide quem partilha o ecrã

    Deixa a partilha de ecrã livre para todos ou reserva-a para si e para os coorganizadores. Nesse caso os outros pedem autorização: o utilizador autoriza ou recusa, e pode ativar ou revogar a partilha a quem quiser.

  • Turnos de palavra cronometrados

    Com «Dar a palavra» escolhe a duração: no quadro de quem fala aparece uma contagem decrescente com avisos sonoros, sem que o microfone seja bloqueado no fim. Quem acaba antes carrega em «Terminei».

  • Silêncio na sala durante a intervenção

    Quando dá a palavra pode silenciar os outros participantes, para tirar o ruído de fundo. Cada um pode reativar o próprio microfone se precisar de intervir; organizador e coorganizadores não são silenciados.

  • Estatísticas dos turnos em Excel

    Para cada intervenção: quem falou, quando, o tempo atribuído, o efetivo e o excesso. E também o resumo por orador em várias reuniões, filtrável por período e descarregável em Excel.

  • Expulsar, baixar a mão, terminar

    Baixa a mão que ficou levantada depois da resposta, afasta quem não devia estar lá e, quando a reunião acaba, termina-a para todos em vez de esperar que saiam um a um.

Perguntas frequentes

Posso ser eu a voltar a ligar o microfone de um participante?

Não, e é intencional: pode desligar o microfone e a câmara de qualquer pessoa, mas para os voltar a ligar envia um pedido. O participante escolhe «Ativar» ou «Agora não». Ninguém fica com o microfone aberto sem saber.

No fim do turno o microfone desliga-se?

Não. A duração é indicativa: a contagem decrescente e os avisos sonoros ajudam quem fala a concluir, mas ninguém é interrompido a meio da frase. O excesso fica nas estatísticas do turno.

Quem pode ver as estatísticas dos turnos de palavra?

Só quem criou a reunião. Encontra-as a partir da reunião e descarrega-as em Excel, uma por encontro ou como resumo por orador num período à escolha.

Um participante expulso pode voltar a entrar?

É desligado de imediato. Se tentar voltar, passa pela sala de espera e é o utilizador que decide. Para o excluir de vez, recuse o pedido ou defina uma palavra-passe na reunião.

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