Konform bleiben
Wer im Rückstand ist, wissen Sie jetzt, nicht erst beim Audit.
Die Schwierigkeit bei Pflichtschulungen ist nicht das Erfassen, sondern rechtzeitig zu merken, dass jemand sie nicht macht. Mit der Excel-Tabelle merken Sie es im Dezember, wenn zwanzig Stunden und drei Wochen fehlen. Formatika berechnet den Status jeder Person im Verhältnis zu den schon vergangenen Monaten, zeigt ihn in einer Übersicht und schreibt auf Wunsch selbst den Mitarbeitenden, die zurückfallen.
Der Status richtet sich nach dem Kalender, nicht nach der Jahressumme
Ende März hat niemand alle Stunden des Jahres absolviert, und eine Anzeige, die bei allen „12 %“ sagt, hilft nicht. Formatika vergleicht die geleisteten Stunden mit denen, die bis heute da sein sollten: Bei 30 Stunden im Jahr braucht es zur Jahresmitte 15. Ab drei Vierteln sind Sie „Im Soll“; danach „Achtung“, „Nicht konform“ unter der Hälfte und „Kritisch“ unter einem Viertel. Hat die Person einen Schulungsplan, zählt die am schlechtesten erfüllte Position: Dreißig Stunden im selben Bereich decken den leer gebliebenen nicht ab. Die Übersicht des gewählten Jahres zeigt, wie viele im Soll und wie viele im Rückstand sind, wer unter 10 Stunden liegt, wer unter der Hälfte der Jahresstunden, die wartenden Nachweise und die Liste der Mitarbeitenden im Rückstand mit geleisteten Stunden und Status: ein Klick, und Sie sind auf ihrer Seite.
So funktioniert es
-
Übersicht öffnen
Wählen Sie oben das Schulungsjahr und lesen Sie die Zahlen: im Soll, im Rückstand, unter 10 Stunden, unter der Hälfte der Pflichtstunden. Darunter steht die Liste der Rückständigen, von der aus Sie ihre Seite öffnen.
-
Erinnerung senden
In der Mitarbeitendenliste oder auf der Seite der Person: „Erinnerung senden“. Die Bestätigung zeigt die Adresse, die E-Mail nennt die im Jahr geleisteten und die noch fehlenden Stunden.
-
Automatische E-Mails einschalten
In den Einstellungen aktivieren Sie unter „E-Mail-Benachrichtigungen zur Konformität“ die Warnung bei Unterschreiten und die regelmäßige Übersicht. Ab dann prüft Formatika alle sechs Stunden den Status aller und schreibt, wenn nötig.
Den Rückstand sehen Sie im März, nicht im Dezember.
Was Sie tun können
-
Vier Status, überall gleich
„Im Soll“, „Achtung“, „Nicht konform“, „Kritisch“. Dieselbe Berechnung speist Liste, Seite, Übersicht, Bericht und E-Mails: Die Person liest in ihrer E-Mail denselben Status, den Sie sehen.
-
Der Plan wird Position für Position geprüft
Wer einen Schulungsplan hat, ist nicht im Soll, nur weil die Summe stimmt: Jeder geplante Bereich und jedes Modul muss im Verhältnis zur vergangenen Zeit abgedeckt sein. Es zählt der Status der schwächsten Position.
-
Eine E-Mail beim Unterschreiten
Sie wählen, ab welchem Status: Achtung, Nicht konform oder Kritisch. Die Person erhält eine einzige E-Mail pro Status, in den sie fällt; verschlechtert sie sich, kommt eine weitere, ist sie wieder im Soll, wird die Warnung neu scharf geschaltet.
-
Die Übersicht, die von selbst kommt
Jeden Monat oder alle 3, 6 oder 12 Monate erhält jede Person ihren Status: geleistete Stunden, fehlende Stunden und, bei Rückstand, wie viele aufzuholen sind. Wer im Soll ist, weiß es, und wer es nicht ist, kann nicht sagen, niemand habe Bescheid gegeben.
-
Die Administration wird benachrichtigt
Verschlechtert sich der Status einer Person, findet die Formatika-Administration eine Benachrichtigung in der App mit Name und neuem Status; ein Klick öffnet die Seite. Nach jeder Runde von Übersichten kommt eine einzige Benachrichtigung, wie viele verschickt wurden.
-
Wartende Nachweise auf der Startseite
Hat jemand einen Nachweis hochgeladen, den noch niemand einem Eintrag zugeordnet hat, zählt ihn die Übersicht. Die Kachel öffnet die Mitarbeitendenliste, bereits gefiltert auf diejenigen mit offenen Nachweisen.
Häufige Fragen
Wer erhält die automatischen E-Mails, und wann?
Die Person selbst, an die Adresse auf ihrer Seite: Wer keine E-Mail hat, erhält nichts. Die E-Mails sind zunächst ausgeschaltet; sind sie aktiv, prüft Formatika alle sechs Stunden das laufende Schulungsjahr. Die erste regelmäßige Übersicht geht bei der ersten Prüfung nach dem Einschalten hinaus, danach im gewählten Rhythmus.
Wie erkennt Formatika zur Jahresmitte einen Rückstand?
Es setzt die Pflichtstunden ins Verhältnis zum bereits vergangenen Teil des Schulungsjahres. Bei 30 Stunden im Jahr werden Ende Juni 15 erwartet: Wer 12 hat, ist im Soll, wer 9 hat, steht auf „Achtung“. Ohne Rechnen von Hand.
Kann ich allen im Rückstand mit einem Klick eine Erinnerung senden?
Die manuelle Erinnerung geht an jeweils eine Person, aus der Liste oder von ihrer Seite. Um alle zu erreichen, ohne daran zu denken, schalten Sie die automatischen E-Mails ein: Die Warnung beim Unterschreiten erreicht, wer zurückfällt, sobald es passiert, die regelmäßige Übersicht erreicht alle.
Die anderen Funktionen von Formatika
Behalten Sie die Pflichtschulungen unter Kontrolle
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Formatika die Stunden zählt, die Zertifikate sammelt und meldet, wer im Rückstand ist.
Alex