Restare in regola
Chi è indietro lo sai adesso, non all’audit.
Il problema della formazione obbligatoria non è registrarla, è accorgersi in tempo che qualcuno non la sta facendo. Con il foglio Excel lo scopri a dicembre, quando mancano venti ore e tre settimane. Formatika ricalcola lo stato di ognuno in proporzione ai mesi già passati, te lo mostra in una dashboard e, se vuoi, scrive lui al collaboratore che sta scivolando indietro.
Lo stato si misura sul calendario, non sul totale di fine anno
A fine marzo nessuno ha fatto tutte le ore dell’anno, e un indicatore che dice «12%» a tutti non serve. Formatika confronta le ore svolte con quelle che a oggi dovrebbero esserci: con 30 ore annue, a metà anno ne servono 15. Da tre quarti in su sei «In regola»; poi «Attenzione», «Non conforme» sotto la metà e «Critico» sotto un quarto. Se il collaboratore ha un piano di formazione, conta la voce messa peggio: trenta ore tutte sulla stessa area non coprono quella rimasta vuota. La dashboard dell’anno scelto mette in fila quanti sono in regola e quanti in ritardo, chi ha meno di 10 ore, chi è sotto la metà delle ore dell’anno, gli attestati in attesa, e l’elenco dei collaboratori in ritardo con ore svolte e stato: un clic e sei nella loro scheda.
Come funziona
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Apri la dashboard
Scegli l’anno formativo in alto e leggi i numeri: in regola, in ritardo, sotto 10 ore, sotto metà del monte ore. Sotto c’è l’elenco di chi è indietro, dal quale entri nella scheda.
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Manda un promemoria
Dall’elenco dei collaboratori o dalla scheda, «Invia promemoria»: la conferma mostra l’indirizzo, l’email dice al collaboratore quante ore ha fatto nell’anno e quante gliene mancano.
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Accendi le email automatiche
Nelle impostazioni, alla voce «Notifiche email di conformità», attivi l’avviso sotto soglia e il riepilogo periodico. Da lì Formatika controlla lo stato di tutti ogni sei ore e scrive quando serve.
Il ritardo si vede a marzo, non a dicembre.
Cosa puoi fare
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Quattro stati, uguali ovunque
«In regola», «Attenzione», «Non conforme», «Critico». Lo stesso calcolo alimenta elenco, scheda, dashboard, report ed email: il collaboratore legge nella sua email lo stato che vedi tu.
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Il piano si controlla voce per voce
Chi ha un piano di formazione non è in regola perché ha raggiunto il totale: ogni area o modulo pianificato deve essere coperto in proporzione al tempo passato. Lo stato è quello della voce messa peggio.
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Un’email quando si scende sotto soglia
Scegli da quale stato partire: Attenzione, Non conforme o Critico. Il collaboratore riceve una sola email per ogni stato in cui entra; se peggiora ne riceve un’altra, se torna in regola l’avviso si riarma.
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Il riepilogo che arriva da solo
Ogni mese, ogni 3, 6 o 12 mesi, ciascun collaboratore riceve il suo stato: ore svolte, ore mancanti e, se è in ritardo, quante ne deve recuperare. Chi è in regola lo sa, chi non lo è non può dire che nessuno l’aveva avvisato.
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Gli amministratori vengono avvisati
Quando un collaboratore cambia stato in peggio, chi amministra Formatika trova una notifica nell’app con il nome e il nuovo stato, e un clic porta alla scheda. Dopo ogni giro di riepiloghi arriva una notifica sola con quanti sono partiti.
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Gli attestati in attesa, in prima pagina
Se qualcuno ha caricato un attestato che nessuno ha ancora collegato a una registrazione, la dashboard lo conta. Il riquadro apre l’elenco dei collaboratori già filtrato su chi ne ha.
Domande frequenti
Chi riceve le email automatiche, e quando?
Il collaboratore, all’indirizzo scritto nella sua scheda: chi non ha un’email non riceve nulla. Le email partono spente; una volta attivate, Formatika ricontrolla ogni sei ore l’anno formativo corrente. Il primo riepilogo periodico parte al primo controllo dopo l’attivazione, poi con la frequenza scelta.
Come fa Formatika a dire che qualcuno è in ritardo a metà anno?
Divide le ore richieste per la parte di anno formativo già trascorsa. Con 30 ore annue, a fine giugno se ne aspettano 15: chi ne ha 12 è in regola, chi ne ha 9 è in «Attenzione». Senza calcoli a mano.
Posso mandare il promemoria a tutti quelli in ritardo con un clic?
Il promemoria manuale si manda a una persona per volta, dall’elenco o dalla scheda. Per scrivere a tutti senza pensarci si accendono le email automatiche: l’avviso sotto soglia raggiunge chi scivola indietro nel momento in cui succede, il riepilogo periodico raggiunge tutti.
Le altre funzionalità di Formatika
Tieni sotto controllo la formazione obbligatoria
Richiedi una demo: ti mostriamo come Formatika tiene il conto delle ore, raccoglie gli attestati e segnala chi è in ritardo.
Alex