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Rester en règle

Qui est en retard, vous le savez maintenant, pas à l’audit.

Le problème de la formation obligatoire n’est pas de l’enregistrer, c’est de s’apercevoir à temps que quelqu’un ne la fait pas. Avec le tableur, vous le découvrez en décembre, quand il manque vingt heures et trois semaines. Formatika recalcule le statut de chacun au prorata des mois déjà écoulés, vous le montre dans un tableau de bord et, si vous le souhaitez, écrit lui-même au collaborateur qui prend du retard.

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Le statut se mesure au calendrier, pas au total de fin d’année

Fin mars, personne n’a fait toutes les heures de l’année, et un indicateur qui affiche « 12 % » pour tout le monde ne sert à rien. Formatika compare les heures effectuées à celles qui devraient être là à ce jour : avec 30 heures par an, à mi-année il en faut 15. À partir des trois quarts, vous êtes « En règle » ; ensuite « Attention », « Non conforme » sous la moitié et « Critique » sous le quart. Si le collaborateur a un plan de formation, c’est le poste le moins couvert qui compte : trente heures toutes sur le même domaine ne couvrent pas celui resté vide. Le tableau de bord de l’année choisie aligne combien sont en règle et combien en retard, qui a moins de 10 heures, qui est sous la moitié des heures de l’année, les attestations en attente, et la liste des collaborateurs en retard avec heures effectuées et statut : un clic et vous êtes sur leur fiche.

Comment ça marche

  1. Ouvrez le tableau de bord

    Choisissez l’année de formation en haut et lisez les chiffres : en règle, en retard, sous 10 heures, sous la moitié du volume d’heures. En dessous, la liste de ceux qui sont en retard, d’où vous ouvrez leur fiche.

  2. Envoyez un rappel

    Depuis la liste des collaborateurs ou leur fiche, « Envoyer un rappel » : la confirmation affiche l’adresse, et l’e-mail indique au collaborateur combien d’heures il a faites dans l’année et combien il lui en manque.

  3. Activez les e-mails automatiques

    Dans les paramètres, sous « Notifications e-mail de conformité », vous activez l’alerte sous le seuil et le récapitulatif périodique. Dès lors, Formatika vérifie le statut de tous toutes les six heures et écrit quand il le faut.

Le retard se voit en mars, pas en décembre.

Ce que vous pouvez faire

  • Quatre statuts, partout les mêmes

    « En règle », « Attention », « Non conforme », « Critique ». Le même calcul alimente liste, fiche, tableau de bord, rapport et e-mails : le collaborateur lit dans son e-mail le statut que vous voyez.

  • Le plan se contrôle poste par poste

    Quelqu’un qui a un plan de formation n’est pas en règle parce qu’il a atteint le total : chaque domaine ou module prévu doit être couvert au prorata du temps écoulé. Le statut est celui du poste le moins couvert.

  • Un e-mail au passage sous le seuil

    Vous choisissez à partir de quel statut : Attention, Non conforme ou Critique. Le collaborateur reçoit un seul e-mail par statut dans lequel il entre ; s’il se dégrade, il en reçoit un autre, s’il revient en règle, l’alerte se réarme.

  • Le récapitulatif qui arrive tout seul

    Chaque mois, ou tous les 3, 6 ou 12 mois, chaque collaborateur reçoit son statut : heures effectuées, heures manquantes et, s’il est en retard, combien il doit rattraper. Qui est en règle le sait, et qui ne l’est pas ne peut pas dire que personne ne l’avait prévenu.

  • Les administrateurs sont prévenus

    Quand le statut d’un collaborateur se dégrade, les administrateurs de Formatika trouvent une notification dans l’app avec le nom et le nouveau statut, et un clic ouvre la fiche. Après chaque série de récapitulatifs, une seule notification indique combien sont partis.

  • Les attestations en attente, en première page

    Si quelqu’un a déposé une attestation que personne n’a encore rattachée à un enregistrement, le tableau de bord la compte. La vignette ouvre la liste des collaborateurs déjà filtrée sur ceux qui en ont.

Questions fréquentes

Qui reçoit les e-mails automatiques, et quand ?

Le collaborateur, à l’adresse indiquée sur sa fiche : sans e-mail, il ne reçoit rien. Les e-mails sont désactivés au départ ; une fois activés, Formatika revérifie l’année de formation en cours toutes les six heures. Le premier récapitulatif périodique part à la première vérification après l’activation, puis à la fréquence choisie.

Comment Formatika sait-il que quelqu’un est en retard à mi-année ?

Il rapporte les heures requises à la part de l’année de formation déjà écoulée. Avec 30 heures par an, fin juin on en attend 15 : qui en a 12 est en règle, qui en a 9 est en « Attention ». Sans calcul à la main.

Puis-je envoyer le rappel à tous ceux qui sont en retard en un clic ?

Le rappel manuel s’envoie à une personne à la fois, depuis la liste ou la fiche. Pour écrire à tous sans y penser, on active les e-mails automatiques : l’alerte sous le seuil touche celui qui prend du retard au moment où cela arrive, le récapitulatif périodique touche tout le monde.

Les autres fonctionnalités de Formatika

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