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Konform bleiben

Ihre Schulungszahlen, bereit, bevor jemand fragt.

Wie viele Stunden haben wir dieses Jahr geleistet, wie viele sind im Soll, in welcher Form: Geschäftsleitung, Prüfer oder der Auftraggeber fragen immer kurzfristig. Mit Tabellen heißt das einen Nachmittag lang Spalten abgleichen. In Formatika hat die Seite Bericht die Zahlen des Jahres schon parat, die vollständige Excel-Datei lädt mit einem Klick, und was fehlt, fragen Sie die KI, so wie Ihnen die Frage einfällt.

Demo anfragen Überblick über Formatika

Ein Register zum Weitergeben, eine Frage in eigenen Worten

Die Seite „Bericht“ betrachtet das laufende Schulungsjahr: erbrachte Gesamtstunden, geschulte Mitarbeitende, einzelne Kurse, Konformitätsrate. Darunter, wie viele im Soll und wie viele im Rückstand sind, die Stunden nach Form (Präsenz, Webinar, E-Learning, Blended) und der Verlauf Monat für Monat. „Nach Excel exportieren“ lädt eine Datei mit drei Blättern: die Jahresübersicht, die Mitarbeitenden mit geleisteten Stunden, Pflichtstunden, Status und Planstunden, und das Kursregister mit Datum, Themenbereich, Modul, Stunden, Form und Anbieter. Für alles, was nicht in diesen Tabellen steht, gibt es „Daten mit KI abfragen“: Sie schreiben „Wer hat dieses Jahr weniger als 15 Stunden?“ und erhalten eine Tabelle, die erzeugende Abfrage liegt für alle bereit, die sie prüfen wollen.

So funktioniert es

  1. Das Jahr im Überblick

    Öffnen Sie „Bericht“: vier Zahlen oben, dann Konformität, Stunden nach Form und erfasste Stunden Monat für Monat. Sie sehen sofort, ob das Jahr im Plan ist oder etwas stockt.

  2. Register exportieren

    „Nach Excel exportieren“, und die Datei ist fertig: Übersicht, Mitarbeitende und Kursregister auf drei Blättern, Spaltenköpfe bereits formatiert. An die Antwort anhängen, fertig.

  3. Die fehlende Frage stellen

    Schreiben Sie im KI-Feld so, wie Sie mit einer Kollegin sprechen würden: „Stunden nach Themenbereich“, „Wer hat keinen Präsenzkurs besucht“. „Fragen“ drücken, und die Antwort kommt als Tabelle.

Eine Frage in Worten, eine Tabelle als Antwort.

Was Sie tun können

  • Drei Blätter, eine Datei

    Übersicht mit Stunden, Kursen und Konformitätsrate; ein Blatt mit allen Mitarbeitenden samt Typ, geleisteten und geforderten Stunden, Status und Planpositionen; das Register jedes Kurses mit Themenbereich, Modul, Form und Bildungsanbieter.

  • Formen und Monate auf einen Blick

    Wie viele Stunden in Präsenz und wie viele online, und in welchen Monaten geschult wurde: nützlich für die Planung des nächsten Jahres und um zu sehen, ob sich alles in den letzten Wochen ballt.

  • Die KI erhält die Frage, nicht die Daten

    Das Modell erhält nur die Struktur der Tabellen und Ihre Frage und liefert eine Abfrage zurück. Namen, E-Mails und Stunden der Mitarbeitenden verlassen das System nicht: Die Abfrage läuft auf der Datenbank von Formatika, und das Ergebnis sehen nur Sie.

  • Nur lesend, dreifach abgesichert

    Die Abfrage wird nur angenommen, wenn sie ausschließlich liest und nur Ihr Unternehmen betrifft. Dann läuft sie mit einem Datenbankzugang, der nur die Formatika-Tabellen sieht und nicht schreiben kann, höchstens fünf Sekunden und 500 Zeilen lang.

  • Die Abfrage ist einsehbar

    Unter der Tabelle zeigt „Erzeugte SQL-Abfrage“ genau, was die Datenbank gefragt wurde. Wer sie lesen kann, prüft, ob die Antwort stimmt, bevor sie weitergegeben wird.

  • Mit der KI und dem Schlüssel Ihres Unternehmens

    Die Frage nutzt das Anthropic-Modell, das Ihr Unternehmen in Kamzan Account unter Künstliche Intelligenz gewählt hat, mit dessen eigenem Schlüssel. Kamzan setzt keinen eigenen ein: Ohne Konfiguration sagt das Feld, wo sie einzurichten ist, und der restliche Bericht funktioniert trotzdem.

Häufige Fragen

Sieht die KI die Daten meiner Mitarbeitenden?

Nein. Sie erhält die Beschreibung der Tabellen, also welche Spalten es gibt, und Ihre Frage. Sie schreibt eine Abfrage, Formatika prüft sie und führt sie auf der eigenen Datenbank aus, und das Ergebnis kommt zu Ihnen, ohne erneut durch die KI zu gehen.

Welche KI wird genutzt, und wer bezahlt die Fragen?

Ein Anthropic-Modell, das Ihr Unternehmen in den KI-Einstellungen von Kamzan Account zusammen mit dem eigenen Schlüssel wählt: Der Verbrauch läuft über Ihren Vertrag, nicht über unseren. Solange kein Schlüssel hinterlegt ist, bleiben KI-Fragen aus; Übersicht, Bericht und Export nicht.

Wer darf exportieren, und wer darf die KI fragen?

Die Excel-Datei kann jede Person laden, die Formatika nutzt; wer nur bestimmte Mitarbeitende betreut, findet darin nur diese. KI-Fragen sind den Profilen Administrator und Schulungsverantwortlicher vorbehalten.

Die anderen Funktionen von Formatika

Behalten Sie die Pflichtschulungen unter Kontrolle

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Formatika die Stunden zählt, die Zertifikate sammelt und meldet, wer im Rückstand ist.

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