Weiterbildung erfassen
Den Nachweis lädt hoch, wer den Kurs besucht hat.
„Schicken Sie mir den Nachweis noch einmal?“, das PDF, das als „scan0012.pdf“ ankommt, in einem Ordner landet und dann von Hand in die Stundentabelle übertragen wird. In Formatika hat jede Person eine persönliche Seite, erreichbar über einen Link, ohne Konto und ohne Passwort: Sie sieht ihre Kurse, lädt ihre Nachweise herunter und neue hoch. Sie werden benachrichtigt, öffnen die Datei neben dem Formular, und in einem Schritt ist der Kurs erfasst, mit dem Nachweis an seinem Platz.
Ein persönlicher Link, kein weiteres Konto
Wer den Link öffnet, sieht den Namen Ihres Unternehmens, den eigenen Namen und die erfassten Weiterbildungsstunden. Die Kurse sind nach Jahr gruppiert, mit Datum, Stunden, Bildungsträger und Format, und neben jedem steht die Schaltfläche zum Herunterladen des Nachweises. Ein zweiter Reiter zeigt die hochgeladenen, noch nicht zugeordneten Dateien, die sich erneut herunterladen lassen. Kolleginnen und Kollegen sind nicht sichtbar, ändern lässt sich nichts: Es können nur Nachweise hinzugefügt werden. Der Link enthält einen langen Zufallscode, der sich nicht erraten lässt, und läuft nach einem Jahr ab; teilen Sie ihn mit „Link kopieren“ erneut, beginnt das Jahr von vorn. Auch Downloads laufen über temporäre Links, die eine Stunde gelten. Die Seite zeigt das Logo Ihres Unternehmens und, falls eingerichtet, seine Farben.
So funktioniert es
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Link verschicken
Hat die Person eine E-Mail-Adresse, geht der Link beim Anlegen automatisch raus, und mit „Link senden“ verschicken Sie ihn erneut. Ohne E-Mail nutzen Sie „Link kopieren“ und fügen ihn ein, wo Sie möchten. „Öffentliche Seite ansehen“ zeigt Ihnen, was die Person sieht.
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Die Person lädt hoch
Sie zieht das PDF oder Bild bis 20 MB hinein und gibt auf Wunsch den Themenbereich oder das Modul an. Die Datei erscheint sofort unter ihren wartenden Nachweisen.
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Sie ordnen zu
Sie erhalten eine E-Mail, eine Benachrichtigung in Formatika und einen Zähler neben „Mitarbeitende“. Mit „Prüfen“ öffnet sich die Datei neben dem Formular: Kurs, Datum, Stunden und Bildungsträger, speichern, und der Eintrag entsteht mit angehängtem Nachweis.
Die Nachweise kommen. Sie ordnen zu.
Was Sie tun können
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Kein Konto, kein Passwort
Die Person öffnet den Link und ist drin. Keine Einladung zum Annehmen, keine zusätzliche Lizenz, kein vergessenes Passwort zum Zurücksetzen.
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Die eigene Historie, immer griffbereit
Kurse nach Jahr gruppiert, mit Gesamtstunden und Nachweis zum Herunterladen. Braucht die Person eine Kopie, holt sie sie selbst, statt Sie zu fragen.
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Ein Link, der nicht ewig gilt
Ein Zufallscode, der sich nicht erraten lässt, Ablauf nach einem Jahr, Downloads über Links, die eine Stunde gelten. Wer ihn öffnet, sieht nur die eigene Weiterbildung.
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Die Meldung erreicht, wer handeln muss
Die E-Mail geht an die Person, die den Eintrag angelegt hat, oder an die Administratoren, falls sie nicht mehr da ist. In Formatika: die Benachrichtigung, der Zähler und die Kachel mit wartenden Nachweisen im Dashboard.
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Prüfen mit der Datei daneben
Das PDF oder Bild rechts, links das Formular mit Vorschlägen aus dem Kurskatalog. Der von der Person angegebene Bereich oder das Modul ist schon eingetragen: Sie bestätigen oder ändern.
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Stunden zählen erst nach Ihrer Freigabe
Die Person trägt keine Stunden ein und ändert keine Kurse: Sie reicht das Dokument ein. Erst der Eintrag, den Sie anlegen, fließt in die Berechnung der Konformität ein.
Häufige Fragen
Ist der Link sicher? Was sieht, wer ihn öffnet?
Der Link enthält einen sehr langen Zufallscode, der sich weder aus dem Namen noch aus anderen Daten ableiten lässt, und läuft nach einem Jahr ab. Wer ihn öffnet, sieht den Namen des Unternehmens, den Namen der Person, ihre Kurse mit Stunden, Daten und Bildungsträgern, ihre Nachweise und wartende Dateien; andere Personen sieht er nicht, und ändern lässt sich nichts. Die E-Mail, mit der er verschickt wird, weist darauf hin, dass der Link persönlich ist und nicht weitergegeben werden soll.
Kann eine Person ihre eigenen Stunden ändern?
Nein. Auf der persönlichen Seite kann sie nur Nachweise hochladen und auf Wunsch den Bereich oder das Modul angeben. Kurs, Datum und Stunden tragen Sie beim Zuordnen der Datei ein, und erst ab dann zählen sie für die Konformität.
Wer wird benachrichtigt, wenn ein Nachweis eingeht?
Die E-Mail geht an die Person, die diesen Eintrag in Formatika angelegt hat; ist sie nicht auffindbar, an die Administratoren des Unternehmens. Administratoren erhalten zusätzlich die Benachrichtigung in der App. Wer nur die ihm zugewiesenen Personen sehen darf, findet in der Warteschlange nur deren Nachweise.
Die anderen Funktionen von Formatika
Behalten Sie die Pflichtschulungen unter Kontrolle
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Formatika die Stunden zählt, die Zertifikate sammelt und meldet, wer im Rückstand ist.
Alex