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Weiterbildung erfassen

Einen Kurs einmal erfassen. Danach nur noch auswählen.

„Geldwäscheprävention 2025“, „GwG Auffrischung“, „Geldwäsche – Webinar“: In der Excel-Tabelle hat derselbe Kurs drei Namen, und die Telefonnummer des Bildungsträgers steckt im Postfach von irgendwem. In Formatika stehen wiederkehrende Kurse und Bildungsträger in einem Katalog. Wenn Sie die Weiterbildung einer Person erfassen, tippen Sie die ersten Buchstaben, wählen den Kurs, und Bildungsträger, Stunden und Format sind bereits ausgefüllt.

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Ein Katalog, der beim Arbeiten entsteht

Im Kontrollzentrum finden Sie zwei Listen. Der „Kurskatalog“ sammelt die Kurse mit Bildungsträger, Stunden, Format und einer Beschreibung. „Bildungseinrichtungen“ ist das Adressbuch derer, die sie anbieten: Website, E-Mail, Telefon, Adresse und Notizen. Sie müssen beides nicht vorab ausfüllen. Erfassen Sie einen Kurs mit einem Namen, den der Katalog nicht kennt, legt Formatika ihn mit dem angegebenen Bildungsträger, den Stunden und dem Format an; ein neuer Bildungsträger wird genauso aufgenommen. Der Abgleich ignoriert Groß- und Kleinschreibung, „geldwäscheprävention“ und „Geldwäscheprävention“ bleiben also ein einziger Kurs. Jeder Eintrag trägt Kursname, Datum, Stunden, Bildungsträger, Format und, falls vorhanden, den Nachweis in sich: Einen Kurs umzubenennen oder aus dem Katalog zu nehmen, ändert die Historie nicht.

So funktioniert es

  1. Katalog anlegen oder wachsen lassen

    Legen Sie die Kurse an, die jedes Jahr wiederkommen, mit Bildungsträger, Stunden und Format, und die Bildungsträger mit ihren Kontaktdaten. Oder erfassen Sie sofort: Der Katalog füllt sich mit den Namen, die Sie verwenden.

  2. Auf der Seite der Person erfassen

    Mit „Weiterbildungskurs hinzufügen“ tippen Sie die ersten Buchstaben und wählen aus den Vorschlägen: Bildungsträger, Stunden und Format kommen aus dem Katalog. Kurs, Datum und Stunden sind die einzigen Pflichtangaben; sieht der Plan es vor, legen Sie fest, welchem Punkt die Stunden zugerechnet werden.

  3. Nachweis anhängen und alles wiederfinden

    In der Spalte „Bescheinigung“ laden Sie das PDF oder den Scan hoch und öffnen oder ersetzen ihn von dort. Auf der Seite „Einträge“ finden Sie alle Einträge des Jahres, durchsuchbar nach Kurs oder Person.

Ein Kurs wird nur einmal erfasst.

Was Sie tun können

  • Ein Katalog der wiederkehrenden Kurse

    Name, Beschreibung, Bildungsträger, Stunden und Format: einmal erfasst, bei jedem Tippen des Kursnamens wieder vorgeschlagen.

  • Das Verzeichnis der Bildungsträger

    Website, E-Mail, Telefon, Adresse und Notizen jedes Bildungsträgers an einem Ort, statt verstreut über E-Mail-Signaturen und Visitenkarten.

  • Er füllt sich selbst, ohne Dubletten

    Ein unbekannter Kurs oder Bildungsträger kommt mit dem ersten Eintrag in den Katalog. Namen werden ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung verglichen, derselbe Kurs erscheint also nicht doppelt.

  • Präsenz, Webinar, E-Learning, Blended

    Jeder Kurs gibt an, wie er durchgeführt wurde, und das Format taucht im Stundenbericht wieder auf: Sie sehen, wie viel Weiterbildung im Raum stattfindet und wie viel am Bildschirm.

  • Der Nachweis an seinem Eintrag

    PDF, PNG oder JPEG bis 20 MB, direkt in der Zeile des Kurses hochgeladen. Mit einem Klick geöffnet, ersetzt, wenn die richtige Fassung kommt, und entfernt, ohne den Kurs zu verlieren.

  • Alle Einträge in einer Liste

    Person, Kurs, Bildungsträger, Datum, Stunden, Format und Jahr für jeden Eintrag des gewählten Jahres. Sie suchen einen Kurs und sehen sofort, wer ihn schon besucht hat.

Häufige Fragen

Muss ich den Katalog ausfüllen, bevor ich anfange?

Nein. Sie können wiederkehrende Kurse vorab anlegen, müssen es aber nicht: Jeder zum ersten Mal erfasste Kurs und Bildungsträger kommt mit Ihren Angaben in den Katalog und wird Ihnen ab dem nächsten Mal vorgeschlagen.

Was passiert mit früheren Einträgen, wenn ich einen Kurs aus dem Katalog nehme?

Nichts. Der Kurs wird archiviert und nicht mehr vorgeschlagen, jeder Eintrag behält aber Name, Datum, Stunden, Bildungsträger, Format und Nachweis. Für Bildungsträger gilt dasselbe.

Kann ich die Weiterbildung vergangener Jahre in Formatika übernehmen?

Ja, mit dem CSV-Import auf der Seite „Mitarbeitende“. Jede Zeile wird über die Steuernummer der Person zugeordnet und enthält Datum, Stunden, Kurs, Bildungsträger, Format und das Weiterbildungsjahr, dem sie zugeordnet wird. Von Hand erfasste Einträge landen dagegen im laufenden Weiterbildungsjahr.

Die anderen Funktionen von Formatika

Behalten Sie die Pflichtschulungen unter Kontrolle

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Formatika die Stunden zählt, die Zertifikate sammelt und meldet, wer im Rückstand ist.

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