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Die Pflichtschulungen des Personals, immer unter Kontrolle

Formatika führt Buch über die Pflichtstunden jedes Mitarbeitenden, sammelt die Zertifikate und zeigt auf einen Blick, wer regelkonform ist und wer im Rückstand.

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Pflichtschulungen sind ein Albtraum aus Excel und verstreuten Zertifikaten

Stunden pro Rolle zu erfassen, Kurse zu registrieren, Zertifikate, die per E-Mail kommen und in verschiedenen Ordnern landen. Und wenn die Inspektion kommt, ist der Nachweis nicht auffindbar.

Ohne Formatika

  • Verschiedene, nie abgeglichene Excel-Tabellen, um die Stunden zu zählen
  • Zertifikate verstreut zwischen E-Mails, Ordnern und Schubladen
  • Beim Audit ist der Konformitätsnachweis ein Wettlauf gegen die Zeit

Mit Formatika

  • Ein einziges Register mit geforderten und absolvierten Stunden für jeden
  • Jedes Zertifikat mit dem Mitarbeitenden und dem Kurs verknüpft
  • Der Konformitätsnachweis immer bereit für die Inspektion

Von den Pflichtstunden zum Konformitätsnachweis, in einem einzigen Register

Jede Rolle hat ihre Pflichtschulungsstunden; jeder Mitarbeitende sammelt sie Kurs für Kurs. Formatika hält alles zusammen: Sie erfassen die Schulungsaktivitäten, hängen die Zertifikate an, und ein Dashboard berechnet in Echtzeit, wer regelkonform ist und wer zurückbleibt. Wenn eine Kontrolle kommt, ist der Nachweis schon bereit — Jahr für Jahr.

Formatika zertifiziert, klearning schult Formatika erfasst und dokumentiert die Schulung für die Konformität; die eigentlichen Kurse werden auf klearning absolviert. Zwei getrennte Rollen, ein einziges Ökosystem.

Wer regelkonform ist und wer im Rückstand, auf einen Blick

Das Konformitäts-Dashboard vergleicht die Pflichtstunden jedes Mitarbeitenden mit den absolvierten und zeigt sofort den Status: regelkonform, im Rückstand, kritisch. Keine Handrechnungen mehr.

Automatische anteilige Berechnung Die erwarteten Stunden wachsen mit dem Kalender: Im Juni ist niemand wegen der Dezember-Stunden im Verzug.

Jeder Kurs erfasst, jedes Zertifikat an seinem Platz

Sie erfassen die absolvierten Kurse mit Stunden, Daten und Schulungsanbieter und verknüpfen das Zertifikat direkt mit dem Eintrag. Wer noch nicht abgegeben hat, landet bei den ausstehenden Zertifikaten.

Ausstehende Zertifikate unter Kontrolle Sie sehen sofort, wer noch abschließen oder abgeben muss, mit E-Mail-Erinnerungen.

Jeder sieht seinen eigenen Stand, ohne Konto

Über einen persönlichen Link sieht jeder Mitarbeitende seine Stunden und absolvierten Kurse, lädt seine Zertifikate herunter und neue hoch — ohne Konto und ohne Aufwand für die Verwaltung.

Null Aufwand für die Verwaltung Keine Passwörter, keine Einladungen: Jeder öffnet seinen Link und sieht nur seinen eigenen Schulungsstand.

Alles, was Sie für die Pflichtschulungen brauchen

  • Mitarbeitende und Kategorien

    Jede Kategorie bringt ihre jährlichen Pflichtstunden mit, jede Person hat ihr aktuelles Konto: geleistete Stunden, Prozentsatz und Status in vier Stufen. CSV-Import und Bereich pro Verantwortlichem.

  • Fortbildungspläne

    Für jede Person, wie viele Stunden in welchem Bereich oder Modul. Der Versicherungssektor ist schon fertig, Steuerberater kommen aus dem Katalog, Vorlagen füllen einen Plan mit einem Klick.

  • Kurse und Bildungsträger

    Jeder Kurs wird nur einmal erfasst: Bildungsträger, Stunden und Format kommen aus dem Katalog, neue Namen landen von selbst darin, und der Nachweis bleibt am Eintrag.

  • Persönliche Seite und Nachweise

    Jede Person erhält einen persönlichen Link ohne Konto: Sie sieht ihre Kurse Jahr für Jahr, lädt Nachweise herunter und neue hoch. Sie werden benachrichtigt und ordnen sie mit der Datei daneben zu.

  • Konformität und Erinnerungen

    Formatika vergleicht die geleisteten Stunden mit den bis heute erwarteten, zeigt Rückstände in einer Übersicht und schreibt Mitarbeitenden unter dem Schwellenwert selbst, dazu eine regelmäßige Übersicht.

  • Berichte und KI-Fragen

    Erbrachte Stunden, Konformitätsrate, Stunden nach Form und Monat, eine Excel-Datei mit drei Blättern zum Weitergeben. Für alles andere eine Frage an die KI: Sie erhält das Schema, nie die Daten, und die Abfrage liest nur.

Häufige Fragen zu Formatika

Wie wird die Konformität berechnet?

Formatika vergleicht die absolvierten Stunden mit den Pflichtstunden der Rolle: Anhand des Prozentsatzes wird ein Status vergeben — regelkonform, im Rückstand oder kritisch.

Kann ich für jede Rolle unterschiedliche Stunden festlegen?

Ja: Sie definieren die Jahresstunden für jeden Mitarbeitertyp. Ein abweichendes Kontingent für eine einzelne Person legen Sie derzeit über den CSV-Import fest.

Wie sammle ich die Zertifikate der Mitarbeitenden?

Jeder Mitarbeitende hat einen öffentlichen Link, über den er seine Zertifikate hochlädt: Sie finden sie unter den ausstehenden und ordnen sie den Schulungsaktivitäten zu.

Wo werden die Daten gespeichert?

Die Daten von Formatika liegen auf Servern in Europa, verschlüsselt und DSGVO-konform, integriert mit dem Kamzan-Ökosystem.