Seguir en regla
Quién va atrasado lo sabes ahora, no en la auditoría.
El problema de la formación obligatoria no es registrarla, es darse cuenta a tiempo de que alguien no la está haciendo. Con la hoja de Excel lo descubres en diciembre, cuando faltan veinte horas y tres semanas. Formatika recalcula el estado de cada uno en proporción a los meses ya pasados, te lo muestra en un panel y, si quieres, escribe él al colaborador que se está quedando atrás.
El estado se mide con el calendario, no con el total de fin de año
A finales de marzo nadie ha hecho todas las horas del año, y un indicador que dice «12%» a todos no sirve. Formatika compara las horas realizadas con las que a día de hoy deberían estar: con 30 horas anuales, a mitad de año hacen falta 15. De tres cuartos para arriba estás «En regla»; luego «Atención», «No conforme» por debajo de la mitad y «Crítico» por debajo de un cuarto. Si el colaborador tiene un plan de formación, cuenta la partida peor cubierta: treinta horas todas en la misma área no cubren la que quedó vacía. El panel del año elegido pone en fila cuántos están en regla y cuántos atrasados, quién tiene menos de 10 horas, quién está por debajo de la mitad de las horas del año, los certificados pendientes y la lista de colaboradores atrasados con horas realizadas y estado: un clic y estás en su ficha.
Cómo funciona
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Abre el panel
Elige el año formativo arriba y lee las cifras: en regla, atrasados, menos de 10 horas, menos de la mitad de las horas. Debajo está la lista de quién va atrasado, desde la que entras en su ficha.
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Envía un recordatorio
Desde la lista de colaboradores o desde la ficha, «Enviar recordatorio»: la confirmación muestra la dirección y el correo le dice al colaborador cuántas horas ha hecho en el año y cuántas le faltan.
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Activa los correos automáticos
En los ajustes, en «Notificaciones por correo de cumplimiento», activas el aviso bajo umbral y el resumen periódico. A partir de ahí Formatika revisa el estado de todos cada seis horas y escribe cuando hace falta.
El retraso se ve en marzo, no en diciembre.
Qué puedes hacer
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Cuatro estados, iguales en todas partes
«En regla», «Atención», «No conforme», «Crítico». El mismo cálculo alimenta lista, ficha, panel, informe y correos: el colaborador lee en su correo el estado que ves tú.
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El plan se controla partida por partida
Quien tiene un plan de formación no está en regla por haber alcanzado el total: cada área o módulo planificado debe estar cubierto en proporción al tiempo transcurrido. El estado es el de la partida peor cubierta.
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Un correo cuando alguien baja del umbral
Eliges a partir de qué estado: Atención, No conforme o Crítico. El colaborador recibe un solo correo por cada estado en el que entra; si empeora recibe otro, si vuelve a estar en regla el aviso se rearma.
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El resumen que llega solo
Cada mes, o cada 3, 6 o 12 meses, cada colaborador recibe su estado: horas realizadas, horas que faltan y, si va atrasado, cuántas tiene que recuperar. Quien está en regla lo sabe, y quien no, no puede decir que nadie le avisó.
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Los administradores reciben aviso
Cuando un colaborador empeora de estado, quien administra Formatika encuentra una notificación en la app con el nombre y el nuevo estado, y un clic lleva a la ficha. Tras cada ronda de resúmenes llega una sola notificación con cuántos se han enviado.
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Los certificados pendientes, en portada
Si alguien ha subido un certificado que nadie ha vinculado aún a un registro, el panel lo cuenta. El recuadro abre la lista de colaboradores ya filtrada por quienes tienen alguno.
Preguntas frecuentes
¿Quién recibe los correos automáticos, y cuándo?
El colaborador, en la dirección que figura en su ficha: quien no tiene correo no recibe nada. Los correos vienen desactivados; una vez activados, Formatika revisa el año formativo en curso cada seis horas. El primer resumen periódico sale en la primera revisión tras la activación, y luego con la frecuencia elegida.
¿Cómo sabe Formatika que alguien va atrasado a mitad de año?
Reparte las horas requeridas según la parte del año formativo ya transcurrida. Con 30 horas anuales, a finales de junio se esperan 15: quien tiene 12 está en regla, quien tiene 9 está en «Atención». Sin cálculos a mano.
¿Puedo enviar el recordatorio a todos los atrasados con un clic?
El recordatorio manual se envía a una persona cada vez, desde la lista o desde la ficha. Para escribir a todos sin pensarlo se activan los correos automáticos: el aviso bajo umbral llega a quien se queda atrás en el momento en que ocurre, y el resumen periódico llega a todos.
Las demás funcionalidades de Formatika
Mantén bajo control la formación obligatoria
Solicita una demo: te mostramos cómo Formatika lleva la cuenta de las horas, recoge los certificados y avisa de quién va con retraso.
Alex