Manter a conformidade
Quem está atrasado sabe-o agora, não na auditoria.
O problema da formação obrigatória não é registá-la, é perceber a tempo que alguém não a está a fazer. Com a folha de Excel descobre-se em dezembro, quando faltam vinte horas e três semanas. O Formatika recalcula o estado de cada um em proporção aos meses já passados, mostra-o num painel e, se quiser, escreve ele próprio ao colaborador que está a ficar para trás.
O estado mede-se pelo calendário, não pelo total de fim de ano
No fim de março ninguém fez todas as horas do ano, e um indicador que diz «12%» a todos não serve. O Formatika compara as horas feitas com as que até hoje deviam existir: com 30 horas anuais, a meio do ano são precisas 15. De três quartos para cima está «Em conformidade»; depois «Atenção», «Não conforme» abaixo de metade e «Crítico» abaixo de um quarto. Se o colaborador tem um plano de formação, conta a rubrica pior coberta: trinta horas todas na mesma área não cobrem a que ficou vazia. O painel do ano escolhido alinha quantos estão em conformidade e quantos em atraso, quem tem menos de 10 horas, quem está abaixo de metade das horas do ano, os certificados em espera e a lista dos colaboradores em atraso com horas feitas e estado: um clique e está na ficha deles.
Como funciona
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Abra o painel
Escolha o ano formativo no topo e leia os números: em conformidade, em atraso, abaixo de 10 horas, abaixo de metade das horas. Por baixo está a lista de quem está atrasado, a partir da qual entra na ficha.
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Envie um lembrete
Na lista de colaboradores ou na ficha, «Enviar lembrete»: a confirmação mostra o endereço e o e-mail diz ao colaborador quantas horas fez no ano e quantas lhe faltam.
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Ative os e-mails automáticos
Nas definições, em «Notificações por e-mail de conformidade», ativa o aviso abaixo do limite e o resumo periódico. A partir daí o Formatika verifica o estado de todos de seis em seis horas e escreve quando é preciso.
O atraso vê-se em março, não em dezembro.
O que pode fazer
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Quatro estados, iguais em todo o lado
«Em conformidade», «Atenção», «Não conforme», «Crítico». O mesmo cálculo alimenta lista, ficha, painel, relatório e e-mails: o colaborador lê no seu e-mail o mesmo estado que aparece no painel.
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O plano controla-se rubrica a rubrica
Quem tem um plano de formação não está em conformidade por ter atingido o total: cada área ou módulo planeado tem de estar coberto em proporção ao tempo decorrido. O estado é o da rubrica pior coberta.
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Um e-mail quando se desce abaixo do limite
Escolhe a partir de que estado: Atenção, Não conforme ou Crítico. O colaborador recebe um único e-mail por cada estado em que entra; se piorar recebe outro, se voltar à conformidade o aviso volta a ficar ativo.
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O resumo que chega sozinho
Todos os meses, ou a cada 3, 6 ou 12 meses, cada colaborador recebe o seu estado: horas feitas, horas em falta e, se está atrasado, quantas tem de recuperar. Quem está em conformidade sabe-o, e quem não está não pode dizer que ninguém o avisou.
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Os administradores são avisados
Quando o estado de um colaborador piora, quem administra o Formatika encontra uma notificação na app com o nome e o novo estado, e um clique abre a ficha. Depois de cada ronda de resumos chega uma única notificação com quantos foram enviados.
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Os certificados em espera, na primeira página
Se alguém carregou um certificado que ainda ninguém associou a um registo, o painel conta-o. O quadro abre a lista de colaboradores já filtrada por quem tem algum.
Perguntas frequentes
Quem recebe os e-mails automáticos, e quando?
O colaborador, no endereço que consta da ficha: quem não tem e-mail não recebe nada. Os e-mails vêm desativados; depois de ativados, o Formatika volta a verificar o ano formativo em curso de seis em seis horas. O primeiro resumo periódico sai na primeira verificação após a ativação, e depois com a frequência escolhida.
Como sabe o Formatika que alguém está atrasado a meio do ano?
Reparte as horas exigidas pela parte do ano formativo já decorrida. Com 30 horas anuais, no fim de junho esperam-se 15: quem tem 12 está em conformidade, quem tem 9 está em «Atenção». Sem cálculos à mão.
Posso enviar o lembrete a todos os atrasados com um clique?
O lembrete manual envia-se a uma pessoa de cada vez, a partir da lista ou da ficha. Para escrever a todos sem pensar nisso, ativam-se os e-mails automáticos: o aviso abaixo do limite chega a quem fica para trás no momento em que acontece, e o resumo periódico chega a todos.
As outras funcionalidades do Formatika
Mantenha a formação obrigatória sob controlo
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Formatika conta as horas, recolhe os certificados e assinala quem está atrasado.
Alex