Funktionen
Alles, was Formatika kann, Seite für Seite
Jede Funktion hat ihre eigene Seite: was sie tut, wie sie funktioniert, was Sie damit machen können, die häufigsten Fragen. Die Vertiefungen stehen unter der Funktion, zu der sie gehören.
Überblick über Formatika
Pflichten festlegen
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Pflichten festlegen
Mitarbeitende und Kategorien
Ein Stundensoll für die Agenten, ein anderes für den Innendienst, Neuzugänge, die in eine Tabelle müssen, die jemand vom Vorjahr kopiert hat. In Formatika bringt die Kategorie die jährlichen Pflichtstunden mit: Sie weisen jeder Person ihre Rolle zu, und die Zählung beginnt dort, mit geleisteten Stunden, Prozentsatz und Status stets aktuell.
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Pflichten festlegen
Fortbildungspläne
Das Stundensoll zu erreichen genügt nicht, wenn alle dreißig Stunden IT waren und der Rechtsbereich leer geblieben ist. Der Fortbildungsplan legt Person für Person fest, wie viele Stunden in jedem Bereich oder Modul nötig sind; jeder erfasste Kurs wird einem Planpunkt zugeordnet, und der Status der Person ist der des Punkts mit dem größten Rückstand.
Schulungen erfassen
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Weiterbildung erfassen
Kurse und Bildungsträger
„Geldwäscheprävention 2025“, „GwG Auffrischung“, „Geldwäsche – Webinar“: In der Excel-Tabelle hat derselbe Kurs drei Namen, und die Telefonnummer des Bildungsträgers steckt im Postfach von irgendwem. In Formatika stehen wiederkehrende Kurse und Bildungsträger in einem Katalog. Wenn Sie die Weiterbildung einer Person erfassen, tippen Sie die ersten Buchstaben, wählen den Kurs, und Bildungsträger, Stunden und Format sind bereits ausgefüllt.
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Weiterbildung erfassen
Persönliche Seite und Nachweise
„Schicken Sie mir den Nachweis noch einmal?“, das PDF, das als „scan0012.pdf“ ankommt, in einem Ordner landet und dann von Hand in die Stundentabelle übertragen wird. In Formatika hat jede Person eine persönliche Seite, erreichbar über einen Link, ohne Konto und ohne Passwort: Sie sieht ihre Kurse, lädt ihre Nachweise herunter und neue hoch. Sie werden benachrichtigt, öffnen die Datei neben dem Formular, und in einem Schritt ist der Kurs erfasst, mit dem Nachweis an seinem Platz.
Konform bleiben
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Konform bleiben
Konformität und Erinnerungen
Die Schwierigkeit bei Pflichtschulungen ist nicht das Erfassen, sondern rechtzeitig zu merken, dass jemand sie nicht macht. Mit der Excel-Tabelle merken Sie es im Dezember, wenn zwanzig Stunden und drei Wochen fehlen. Formatika berechnet den Status jeder Person im Verhältnis zu den schon vergangenen Monaten, zeigt ihn in einer Übersicht und schreibt auf Wunsch selbst den Mitarbeitenden, die zurückfallen.
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Konform bleiben
Berichte und KI-Fragen
Wie viele Stunden haben wir dieses Jahr geleistet, wie viele sind im Soll, in welcher Form: Geschäftsleitung, Prüfer oder der Auftraggeber fragen immer kurzfristig. Mit Tabellen heißt das einen Nachmittag lang Spalten abgleichen. In Formatika hat die Seite Bericht die Zahlen des Jahres schon parat, die vollständige Excel-Datei lädt mit einem Klick, und was fehlt, fragen Sie die KI, so wie Ihnen die Frage einfällt.
Alex