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Enregistrer la formation

L’attestation, c’est celui qui a suivi la formation qui la dépose.

« Vous pouvez me renvoyer l’attestation ? », le PDF qui arrive sous le nom « scan0012.pdf », rangé dans un dossier puis recopié à la main dans le tableau des heures. Dans Formatika, chaque collaborateur a une page personnelle accessible par un lien, sans compte ni mot de passe : il voit ses formations, télécharge ses attestations et dépose les nouvelles. Vous êtes prévenu, ouvrez le fichier à côté du formulaire et, en une étape, la formation est enregistrée avec son attestation déjà en place.

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Un lien personnel, pas un compte de plus

Celui qui ouvre le lien voit le nom de votre entreprise, son propre nom et les heures de formation enregistrées. Les formations sont regroupées par année, avec date, heures, organisme et modalité, et à côté de chacune le bouton pour télécharger l’attestation. Un second onglet liste les fichiers déposés et pas encore associés, qu’il peut télécharger à nouveau. Il ne voit pas ses collègues et ne peut rien modifier : il peut seulement ajouter des attestations. Le lien contient un long code aléatoire, impossible à deviner, et expire au bout d’un an ; quand vous le partagez de nouveau avec « Copier le lien », l’année repart. Les téléchargements passent eux aussi par des liens temporaires valables une heure. La page affiche le logo de votre entreprise et, si vous les avez définies, ses couleurs.

Comment ça marche

  1. Envoyez le lien

    Si le collaborateur a un e-mail, le lien part tout seul quand vous l’ajoutez, et vous pouvez le renvoyer avec « Envoyer le lien ». Sans e-mail, vous utilisez « Copier le lien » et le collez où vous voulez. « Voir la page publique » vous montre ce qu’il voit.

  2. Le collaborateur dépose

    Il glisse le PDF ou l’image, jusqu’à 20 Mo, et indique s’il le souhaite le domaine ou le module concerné. Le fichier apparaît aussitôt parmi ses attestations en attente.

  3. Vous associez

    Vous recevez un e-mail, une notification dans Formatika et un compteur à côté des Collaborateurs. Avec « Vérifier », le fichier s’ouvre à côté du formulaire : formation, date, heures et organisme, vous enregistrez et l’enregistrement naît avec l’attestation jointe.

Les attestations arrivent. Vous les associez.

Ce que vous pouvez faire

  • Ni compte, ni mot de passe

    Le collaborateur ouvre le lien et il y est. Aucune invitation à accepter, aucune licence de plus, aucun mot de passe oublié à récupérer.

  • Son historique, toujours à portée

    Formations regroupées par année, avec le total des heures et l’attestation à télécharger. Quand il lui faut une copie, il la prend lui-même au lieu de vous la demander.

  • Un lien qui ne dure pas éternellement

    Code aléatoire impossible à deviner, expiration au bout d’un an, téléchargements par des liens valables une heure. Qui l’ouvre ne voit que sa propre formation.

  • L’alerte arrive à qui doit agir

    L’e-mail part vers la personne qui a ajouté le collaborateur, ou vers les administrateurs si elle n’est plus là. Dans Formatika : la notification, le compteur et l’encadré des attestations en attente sur le tableau de bord.

  • Vérification avec le fichier à côté

    Le PDF ou l’image à droite, le formulaire à gauche avec les suggestions du catalogue de cours. Le domaine ou le module indiqué par le collaborateur est déjà rempli : vous le confirmez ou le changez.

  • Les heures ne comptent qu’après votre accord

    Le collaborateur ne saisit pas d’heures et ne modifie pas de formations : il remet le document. C’est l’enregistrement que vous créez qui entre dans le calcul de la conformité.

Questions fréquentes

Le lien est-il sûr ? Que voit celui qui l’ouvre ?

Le lien contient un code aléatoire très long, qu’on ne peut déduire ni du nom ni d’aucune autre donnée, et il expire au bout d’un an. Celui qui l’ouvre voit le nom de l’entreprise, le nom du collaborateur, ses formations avec heures, dates et organismes, ses attestations et les fichiers en attente ; il ne voit personne d’autre et ne peut rien modifier. L’e-mail d’envoi précise que le lien est personnel et ne doit pas être partagé.

Le collaborateur peut-il modifier ses propres heures ?

Non. Depuis la page personnelle, il peut seulement déposer des attestations et indiquer, s’il le souhaite, le domaine ou le module concerné. Formation, date et heures, c’est vous qui les saisissez en associant le fichier, et ce n’est qu’à partir de là qu’elles comptent pour la conformité.

Qui est prévenu quand une attestation arrive ?

L’e-mail part vers la personne qui a ajouté ce collaborateur dans Formatika ; si elle est introuvable, vers les administrateurs de l’entreprise. Les administrateurs reçoivent aussi la notification dans l’application. Qui ne peut voir que les collaborateurs qui lui sont attribués ne trouve dans la file que leurs attestations.

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