Registrar la formación
El certificado lo sube quien hizo el curso.
«¿Me reenvías el certificado?», el PDF que llega como «scan0012.pdf», guardado en una carpeta y luego copiado a mano en la hoja de horas. En Formatika cada colaborador tiene una página personal a la que se llega con un enlace, sin cuenta ni contraseña: ve sus cursos, descarga sus certificados y sube los nuevos. Tú recibes el aviso, abres el archivo junto al formulario y en un paso el curso queda registrado, con el certificado ya en su sitio.
Un enlace personal, no una cuenta más
Quien abre el enlace ve el nombre de tu empresa, su propio nombre y las horas de formación registradas. Los cursos están agrupados por año, con fecha, horas, entidad y modalidad, y junto a cada uno el botón para descargar el certificado. Una segunda pestaña muestra los archivos subidos y aún no asociados, que se pueden volver a descargar. No ve a sus compañeros y no puede modificar nada: solo puede añadir certificados. El enlace contiene un código aleatorio largo, imposible de adivinar, y caduca al cabo de un año; cuando lo vuelves a compartir con «Copiar enlace», el año empieza de nuevo. También las descargas pasan por enlaces temporales que valen una hora. La página muestra el logotipo de tu empresa y, si los has configurado, sus colores.
Cómo funciona
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Envía el enlace
Si el colaborador tiene correo, el enlace sale solo cuando lo añades, y puedes reenviarlo con «Enviar enlace». Sin correo usas «Copiar enlace» y lo pegas donde quieras. «Ver página pública» te enseña lo que ve él.
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El colaborador sube
Arrastra el PDF o la imagen, hasta 20 MB, y si quiere indica el área temática o el módulo al que corresponde. El archivo aparece enseguida entre sus certificados pendientes.
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Tú asocias
Te llega un correo, una notificación en Formatika y un contador junto a Colaboradores. Con «Revisar» el archivo se abre al lado del formulario: curso, fecha, horas y entidad, guardas y el registro nace con el certificado adjunto.
Los certificados llegan. Tú los asocias.
Qué puedes hacer
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Sin cuenta, sin contraseña
El colaborador abre el enlace y ya está dentro. Ninguna invitación que aceptar, ninguna licencia más, ninguna contraseña olvidada que recuperar.
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Su historial, siempre a mano
Cursos agrupados por año con las horas totales y el certificado para descargar. Cuando necesita una copia, la coge él en lugar de pedírtela.
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Un enlace que no dura para siempre
Código aleatorio imposible de adivinar, caducidad a un año, descargas mediante enlaces que valen una hora. Quien lo abre ve solo su propia formación.
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El aviso llega a quien tiene que actuar
El correo va a quien añadió al colaborador, o a los administradores si ya no está. En Formatika, la notificación, el contador y el recuadro de certificados pendientes en el panel.
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Revisión con el archivo al lado
El PDF o la imagen a la derecha, el formulario a la izquierda con las sugerencias del catálogo de cursos. El área o el módulo indicados por el colaborador ya están rellenados: los confirmas o los cambias.
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Las horas cuentan solo tras tu visto bueno
El colaborador no escribe horas ni modifica cursos: entrega el documento. Es el registro que creas tú el que entra en el cómputo de la conformidad.
Preguntas frecuentes
¿Es seguro el enlace? ¿Qué ve quien lo abre?
El enlace contiene un código aleatorio muy largo, que no se deduce del nombre ni de otros datos, y caduca al cabo de un año. Quien lo abre ve el nombre de la empresa, el nombre del colaborador, sus cursos con horas, fechas y entidades, sus certificados y los archivos pendientes; no ve a otras personas y no puede modificar nada. El correo con el que se envía avisa de que el enlace es personal y no debe compartirse.
¿Puede el colaborador cambiar sus propias horas?
No. Desde la página personal solo puede subir certificados e indicar, si quiere, el área o el módulo al que corresponden. Curso, fecha y horas los escribes tú cuando asocias el archivo, y solo desde ese momento cuentan para la conformidad.
¿Quién recibe el aviso cuando llega un certificado?
El correo va a la persona que añadió a ese colaborador en Formatika; si no se encuentra, a los administradores de la empresa. Los administradores reciben también la notificación en la app. Quien solo puede ver a los colaboradores que tiene asignados encuentra en la cola solo los certificados de ellos.
Las demás funcionalidades de Formatika
Mantén bajo control la formación obligatoria
Solicita una demo: te mostramos cómo Formatika lleva la cuenta de las horas, recoge los certificados y avisa de quién va con retraso.
Alex