Registar a formação
O certificado é carregado por quem fez o curso.
«Pode reenviar-me o certificado?», o PDF que chega como «scan0012.pdf», guardado numa pasta e depois copiado à mão para a folha de horas. No Formatika cada colaborador tem uma página pessoal acessível por uma ligação, sem conta nem palavra-passe: vê os seus cursos, descarrega os seus certificados e carrega os novos. Você recebe o aviso, abre o ficheiro ao lado do formulário e num só passo o curso fica registado, com o certificado já no lugar.
Uma ligação pessoal, não mais uma conta
Quem abre a ligação vê o nome da sua empresa, o seu próprio nome e as horas de formação registadas. Os cursos estão agrupados por ano, com data, horas, entidade e modalidade, e ao lado de cada um o botão para descarregar o certificado. Um segundo separador lista os ficheiros carregados e ainda não associados, que se podem voltar a descarregar. Não vê os colegas e não pode alterar nada: só pode acrescentar certificados. A ligação contém um código aleatório longo, impossível de adivinhar, e expira ao fim de um ano; quando a volta a partilhar com «Copiar ligação», o ano recomeça. Também as transferências passam por ligações temporárias válidas por uma hora. A página mostra o logótipo da sua empresa e, se as tiver definido, as suas cores.
Como funciona
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Envie a ligação
Se o colaborador tiver e-mail, a ligação parte sozinha quando o insere, e pode reenviá-la com «Enviar ligação». Sem e-mail usa «Copiar ligação» e cola-a onde quiser. «Ver página pública» mostra-lhe o que ele vê.
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O colaborador carrega
Arrasta o PDF ou a imagem, até 20 MB, e se quiser indica a área temática ou o módulo a que se refere. O ficheiro aparece logo entre os seus certificados pendentes.
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Você associa
Recebe um e-mail, uma notificação no Formatika e um contador junto a Colaboradores. Com «Rever» o ficheiro abre-se ao lado do formulário: curso, data, horas e entidade, guarda e o registo nasce com o certificado anexado.
Os certificados chegam. Você associa-os.
O que pode fazer
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Sem conta, sem palavra-passe
O colaborador abre a ligação e já está lá. Nenhum convite para aceitar, nenhuma licença a mais, nenhuma palavra-passe esquecida para recuperar.
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O seu histórico, sempre à mão
Cursos agrupados por ano, com o total de horas e o certificado para descarregar. Quando precisa de uma cópia, tira-a sozinho em vez de lha pedir.
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Uma ligação que não dura para sempre
Código aleatório impossível de adivinhar, validade de um ano, transferências por ligações válidas durante uma hora. Quem a abre vê só a sua própria formação.
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O aviso chega a quem tem de agir
O e-mail vai para quem inseriu o colaborador, ou para os administradores se essa pessoa já não estiver. No Formatika: a notificação, o contador e o quadro de certificados pendentes no painel.
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Revisão com o ficheiro ao lado
O PDF ou a imagem à direita, o formulário à esquerda com as sugestões do catálogo de cursos. A área ou o módulo indicados pelo colaborador já estão preenchidos: confirma-os ou altera-os.
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As horas só contam depois do seu sim
O colaborador não escreve horas nem altera cursos: entrega o documento. É o registo que você cria que entra na contagem da conformidade.
Perguntas frequentes
A ligação é segura? O que vê quem a abre?
A ligação contém um código aleatório muito longo, que não se deduz do nome nem de outros dados, e expira ao fim de um ano. Quem a abre vê o nome da empresa, o nome do colaborador, os seus cursos com horas, datas e entidades, os seus certificados e os ficheiros pendentes; não vê outras pessoas e não pode alterar nada. O e-mail que a envia avisa que a ligação é pessoal e não deve ser partilhada.
O colaborador pode alterar as suas próprias horas?
Não. Na página pessoal só pode carregar certificados e indicar, se quiser, a área ou o módulo a que se referem. Curso, data e horas escreve-os você quando associa o ficheiro, e só a partir desse momento contam para a conformidade.
Quem recebe o aviso quando chega um certificado?
O e-mail vai para a pessoa que inseriu esse colaborador no Formatika; se não for encontrada, para os administradores da empresa. Os administradores recebem também a notificação na app. Quem só pode ver os colaboradores que lhe estão atribuídos encontra na fila apenas os certificados deles.
As outras funcionalidades do Formatika
Mantenha a formação obrigatória sob controlo
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Formatika conta as horas, recolhe os certificados e assinala quem está atrasado.
Alex