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Anhänge

Dateien reisen mit der Post und landen am richtigen Ort

Ein Angebot zum Anhängen, eine Präsentation, die für die Post zu groß ist, ein empfangener Vertrag zum Ablegen: kMail arbeitet mit Files, dem Dokumentenarchiv von Kamzan. Die richtige Datei wird geholt und gespeichert, ohne Herunter- und Hochladen.

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«Ich schicke es nochmal, es war zu groß»

Bei Studio Morelli wiegt das Rendering für den Kunden 80 MB, und die Mail kommt zurück. Mit kMail ziehen Sie es in die Nachricht, wählen «Als Link», und der Kunde erhält einen Link, über den er es so viele Monate herunterladen kann, wie Sie festgelegt haben. Das unterschriebene Leistungsverzeichnis, das der Kunde zurückschickt, speichern Sie dagegen mit einem Klick in Files, im Ordner des Auftrags.

So funktioniert es

  1. Datei hineinziehen

    Beim Schreiben lassen Sie eine oder mehrere Dateien an beliebiger Stelle der Seite fallen. kMail fragt, wie sie eingefügt werden sollen: als klassischer Anhang oder als Download-Link.

  2. Oder aus Files holen

    Mit «Aus Files» durchsuchen Sie den persönlichen oder den Firmenbereich und hängen das Dokument an, ohne es auf den Computer zu laden. Alternativ fügen Sie den Link zur Datei in Files in die Nachricht ein.

  3. Empfangenes speichern

    Unter jedem empfangenen Anhang finden Sie «Vorschau» und «In Files speichern»: Sie wählen den Ordner, Ihr Standardordner ist schon vorgeschlagen, und das Dokument liegt an seinem Platz.

Die richtige Datei, in der richtigen Nachricht, im richtigen Ordner.

Was Sie tun können

  • Anhang oder Link, Sie entscheiden

    Für große Dateien wählen Sie «Als Link»: Die Datei bleibt auf den Servern von Kamzan, und der Empfänger lädt sie über einen Link herunter. In den Einstellungen legen Sie fest, wie lange sie verfügbar bleibt, von einem Monat bis drei Jahre oder dauerhaft; nach Ablauf funktioniert der Link nicht mehr.

  • Aus Files anhängen

    Den persönlichen und den Firmenbereich von Files durchsuchen Sie direkt im Schreibfenster, Ordner für Ordner. Das Dokument kommt in die Nachricht, ohne Umweg über den Download-Ordner.

  • Der Tresor bleibt zu

    Dokumente, die in Files im Tresor liegen, tragen das Zeichen «im Tresor» und lassen sich nicht anhängen: Sie öffnen sich nur in Files, mit ihrem Code. So landet keine Kopie versehentlich in der Post.

  • Vorschau ohne Download

    Bilder und PDFs öffnen sich in einem Fenster in kMail. Word, Excel, PowerPoint und OpenDocument-Formate werden direkt umgewandelt und genauso gelesen, ohne installierte Programme.

  • Mit einem Klick in Files speichern

    Jeder empfangene Anhang lässt sich im persönlichen oder im Firmenbereich speichern, im Ordner Ihrer Wahl. Sie können einen Standardordner festlegen, den kMail jedes Mal vorschlägt.

  • Automatisches Anhang-Archiv

    Mit der Files-Erweiterung «E-Mail-Anhang-Archiv» speichern sich eingehende Anhänge von selbst in Ihrem persönlichen Bereich, sortiert nach Postfach, Absenderdomain oder Konversation. Sie wählen Postfächer und Ordner, eine Mindestgröße, um Logos und Signaturen auszuschließen, und ob alle Dateien oder nur Dokumente archiviert werden.

  • Auch der Verlauf

    Das Archiv beginnt mit der Aktivierung, aber mit «Verlauf archivieren» holen Sie die Anhänge nach, die schon in den Postfächern liegen, vom letzten Monat bis zum gesamten Verlauf. Vor dem Start sehen Sie, wie viele Nachrichten geprüft werden; geht der Speicher aus, stoppt der Vorgang und setzt später ohne Duplikate fort.

Häufige Fragen

Braucht der Empfänger einer Datei «als Link» Kamzan?

Nein. In der Nachricht steht ein Link mit Dateiname und Größe, und der Empfänger lädt die Datei im Browser herunter, solange der Link gilt. Die Dauer wählen Sie in den Einstellungen: von einem Monat bis drei Jahre oder dauerhaft.

Brauche ich Files, um Anhänge in kMail zu nutzen?

Nicht zum Anhängen, Senden als Link und für die Vorschau: Das funktioniert mit kMail allein. Files brauchen Sie für «Aus Files» und «In Files speichern», die Files-Erweiterung «E-Mail-Anhang-Archiv» für das automatische Archiv.

Speichert das automatische Archiv auch Signaturbilder?

Das lässt sich vermeiden. Es gibt eine Option, in den Nachrichtentext eingebettete Bilder zu ignorieren, und eine Mindestgröße, unter der ein Anhang nicht archiviert wird. Wollen Sie nur Dokumente, wählen Sie «Nur Dokumente» statt «Alle Dateien».

Kann ich ein Dokument anhängen, das in Files im Tresor liegt?

Nein, und das ist gewollt. Ein Anhang würde eine Kopie in der Post erzeugen, außerhalb des Tresorschutzes. Die Datei erscheint in der Liste mit dem Zeichen «im Tresor» und öffnet sich nur in Files, mit ihrem Code.

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