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Les pièces jointes

Les fichiers voyagent avec le courrier et arrivent au bon endroit

Un devis à joindre, une présentation trop lourde pour le courrier, un contrat reçu à classer : kMail travaille avec Files, l’archive documentaire de Kamzan, pour prendre et enregistrer le bon fichier sans le télécharger puis le recharger.

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« Je te le renvoie, il était trop lourd »

Chez Studio Morelli, le rendu pour le client pèse 80 Mo et l’e-mail revient. Avec kMail, vous le glissez dans le message, choisissez « En lien » et le client reçoit un lien pour le télécharger pendant le nombre de mois que vous avez choisi. Le cahier des charges que le client renvoie signé, lui, part dans Files d’un clic, dans le dossier du chantier.

Comment ça marche

  1. Glissez le fichier

    Pendant que vous écrivez, vous déposez un ou plusieurs fichiers n’importe où sur la page. kMail vous demande comment les insérer : en pièce jointe classique ou en lien à télécharger.

  2. Ou prenez-le dans Files

    Avec « Depuis Files », vous parcourez l’espace personnel ou celui de l’entreprise et joignez le document sans le télécharger sur l’ordinateur. Vous pouvez aussi insérer dans le message le lien vers le fichier dans Files.

  3. Enregistrez ce que vous recevez

    Sous chaque pièce jointe reçue, vous trouvez « Aperçu » et « Enregistrer dans Files » : vous choisissez le dossier, celui par défaut déjà proposé, et le document est à sa place.

Le bon fichier, dans le bon message, dans le bon dossier.

Ce que vous pouvez faire

  • Pièce jointe ou lien, à vous de choisir

    Pour les fichiers lourds, vous choisissez « En lien » : le fichier reste sur les serveurs de Kamzan et le destinataire le télécharge depuis un lien. Dans les Paramètres, vous fixez sa durée de disponibilité, d’un mois à trois ans ou pour toujours ; à l’échéance, le lien cesse de fonctionner.

  • Joindre depuis Files

    Les espaces personnel et entreprise de Files se parcourent depuis la fenêtre de rédaction, dossier par dossier. Le document entre dans le message sans passer par le dossier Téléchargements.

  • Le coffre-fort reste fermé

    Les documents placés dans le coffre-fort de Files portent la mention « dans le coffre-fort » et ne peuvent pas être joints : ils ne s’ouvrent que dans Files, avec leur code. Aucune copie ne part par erreur dans le courrier.

  • Aperçu sans téléchargement

    Les images et les PDF s’ouvrent dans une fenêtre à l’intérieur de kMail. Word, Excel, PowerPoint et les formats OpenDocument sont convertis à la volée et se lisent de la même façon, sans logiciel installé.

  • Enregistrer dans Files en un clic

    Chaque pièce jointe reçue s’enregistre dans l’espace personnel ou dans celui de l’entreprise, dans le dossier de votre choix. Vous pouvez définir un dossier par défaut, que kMail propose à chaque fois.

  • Archivage automatique des pièces jointes

    Avec l’extension de Files « Archive des pièces jointes e-mail », les pièces jointes entrantes s’enregistrent toutes seules dans votre espace personnel, classées par boîte, par domaine de l’expéditeur ou par conversation. Vous choisissez boîtes et dossiers, une taille minimale pour écarter logos et signatures, et si vous gardez tous les fichiers ou seulement les documents.

  • L’historique aussi

    L’archivage démarre au moment où vous l’activez, mais avec « Archiver l’historique » vous récupérez les pièces jointes déjà présentes dans les boîtes, d’un mois jusqu’à tout l’historique. Avant de lancer, vous voyez combien de messages seront analysés ; si l’espace manque, la récupération s’arrête puis reprend sans rien dupliquer.

Questions fréquentes

Le destinataire d’un fichier « en lien » doit-il avoir Kamzan ?

Non. Le message contient un lien avec le nom et le poids du fichier, et le destinataire le télécharge avec son navigateur tant que le lien est valide. Vous choisissez la durée dans les Paramètres : d’un mois à trois ans, ou pour toujours.

Faut-il Files pour utiliser les pièces jointes dans kMail ?

Pas pour joindre, envoyer en lien et prévisualiser : cela fonctionne avec kMail seul. Il faut Files pour « Depuis Files » et « Enregistrer dans Files », et l’extension de Files « Archive des pièces jointes e-mail » pour l’archivage automatique.

L’archivage automatique enregistre-t-il aussi les images des signatures ?

Vous pouvez l’éviter. Une option permet d’ignorer les images intégrées au corps du message, et une taille minimale exclut les pièces jointes plus petites. Si vous ne voulez que les documents, choisissez « Documents uniquement » au lieu de « Tous les fichiers ».

Puis-je joindre un document qui se trouve dans le coffre-fort de Files ?

Non, et c’est voulu. La joindre en créerait une copie dans le courrier, hors de la protection du coffre-fort. Le fichier apparaît dans la liste avec la mention « dans le coffre-fort » et ne s’ouvre que dans Files, avec son code.

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