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Erweiterung KI-Triage

Post öffnen und schon wissen, wo man anfängt

Jede eingehende E-Mail erhält eine Kategorie: dringend, Antwort nötig, Newsletter, verdächtig. Der Posteingang teilt sich von selbst in Wichtiges und den Rest, und die Fristen aus den Nachrichten werden zu einer Liste. Die KI läuft auf den lokalen Modellen von Kamzan: Ihre Post wird nicht an einen externen Dienst geschickt.

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Zweihundert E-Mails, drei davon wichtig

Montagmorgen bei Rossi & Partner: Newsletter, automatische Benachrichtigungen, eine gefälschte Nachricht der Bank und mittendrin der Kunde, der das Angebot bis Donnerstag möchte. Mit der KI-Triage steht der Kunde unter «Wichtig» und im Feld «Sofort erledigen», die Frist am Donnerstag ist unter den «Zusagen», und die falsche Bank liegt abgeschottet unter «Verdächtig».

So funktioniert es

  1. Sie kommt an und wird gelesen

    Jede eingehende E-Mail, auch bei externen Konten, erhält eine Kategorie und einen Prioritätswert. Kalendereinladungen, Newsletter und automatische Post werden an den Kopfzeilen erkannt, ohne das Modell überhaupt aufzurufen.

  2. Sie reiht sich ein

    Der Posteingang teilt sich in «Wichtig», «Sonstiges» und «Verdächtig»; der «Überblick» ordnet die E-Mails in die Eisenhower-Matrix ein; Fristen, Termine und Fragen landen unter «Zusagen».

  3. Korrigieren, und sie lernt

    Passt eine Kategorie nicht, ändern Sie sie mit zwei Klicks. Die Korrektur bleibt als Beispiel: Ähnliche E-Mails, die später kommen, werden so eingeordnet, wie Sie entschieden haben.

Zuerst das Wichtige. Der Rest, wenn Zeit ist.

Was Sie tun können

  • Acht Kategorien, drei Spuren

    Dringend, Termin, Antwort nötig, Zur Info, Newsletter, Werbung, Rauschen und Verdächtig. Im Posteingang enthält «Wichtig» die relevante Post von bekannten Absendern, «Sonstiges» sammelt Werbung, Newsletter und Unbekannte, «Verdächtig» isoliert mögliches Phishing. Die E-Mails werden nicht verschoben: Nur die Ansicht ändert sich.

  • Überblick und Eisenhower-Matrix

    Im «Überblick» finden Sie zuerst die zwei Spuren «Antwort nötig» und «Zu tun / Erinnerungen», dann die Matrix: Sofort erledigen, Planen, Delegieren oder kurz antworten, Löschen. Mit «Erledigt» verlässt die E-Mail den Überblick und bleibt im Postfach, wo sie ist. Neben jeder E-Mail steht eine Zusammenfassung dieser einzelnen E-Mail, ein oder zwei Sätze dazu, worum sie bittet: Sie finden sie auch unter «Warten auf Sie» und beim Überfahren des Kategorie-Badges.

  • Zusagen aus den E-Mails

    Aufgaben, Fristen, Termine und Fragen aus den Nachrichten werden zu einer Liste, gegliedert in Überfällig, Heute, Diese Woche, Später und Ohne Datum, filterbar nach Typ. Jede Zusage führt zur E-Mail, aus der sie stammt, und wird mit einem Klick geschlossen.

  • Wer auf Sie wartet

    «Warten auf Sie» listet empfangene E-Mails, die eine Antwort erwarten und keine bekommen haben, die älteste zuerst: «Sie lassen 6 Personen warten». Sie antworten direkt dort oder markieren «Erledigt», wenn Sie schon aus einem anderen Programm geantwortet haben.

  • Zusammenfassung am Morgen

    Jeden Morgen, zur gewählten Uhrzeit, kommt eine E-Mail mit Zählern je Kategorie, den noch offenen dringenden Fällen und den abgefangenen verdächtigen Nachrichten. Eine Testversion können Sie jederzeit anfordern.

  • Regeln je Kategorie und Absender

    Für jede Kategorie legen Sie fest, ob behalten, in einen Ordner verschoben oder gelöscht wird: Werbung kann zum Beispiel von selbst in ihren Ordner wandern. Mit Absenderregeln sagen Sie «dieser Kunde ist immer dringend», und seine Post wird sofort eingeordnet.

  • Themen-Badges und Statistiken

    Neben der Kategorie vergibt die KI Themen-Badges wie Eingangsrechnung, Vertrag, Ausschreibung oder PEC, und die Firma kann eigene ergänzen. Unter «Statistiken» sehen Sie, wie viele E-Mails ohne Modell einsortiert werden, wie viele Sie korrigieren und wie lange die Einordnung dauert.

Häufige Fragen

Wird unsere Post an einen externen KI-Dienst geschickt?

Nein: Die KI-Triage arbeitet mit den lokalen Modellen von Kamzan, auf den Servern der Kamzan-Infrastruktur, und die Post bleibt dort. Bevorzugt ein Unternehmen einen Cloud-Anbieter, ist das eine ausdrückliche Entscheidung seiner Administration, keine Voreinstellung.

Landen die Zusagen auch im Kalender oder in Projekten?

Nein, sie bleiben in kMail, auf der Seite «Zusagen», verknüpft mit der E-Mail, aus der sie stammen. Enthält eine Nachricht einen Termin, legen Sie ihn selbst in Kalendo an, mit «Termin im Kalender erstellen».

Wer entscheidet, wer die KI-Triage nutzt?

Die Administration aktiviert die Erweiterung und entscheidet, ob alle, bestimmte Benutzerarten oder ausgewählte Personen sie erhalten. Jeder kann sie danach für das eigene Postfach abschalten: Dann laufen seine E-Mails nicht durch die KI.

Funktioniert es auch bei PEC und externen Konten?

Ja. Die KI-Triage ordnet die eingehende Post der Postfächer auf Ihrer Domain und der verbundenen Konten ein, PEC eingeschlossen. Kategorien und Spuren sind überall gleich.

Und wenn die KI die falsche Kategorie wählt?

Sie korrigieren sie über das Kategorie-Badge oder das Nachrichtenmenü, und es erscheint «Gespeichert · KI trainiert». Ab dann folgen ähnliche E-Mails Ihrer Wahl. Jede Einordnung zeigt auch den Grund, etwa «Regel zum Absender» oder «Ähnlich zu E-Mails, die Sie schon eingeordnet haben».

Fasst die KI Konversationen zusammen?

Nein. Die KI-Triage schreibt nur eine Zusammenfassung der einzelnen E-Mail: ein oder zwei Sätze dazu, worum diese Nachricht bittet, sichtbar im «Überblick», unter «Warten auf Sie» und am Kategorie-Badge. Ein langer Austausch wird nicht zu einer Gesamtzusammenfassung verdichtet.

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