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Gli allegati

I file viaggiano con la posta e finiscono al posto giusto

Un preventivo da allegare, una presentazione troppo pesante per la posta, un contratto ricevuto da archiviare: kMail lavora con Files, l’archivio documenti di Kamzan, così il file giusto si prende e si salva senza scaricarlo e ricaricarlo.

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«Te lo rimando, era troppo grande»

Allo Studio Morelli il rendering per il cliente pesa 80 MB e la mail torna indietro. Con kMail lo trascini nel messaggio, scegli «Come link» e al cliente arriva un link da cui scaricarlo per i mesi che hai deciso. Il capitolato che il cliente rimanda firmato, invece, lo salvi in Files con un clic, nella cartella della commessa.

Come funziona

  1. Trascina il file

    Mentre scrivi, lasci cadere uno o più file in qualunque punto della pagina. kMail ti chiede come inserirli: come allegato classico o come link da scaricare.

  2. Oppure prendilo da Files

    Con «Da Files» sfogli lo spazio personale o quello aziendale e alleghi il documento senza scaricarlo sul computer. In alternativa inserisci nel messaggio il link al file su Files.

  3. Salva quello che ricevi

    Sotto ogni allegato ricevuto trovi «Anteprima» e «Salva in Files»: scegli la cartella, con quella predefinita già proposta, e il documento è al suo posto.

Il file giusto, nel messaggio giusto, nella cartella giusta.

Cosa puoi fare

  • Allegato o link, decidi tu

    Per i file pesanti scegli «Come link»: il file resta sui server di Kamzan e il destinatario lo scarica da un link. In Impostazioni stabilisci per quanto resta disponibile, da un mese a tre anni o per sempre; alla scadenza il link smette di funzionare.

  • Allega da Files

    Lo spazio personale e quello aziendale di Files si sfogliano dalla finestra di scrittura, cartella per cartella. Il documento entra nel messaggio senza passare dalla cartella Download.

  • La cassaforte resta chiusa

    I documenti che in Files sono in cassaforte compaiono con il segno «in cassaforte» e non si possono allegare: si aprono solo su Files, con il loro codice. Nessuna copia finisce nella posta per sbaglio.

  • Anteprima senza scaricare

    Immagini e PDF si aprono in una finestra dentro kMail. Word, Excel, PowerPoint e i formati OpenDocument vengono convertiti al volo e si leggono nello stesso modo, senza programmi installati.

  • Salva in Files con un clic

    Ogni allegato ricevuto si salva nello spazio personale o in quello aziendale, nella cartella che scegli. Puoi fissare una cartella predefinita, che kMail propone ogni volta.

  • Archivio automatico degli allegati

    Con l’estensione di Files «Archivio Allegati Email» gli allegati in arrivo si salvano da soli nel tuo spazio personale, divisi per casella, per dominio del mittente o per conversazione. Scegli caselle e cartelle, una dimensione minima per lasciare fuori loghi e firme, e se tenere tutti i file o solo i documenti.

  • Anche lo storico

    L’archivio parte da quando lo attivi, ma con «Archivia lo storico» recuperi gli allegati già nelle caselle, da un mese fino a tutto lo storico. Prima di partire vedi quanti messaggi verranno analizzati; se lo spazio finisce il recupero si ferma e poi riprende senza duplicare nulla.

Domande frequenti

Chi riceve un file «come link» deve avere Kamzan?

No. Nel messaggio arriva un link con il nome e il peso del file, e il destinatario lo scarica con il browser finché il link è valido. La durata la scegli tu in Impostazioni: da un mese a tre anni, oppure per sempre.

Serve Files per usare gli allegati in kMail?

No per allegare, inviare come link e vedere l’anteprima: funzionano con kMail da solo. Servono Files per «Da Files» e «Salva in Files», e l’estensione «Archivio Allegati Email» di Files per l’archivio automatico.

L’archivio automatico salva anche le immagini delle firme?

Puoi evitarlo. C’è l’opzione per ignorare le immagini incorporate nel corpo del messaggio, e una dimensione minima sotto la quale l’allegato non si archivia. Se vuoi solo i documenti, scegli «Solo documenti» al posto di «Tutti i file».

Posso allegare un documento che in Files è in cassaforte?

No, ed è voluto. Allegarlo ne farebbe una copia nella posta, fuori dalla protezione della cassaforte. Il file compare nell’elenco con il segno «in cassaforte» e si apre soltanto su Files, con il suo codice.

Le altre funzionalità di kMail

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