Sprachnotizen
Wenn die Hände nicht frei sind, sprechen Sie die Notiz ein
Sie kommen von der Baustelle, vom Kunden, aus einem Stehmeeting: Sie nehmen eine Sprachnotiz in der richtigen Notiz auf, hören sie bei Bedarf wieder an und machen daraus – wenn Ihr Unternehmen die Transkription aktiviert hat – Text, den Sie korrigieren und über die Suche wiederfinden.
Die Sprachnachricht an sich selbst geht im Chat unter
Die Sprachnachricht an sich selbst in einer privaten App ist der verbreitetste Notizblock – und der schlechteste: ohne Titel, getrennt vom Rest der Arbeit und auf einem privaten Telefon. In Notika lebt die Sprachnotiz in der Notiz, zu der sie gehört, neben Text und Checklisten, verschlüsselt mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens und nur für die sichtbar, die diese Notiz lesen dürfen.
So funktioniert es
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Aufnehmen oder hochladen
In der Notiz tippen Sie auf «Sprachnotiz aufnehmen» oder starten mit «Neue Sprachnotiz». Pausieren, fortsetzen, mit «Fertig» abschließen. Liegt die Aufnahme schon als Datei vor, laden Sie sie hoch: bis zu 10 Minuten.
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Die Sprachnotiz bleibt in der Notiz
Sie hören sie jederzeit wieder an, laden sie herunter und finden sie im Bereich «Sprachnotizen» der Seitenleiste. Gespeichert ist sie mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens verschlüsselt, und hören kann sie nur, wer die Notiz lesen darf.
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Transkribieren, wenn nötig
Ist die Transkriptions-Erweiterung aktiv, erscheint «Sprachnotiz transkribieren»: Der Text landet direkt unter der Aufnahme in der Notiz und lässt sich von dort korrigieren, ordnen und durchsuchen wie alles andere.
Die Sprachnotiz gehört in die Notiz, nicht in den Chat.
Was Sie tun können
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Bis zu 10 Minuten, mit Pause
Sie nehmen im Browser auf, pausieren, wenn Sie jemand unterbricht, und machen weiter. Der Zähler warnt Sie, wenn nur noch wenige Sekunden bleiben.
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Eine vorhandene Datei hochladen
Eine gespeicherte Sprachnachricht, eine Aufnahme vom Telefon: Mit «Sprachnotiz hochladen» kommt sie in die Notiz. Die gängigen Audioformate funktionieren, bis 25 MB.
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Verschlüsselt und nur für Lesende der Notiz sichtbar
Das Audio wird mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens verschlüsselt gespeichert und hat keine öffentliche Adresse: Jedes Anhören läuft erneut über die Zugriffsprüfung der Notiz.
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Der Text wird Teil der Notiz
Die Transkription ist kein separater Anhang: Sie kommt unter der Aufnahme in die Notiz, lässt sich von Hand korrigieren und über die Suche finden. Notika legt keine zweite Kopie woanders ab.
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Die Engine wählt Ihr Unternehmen
In den KI-Einstellungen von Kamzan wählt Ihr Unternehmen, ob mit einem Cloud-Dienst (Gladia, mit eigenem Schlüssel) oder mit selbst gehostetem Whisper transkribiert wird, sofern die Installation das vorsieht: Dann geht das Audio an keinen externen Dienst.
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Audio behalten oder nicht: eine einzige Entscheidung
Standardmäßig bleibt das Audio auch nach der Transkription in der Notiz. Wer Aufbewahrungsvorgaben hat, stellt es einmal ein: Das Audio wird gelöscht, sobald der Text fertig ist, nie vorher.
Häufige Fragen
Sind Aufnehmen und Transkribieren dasselbe?
Nein, es sind zwei getrennte Erweiterungen. «Sprachnotizen» bietet Aufnahme und Wiedergabe und schickt das Audio allein nicht aus Kamzan hinaus. Die Transkription kommt obendrauf: Wer die Stimmen seiner Mitarbeitenden nicht nach außen geben darf, aktiviert nur die erste.
Wohin geht das Audio, wenn ich es transkribiere?
Das hängt von der Engine ab, die Ihr Unternehmen gewählt hat. Beim Cloud-Dienst geht das Audio zur Transkription an Gladia, mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens. Mit selbst gehostetem Whisper, verfügbar, wenn die Installation es vorsieht, geht das Audio an keinen externen Dienst.
Warum die Grenze von 10 Minuten?
Zehn Minuten reichen für einen langen Gedanken, den man im Gehen einspricht. Darüber hinaus ist es ein Besprechungsprotokoll – dafür gibt es kMeeting, mit eigener Aufzeichnung und eigenen Einwilligungen.
Wenn das Unternehmen kein Audio mehr aufbewahrt, verschwinden die Sprachnotizen sofort?
Nein. Bereits aufgenommene Sprachnotizen bekommen 30 Tage Vorlauf, mit dem Ablaufdatum daneben, und wer sie aufgenommen hat, wird benachrichtigt: Es bleibt Zeit, sie zu transkribieren oder herunterzuladen.
Hört jemand, der die Notiz über einen öffentlichen Link erhält, die Sprachnotiz?
Nein. Der öffentliche Link zeigt den Text der Notiz, nicht die Sprachnotizen; auch «In Files speichern» und «Herunterladen» lassen an ihrer Stelle nur den Dateinamen. Die Transkription dagegen ist Text und wird angezeigt.
Die anderen Funktionen von Notika
Möchten Sie es an Ihren Notizen sehen?
Wir zeigen Ihnen Notika mit den Ordnern und Berechtigungen Ihres Teams, nicht mit einem erfundenen Beispiel. Eine halbe Stunde, und Sie verstehen, ob es der richtige Ort für die Notizen aller ist.
Alex