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Vocaux

Quand vous n’avez pas les mains libres, vous dictez la note

Vous sortez du chantier, de chez le client, d’une réunion debout : vous enregistrez un vocal dans la bonne note, vous le réécoutez quand il le faut et, si l’entreprise a activé la transcription, vous le transformez en texte que l’on corrige et que l’on retrouve par la recherche.

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Le vocal envoyé à soi-même se perd dans la messagerie

Le message vocal envoyé à soi-même sur une application personnelle est le bloc-notes le plus répandu, et le pire : pas de titre, loin du reste du travail, et il finit sur un téléphone privé. Dans Notika, le vocal vit dans la note à laquelle il appartient, à côté du texte et des checklists, chiffré avec la clé de l’entreprise et visible seulement par qui peut lire cette note.

Comment ça marche

  1. Enregistrez ou chargez

    Depuis la note, appuyez sur « Enregistrer un vocal », ou partez de « Nouvelle note vocale ». Mettez en pause, reprenez, terminez avec « Fin ». Si vous avez déjà l’enregistrement dans un fichier, vous le chargez : jusqu’à 10 minutes.

  2. Le vocal reste dans la note

    Vous le réécoutez quand vous voulez, le téléchargez, le retrouvez dans la section « Vocaux » de la barre latérale. Au repos, il est chiffré avec la clé de l’entreprise, et seul qui peut lire la note peut l’entendre.

  3. Transcrivez, si besoin

    Avec l’extension de transcription active, « Transcrire le vocal » apparaît : le texte entre dans la note juste sous l’enregistrement, et à partir de là il se corrige, se range et se recherche comme tout le reste.

Le vocal va dans la bonne note, pas dans une messagerie.

Ce que vous pouvez faire

  • Jusqu’à 10 minutes, avec pause

    Vous enregistrez depuis le navigateur, mettez en pause si quelqu’un vous interrompt et reprenez. Le compteur vous prévient quand il ne reste que quelques secondes.

  • Chargez un fichier existant

    Un message vocal enregistré, un enregistrement du téléphone : avec « Charger un vocal », il entre dans la note. Les formats audio les plus courants conviennent, jusqu’à 25 Mo.

  • Chiffré et visible seulement par qui lit la note

    L’audio est conservé chiffré avec la clé de l’entreprise et n’a pas d’adresse publique : chaque écoute repasse par le contrôle d’accès de la note.

  • Le texte devient une partie de la note

    La transcription n’est pas une pièce jointe à part : elle entre dans la note sous le vocal, se corrige à la main et se retrouve par la recherche. Notika n’en garde aucune seconde copie ailleurs.

  • Le moteur, c’est l’entreprise qui le choisit

    Dans les paramètres IA de Kamzan, l’entreprise choisit de transcrire avec un service cloud (Gladia, avec sa propre clé) ou avec Whisper auto-hébergé, si l’installation le prévoit : dans ce cas, l’audio ne part vers aucun service externe.

  • Garder l’audio ou non : un seul choix

    Par défaut, l’audio reste dans la note même après la transcription. Les entreprises soumises à des contraintes de conservation le règlent une fois : l’audio s’efface dès que le texte est prêt, jamais avant.

Questions fréquentes

Enregistrer et transcrire, est-ce la même chose ?

Non, ce sont deux extensions distinctes. « Notes vocales » donne l’enregistrement et la réécoute et, seule, n’envoie pas l’audio hors de Kamzan. La transcription s’ajoute par-dessus : qui ne peut pas faire sortir la voix de ses équipes active seulement la première.

Où part l’audio quand je le transcris ?

Cela dépend du moteur choisi par l’entreprise. Avec le service cloud, l’audio part chez Gladia pour la transcription, avec la clé de l’entreprise. Avec Whisper auto-hébergé, disponible si l’installation le prévoit, l’audio ne part vers aucun service externe.

Pourquoi la limite de 10 minutes ?

Dix minutes suffisent pour une longue réflexion dite en marchant. Au-delà, c’est le compte rendu d’une réunion, et pour cela il y a kMeeting, avec son enregistrement et ses consentements.

Si l’entreprise cesse de conserver l’audio, les vocaux disparaissent-ils tout de suite ?

Non. Les vocaux déjà enregistrés bénéficient de 30 jours de préavis, avec la date d’échéance affichée à côté, et leur auteur est prévenu : il a le temps de les transcrire ou de les télécharger.

Qui reçoit la note par un lien public entend-il le vocal ?

Non. Le lien public montre le texte de la note, pas les vocaux ; « Enregistrer dans Files » et « Télécharger » ne laissent eux aussi que le nom du fichier à leur place. La transcription, elle, étant du texte, est visible.

Les autres fonctionnalités de Notika

Vous voulez le voir sur vos notes ?

Nous vous montrons Notika avec les dossiers et les permissions de votre équipe, pas avec un exemple factice. Une demi-heure, et vous comprenez si c’est le bon endroit pour les notes de tous.

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