Definir las obligaciones
Cada rol tiene sus horas. Cada persona, su cuenta.
Unas horas para los agentes, otras para el personal administrativo, los recién llegados que añadir a una hoja que alguien copió del año pasado. En Formatika las horas anuales obligatorias las lleva la tipología: asignas a cada colaborador su rol y la cuenta empieza ahí, con horas hechas, porcentaje y estado siempre al día.
Las horas las decide el rol, no la hoja de cálculo
Las tipologías se definen una vez, en el Centro de control: un nombre y las horas al año. Después cada colaborador recibe una, junto con nombre, apellidos, correo, número fiscal y fecha de alta. Si la persona ya está en la agenda de Kamzan la buscas por nombre o correo y los datos se rellenan solos; si es nueva, entra en una agenda dedicada y no hay que volver a escribirla en otro sitio. La lista de colaboradores muestra para cada uno las horas hechas sobre las requeridas, el porcentaje y el estado, y se filtra por tipología, por estado o por quién tiene certificados por asociar. Todo se lee sobre el año formativo en curso; desde el selector de arriba vuelves a los años anteriores, con sus cuentas.
Cómo funciona
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Define las tipologías
Agente, administrativo, consultor: para cada rol un nombre y las horas anuales obligatorias. Si cambian las horas de un rol, las modificas ahí y valen para todos los que lo tienen.
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Añade o importa los colaboradores
Uno a uno desde el formulario, o todos a la vez desde un CSV: descargas la plantilla, subes el archivo, ves la vista previa y el resultado fila por fila. Quien ya tiene el mismo número fiscal o el mismo correo se omite, no se duplica.
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Sigue la cuenta de cada uno
Quien añades desde el formulario recibe enseguida por correo el enlace a su portal de formación. A partir de ahí cada curso registrado actualiza horas, porcentaje y estado, en la lista y en su ficha.
El rol fija las horas. Formatika lleva la cuenta.
Qué puedes hacer
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Horas anuales por tipología
Las horas obligatorias están en la tipología, no en la fila de cada persona: se cambian en un punto y valen para todo el rol.
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Desde la agenda, sin reescribir
Buscas a la persona en la agenda de Kamzan por nombre, apellido o correo y los datos llegan ya rellenados. Si los corriges, Formatika pregunta si actualizar también el contacto.
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Importación CSV, también del historial
Dos archivos distintos: el registro de colaboradores y el historial de cursos ya realizados, que se engancha a cada persona mediante el número fiscal. Hasta dos mil filas cada vez.
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El estado tiene en cuenta el calendario
En junio nadie tiene las horas de diciembre. El estado compara las horas hechas con las esperadas para la parte del año ya transcurrida, así la alarma salta para quien va realmente atrasado.
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Un año formativo tras otro
Al empezar el año natural Formatika abre por sí solo el nuevo año formativo y lo marca como actual. Los años cerrados siguen consultables, con las horas y los estados de entonces.
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Cada responsable ve los suyos
En Gestión de usuarios asignas a un usuario un ámbito, por lista de personas o por tipología: verá y gestionará solo esos colaboradores. Útil cuando hay más de una agencia o sede.
| Estado | Horas hechas sobre las esperadas a hoy |
|---|---|
| En regla | ≥ 75% |
| Atención | 50–74% |
| No conforme | 25–49% |
| Crítico | < 25% |
Con un plan de formación, el estado es el de la partida del plan más atrasada.
Preguntas frecuentes
¿Una persona puede tener horas distintas de las de su tipología?
Sí. En el CSV de importación de colaboradores hay una columna para las horas anuales de la persona: si la rellenas, para ella vale ese número en lugar del de la tipología. Si la dejas vacía, vale la tipología.
¿Cómo se calcula el estado a mitad de año?
Sobre las horas esperadas hasta ese día. Con cuarenta horas anuales, a mitad del año formativo se esperan veinte: quien tiene al menos quince, tres cuartas partes, está en regla. A final de año la comparación es con las horas completas.
¿Puedo traer los años anteriores?
Sí, con el CSV del historial formativo: para cada curso indicas número fiscal, fecha, horas, año formativo y, si quieres, entidad, modalidad, área y módulo. Los años, áreas y módulos citados deben existir ya en Formatika; los certificados en PDF se suben aparte.
Las demás funcionalidades de Formatika
Mantén bajo control la formación obligatoria
Solicita una demo: te mostramos cómo Formatika lleva la cuenta de las horas, recoge los certificados y avisa de quién va con retraso.
Alex