Impostare gli obblighi
Ogni ruolo ha le sue ore. Ogni persona, il suo conto.
Un monte ore per gli agenti, uno diverso per gli impiegati, i nuovi arrivati da aggiungere a un foglio che qualcuno ha copiato dall’anno scorso. In Formatika le ore annue obbligatorie le porta la tipologia: assegni a ogni collaboratore il suo ruolo e il conto parte da lì, con ore svolte, percentuale e stato sempre aggiornati.
Il monte ore lo decide il ruolo, non il foglio di calcolo
Le tipologie si definiscono una volta, nel Centro di controllo: un nome e le ore all’anno. Poi ogni collaboratore ne riceve una, insieme a nome, cognome, email, codice fiscale e data di iscrizione. Se la persona è già nella rubrica di Kamzan la cerchi per nome o email e i dati si compilano da soli; se è nuova, finisce nella rubrica «Collaboratori Formazione» e non va riscritta altrove. L’elenco dei collaboratori mostra per ciascuno le ore svolte sulle ore richieste, la percentuale e lo stato, e si filtra per tipologia, per stato o per chi ha attestati da associare. Tutto si legge sull’anno formativo corrente; dal selettore in alto si torna agli anni passati, con i loro conti.
Come funziona
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Definisci le tipologie
Agente, impiegato, consulente: per ogni ruolo un nome e le ore annue obbligatorie. Se le ore di un ruolo cambiano, le modifichi lì e valgono per tutti quelli che lo hanno.
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Inserisci o importa i collaboratori
Uno alla volta dal modulo, o tutti insieme da un CSV: scarichi il modello, carichi il file, vedi l’anteprima e l’esito riga per riga. Chi ha già lo stesso codice fiscale o la stessa email viene saltato, non duplicato.
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Segui il conto di ognuno
Chi inserisci dal modulo riceve subito via email il link al suo portale formazione. Da lì in avanti ogni corso registrato aggiorna ore, percentuale e stato, nella lista e nella scheda personale.
Il ruolo fissa le ore. Formatika tiene il conto.
Cosa puoi fare
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Ore annue per tipologia
Il monte ore obbligatorio sta nella tipologia, non nella riga di ogni persona: si cambia in un punto e vale per tutto il ruolo.
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Dalla rubrica, senza riscrivere
Cerchi la persona nella rubrica di Kamzan per nome, cognome o email e i dati arrivano già compilati. Se li correggi, Formatika chiede se aggiornare anche il contatto.
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Import da CSV, anche dello storico
Due file distinti: l’anagrafica dei collaboratori e lo storico dei corsi già svolti, che si aggancia a ogni persona tramite il codice fiscale. Fino a duemila righe per volta.
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Lo stato tiene conto del calendario
A giugno nessuno ha le ore di dicembre. Lo stato confronta le ore svolte con quelle attese per la parte d’anno già trascorsa, così l’allarme scatta per chi è indietro davvero.
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Un anno formativo dopo l’altro
All’inizio dell’anno solare Formatika apre da sola il nuovo anno formativo e lo rende corrente. Gli anni chiusi restano consultabili, con le ore e gli stati di allora.
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Ogni responsabile vede i suoi
In Gestione utenti assegni a un utente un ambito, per elenco di persone o per tipologia: vedrà e gestirà soltanto quei collaboratori. Utile quando le agenzie o le sedi sono più d’una.
| Stato | Ore svolte su quelle attese a oggi |
|---|---|
| In regola | ≥ 75% |
| Attenzione | 50–74% |
| Non conforme | 25–49% |
| Critico | < 25% |
Con un piano di formazione, lo stato è quello della voce del piano più indietro.
Domande frequenti
Una persona può avere un monte ore diverso dalla sua tipologia?
Sì. Nel CSV di import dei collaboratori c’è una colonna per le ore annue della singola persona: se la compili, per lei vale quel numero al posto di quello della tipologia. Se la lasci vuota, vale la tipologia.
Come si calcola lo stato a metà anno?
Sulle ore attese fino a quel giorno. Con quaranta ore annue, a metà dell’anno formativo se ne aspettano venti: chi ne ha almeno quindici, tre quarti, è in regola. A fine anno il confronto è con il monte ore intero.
Posso portare dentro gli anni passati?
Sì, con il CSV dello storico formativo: per ogni corso indichi codice fiscale, data, ore, anno formativo e, se vuoi, ente, modalità, area e modulo. Gli anni, le aree e i moduli citati devono già esistere in Formatika; gli attestati in PDF si caricano a parte.
Le altre funzionalità di Formatika
Tieni sotto controllo la formazione obbligatoria
Richiedi una demo: ti mostriamo come Formatika tiene il conto delle ore, raccoglie gli attestati e segnala chi è in ritardo.
Alex