Um produto

Definir as obrigações

Cada papel tem as suas horas. Cada pessoa, a sua conta.

Umas horas para os agentes, outras para o pessoal administrativo, os recém-chegados a acrescentar a uma folha que alguém copiou do ano passado. No Formatika as horas anuais obrigatórias vêm com a tipologia: atribui a cada colaborador o seu papel e a conta começa aí, com horas feitas, percentagem e estado sempre atualizados.

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É o papel que define as horas, não a folha de cálculo

As tipologias definem-se uma vez, no Centro de controlo: um nome e as horas por ano. Depois cada colaborador recebe uma, juntamente com nome, apelido, e-mail, número de identificação fiscal e data de inscrição. Se a pessoa já está no livro de endereços do Kamzan, procura-a por nome ou e-mail e os dados preenchem-se sozinhos; se é nova, entra num livro de endereços dedicado e não tem de ser reescrita noutro lado. A lista de colaboradores mostra para cada um as horas feitas sobre as requeridas, a percentagem e o estado, e filtra-se por tipologia, por estado ou por quem tem certificados por associar. Tudo se lê sobre o ano de formação em curso; no seletor em cima volta aos anos anteriores, com as suas contas.

Como funciona

  1. Defina as tipologias

    Agente, administrativo, consultor: para cada papel um nome e as horas anuais obrigatórias. Se as horas de um papel mudam, altera-as aí e valem para todos os que o têm.

  2. Insira ou importe os colaboradores

    Um a um a partir do formulário, ou todos de uma vez a partir de um CSV: transfere o modelo, carrega o ficheiro, vê a pré-visualização e o resultado linha a linha. Quem já tem o mesmo número fiscal ou o mesmo e-mail é ignorado, não duplicado.

  3. Acompanhe a conta de cada um

    Quem insere a partir do formulário recebe logo por e-mail a ligação para o seu portal de formação. A partir daí cada curso registado atualiza horas, percentagem e estado, na lista e na sua ficha.

O papel fixa as horas. O Formatika faz as contas.

O que pode fazer

  • Horas anuais por tipologia

    As horas obrigatórias estão na tipologia, não na linha de cada pessoa: mudam-se num ponto e valem para todo o papel.

  • Do livro de endereços, sem reescrever

    Procura a pessoa no livro de endereços do Kamzan por nome, apelido ou e-mail e os dados chegam já preenchidos. Se os corrigir, o Formatika pergunta se deve atualizar também o contacto.

  • Importação CSV, também do histórico

    Dois ficheiros distintos: o registo dos colaboradores e o histórico dos cursos já feitos, que se liga a cada pessoa através do número fiscal. Até duas mil linhas de cada vez.

  • O estado acompanha o calendário

    Em junho ninguém tem as horas de dezembro. O estado compara as horas feitas com as esperadas para a parte do ano já decorrida, e o alarme dispara para quem está mesmo atrasado.

  • Um ano de formação após outro

    No início do ano civil o Formatika abre sozinho o novo ano de formação e torna-o o atual. Os anos fechados continuam consultáveis, com as horas e os estados de então.

  • Cada responsável vê os seus

    Na Gestão de utilizadores atribui a um utilizador um âmbito, por lista de pessoas ou por tipologia: verá e gerirá só esses colaboradores. Útil quando há mais de uma agência ou sede.

Como se lê o estado
EstadoHoras feitas sobre as esperadas até hoje
Em conformidade ≥ 75%
Atenção 50–74%
Não conforme 25–49%
Crítico < 25%

Com um plano de formação, o estado é o da rubrica do plano mais atrasada.

Perguntas frequentes

Uma pessoa pode ter horas diferentes da sua tipologia?

Sim. No CSV de importação dos colaboradores há uma coluna para as horas anuais da pessoa: se a preencher, para ela vale esse número em vez do da tipologia. Se a deixar vazia, vale a tipologia.

Como se calcula o estado a meio do ano?

Sobre as horas esperadas até esse dia. Com quarenta horas anuais, a meio do ano de formação esperam-se vinte: quem tem pelo menos quinze, três quartos, está em conformidade. No fim do ano a comparação é com as horas completas.

Posso trazer os anos anteriores?

Sim, com o CSV do histórico formativo: para cada curso indica número fiscal, data, horas, ano de formação e, se quiser, entidade, modalidade, área e módulo. Os anos, áreas e módulos referidos têm de existir já no Formatika; os certificados em PDF carregam-se à parte.

As outras funcionalidades do Formatika

Mantenha a formação obrigatória sob controlo

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