Définir les obligations
Chaque rôle a ses heures. Chaque personne, son compteur.
Un volume d’heures pour les agents, un autre pour le personnel administratif, les nouveaux à ajouter à un tableur que quelqu’un a recopié de l’an dernier. Dans Formatika, les heures annuelles obligatoires viennent avec la catégorie : vous attribuez à chaque collaborateur son rôle et le compteur part de là, avec heures faites, pourcentage et statut toujours à jour.
C’est le rôle qui fixe les heures, pas le tableur
Les catégories se définissent une fois, dans le Centre de contrôle : un nom et les heures par an. Ensuite chaque collaborateur en reçoit une, avec prénom, nom, e-mail, numéro fiscal et date d’inscription. Si la personne est déjà dans le carnet d’adresses Kamzan, vous la cherchez par nom ou e-mail et les données se remplissent seules ; si elle est nouvelle, elle rejoint un carnet dédié et n’est pas à ressaisir ailleurs. La liste des collaborateurs montre pour chacun les heures faites sur les heures requises, le pourcentage et le statut, et se filtre par catégorie, par statut ou par attestations à rattacher. Tout se lit sur l’année de formation en cours ; le sélecteur en haut ramène aux années passées, avec leurs comptes.
Comment ça marche
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Définissez les catégories
Agent, employé, consultant : pour chaque rôle un nom et les heures annuelles obligatoires. Si les heures d’un rôle changent, vous les modifiez là et elles valent pour tous ceux qui l’ont.
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Ajoutez ou importez les collaborateurs
Un par un depuis le formulaire, ou tous ensemble depuis un CSV : vous téléchargez le modèle, chargez le fichier, voyez l’aperçu et le résultat ligne par ligne. Qui a déjà le même numéro fiscal ou le même e-mail est ignoré, pas dupliqué.
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Suivez le compteur de chacun
Qui vous ajoutez depuis le formulaire reçoit aussitôt par e-mail le lien vers son portail de formation. Dès lors, chaque cours enregistré met à jour heures, pourcentage et statut, dans la liste et sur sa fiche.
Le rôle fixe les heures. Formatika tient le compte.
Ce que vous pouvez faire
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Heures annuelles par catégorie
Le volume obligatoire est dans la catégorie, pas sur la ligne de chaque personne : il se change à un endroit et vaut pour tout le rôle.
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Depuis le carnet d’adresses, sans ressaisie
Vous cherchez la personne dans le carnet d’adresses Kamzan par prénom, nom ou e-mail et les données arrivent déjà remplies. Si vous les corrigez, Formatika demande s’il faut aussi mettre à jour le contact.
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Import CSV, historique compris
Deux fichiers distincts : les fiches des collaborateurs et l’historique des cours déjà suivis, qui se rattache à chaque personne par le numéro fiscal. Jusqu’à deux mille lignes à la fois.
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Le statut suit le calendrier
En juin, personne n’a les heures de décembre. Le statut compare les heures faites à celles attendues pour la part de l’année déjà écoulée : l’alerte se déclenche pour ceux qui sont vraiment en retard.
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Une année de formation après l’autre
Au début de l’année civile, Formatika ouvre de lui-même la nouvelle année de formation et la rend courante. Les années closes restent consultables, avec les heures et les statuts de l’époque.
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Chaque responsable voit les siens
Dans Gestion des utilisateurs, vous donnez à un utilisateur un périmètre, par liste de personnes ou par catégorie : il ne verra et ne gérera que ces collaborateurs. Utile quand il y a plus d’une agence ou d’un site.
| Statut | Heures faites sur celles attendues à ce jour |
|---|---|
| En règle | ≥ 75% |
| Attention | 50–74% |
| Non conforme | 25–49% |
| Critique | < 25% |
Avec un plan de formation, le statut est celui de la ligne du plan la plus en retard.
Questions fréquentes
Une personne peut-elle avoir un volume d’heures différent de sa catégorie ?
Oui. Le CSV d’import des collaborateurs a une colonne pour les heures annuelles de la personne : si vous la remplissez, c’est ce nombre qui vaut pour elle à la place de celui de la catégorie. Vide, c’est la catégorie qui s’applique.
Comment le statut se calcule-t-il en cours d’année ?
Sur les heures attendues jusqu’à ce jour. Avec quarante heures par an, à mi-parcours de l’année de formation on en attend vingt : qui en a au moins quinze, les trois quarts, est en règle. En fin d’année, la comparaison se fait avec le volume complet.
Puis-je reprendre les années passées ?
Oui, avec le CSV de l’historique de formation : pour chaque cours, vous indiquez numéro fiscal, date, heures, année de formation et, si vous le souhaitez, organisme, modalité, domaine et module. Les années, domaines et modules cités doivent déjà exister dans Formatika ; les attestations PDF se chargent à part.
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Alex