Enregistrer la formation
Une formation se saisit une fois. Ensuite, on la choisit.
« Anti-blanchiment 2025 », « LCB-FT mise à jour », « anti-blanchiment – webinaire » : dans le tableur, la même formation porte trois noms, et le numéro de l’organisme qui l’assure dort dans la boîte mail de quelqu’un. Dans Formatika, les formations récurrentes et les organismes de formation sont réunis dans un catalogue. Quand vous enregistrez la formation d’un collaborateur, vous tapez les premières lettres, choisissez la formation, et organisme, heures et modalité sont déjà remplis.
Un catalogue qui se construit pendant que vous travaillez
Le Centre de contrôle contient deux listes. Le « Catalogue de cours » réunit les formations avec leur organisme, leurs heures, leur modalité et une description. « Organismes de formation » est le carnet d’adresses de ceux qui les dispensent : site, e-mail, téléphone, adresse et notes. Inutile de les remplir avant de commencer. Quand vous enregistrez une formation dont le catalogue ne connaît pas le nom, Formatika l’ajoute avec l’organisme, les heures et la modalité indiqués ; il en va de même pour un nouvel organisme. La comparaison ignore les majuscules, donc « anti-blanchiment » et « Anti-blanchiment » restent une seule formation. Chaque enregistrement conserve le nom de la formation, la date, les heures, l’organisme, la modalité et, si vous l’avez, l’attestation : renommer une formation ou la retirer du catalogue ne modifie pas l’historique.
Comment ça marche
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Préparez le catalogue, ou laissez-le grandir
Ajoutez les formations qui reviennent chaque année, avec organisme, heures et modalité, et les organismes avec leurs coordonnées. Ou commencez tout de suite à enregistrer : le catalogue se remplit avec les noms que vous utilisez.
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Enregistrez depuis la fiche du collaborateur
Avec « Ajouter un cours de formation », vous tapez les premières lettres et choisissez parmi les suggestions : organisme, heures et modalité viennent du catalogue. Formation, date et heures sont les seules données obligatoires ; si le plan le prévoit, vous indiquez à quel poste imputer les heures.
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Joignez l’attestation et retrouvez tout
Dans la colonne « Attestation », vous déposez le PDF ou le scan, puis l’ouvrez ou le remplacez depuis là. La page « Enregistrements » réunit tous les enregistrements de l’année, à rechercher par formation ou par collaborateur.
Une formation ne se saisit qu’une fois.
Ce que vous pouvez faire
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Le catalogue des formations récurrentes
Nom, description, organisme, heures et modalité : saisis une fois, proposés chaque fois que vous commencez à taper le nom de la formation.
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Le carnet des organismes de formation
Site, e-mail, téléphone, adresse et notes de chaque organisme au même endroit, au lieu d’être éparpillés entre signatures d’e-mails et cartes de visite.
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Il se remplit seul, sans doublons
Une formation ou un organisme inconnu entre dans le catalogue au premier enregistrement. Les noms sont comparés sans tenir compte des majuscules, la même formation n’apparaît donc pas deux fois.
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Présentiel, webinaire, e-learning, mixte
Chaque formation indique comment elle a été dispensée, et la modalité se retrouve dans le rapport des heures : vous voyez la part de formation en salle et la part devant un écran.
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L’attestation sur son enregistrement
PDF, PNG ou JPEG jusqu’à 20 Mo, déposé sur la ligne de la formation. Il s’ouvre d’un clic, se remplace quand arrive la bonne version et se retire sans perdre la formation.
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Tous les enregistrements dans une liste
Collaborateur, formation, organisme, date, heures, modalité et année pour chaque enregistrement de l’année choisie. Vous cherchez une formation et voyez aussitôt qui l’a déjà suivie.
Questions fréquentes
Dois-je remplir le catalogue avant de commencer ?
Non. Vous pouvez saisir les formations récurrentes à l’avance, mais ce n’est pas nécessaire : chaque formation et chaque organisme enregistrés pour la première fois sont ajoutés au catalogue avec les données indiquées, et vous sont proposés dès la fois suivante.
Si je retire une formation du catalogue, que deviennent les enregistrements passés ?
Rien. La formation est archivée et n’apparaît plus parmi les suggestions, mais chaque enregistrement conserve nom, date, heures, organisme, modalité et attestation. Il en va de même pour les organismes.
Puis-je reprendre dans Formatika la formation des années passées ?
Oui, avec l’import CSV de la page Collaborateurs. Chaque ligne se rattache au collaborateur par son code fiscal et apporte date, heures, formation, organisme, modalité et l’année de formation à laquelle l’affecter. Les enregistrements saisis à la main, eux, vont dans l’année de formation en cours.
Les autres fonctionnalités de Formatika
Gardez la formation obligatoire sous contrôle
Demandez une démo : nous vous montrons comment Formatika tient le compte des heures, recueille les attestations et signale qui est en retard.
Alex