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La formation obligatoire du personnel, toujours sous contrôle

Formatika tient le compte des heures obligatoires de chaque collaborateur, recueille les attestations et montre en un coup d’œil qui est en règle et qui est en retard.

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La formation obligatoire est un cauchemar d’Excel et d’attestations éparpillées

Des heures à suivre par rôle, des cours à enregistrer, des attestations qui arrivent par e-mail et finissent dans des dossiers différents. Et quand arrive l’inspection, la preuve est introuvable.

Sans Formatika

  • Des feuilles Excel différentes, jamais alignées, pour compter les heures
  • Des attestations éparpillées entre e-mails, dossiers et tiroirs
  • À l’audit, démontrer la conformité est une course contre la montre

Avec Formatika

  • Un registre unique avec heures requises et heures effectuées pour chacun
  • Chaque attestation reliée au collaborateur et au cours
  • La preuve de conformité toujours prête pour l’inspection

Des heures obligatoires à la preuve de conformité, dans un seul registre

Chaque rôle a ses heures de formation obligatoire ; chaque collaborateur les accumule cours après cours. Formatika tient tout ensemble : vous enregistrez les activités de formation, joignez les attestations, et un tableau de bord calcule en temps réel qui est en règle et qui prend du retard. Quand arrive un contrôle, la preuve est déjà prête — année après année.

Formatika certifie, klearning dispense Formatika enregistre et documente la formation aux fins de conformité ; les cours proprement dits se suivent sur klearning. Deux rôles distincts, un seul écosystème.

Qui est en règle et qui est en retard, en un coup d’œil

Le tableau de bord de conformité compare les heures obligatoires de chaque collaborateur à celles effectuées et montre tout de suite l’état : en règle, en retard, critique. Plus de calculs à la main.

Calcul au prorata automatique Les heures attendues suivent le calendrier : en juin, personne n’est en retard pour les heures de décembre.

Chaque cours enregistré, chaque attestation à sa place

Vous enregistrez les cours suivis avec heures, dates et organisme de formation, et reliez l’attestation directement à l’enregistrement. Ceux qui n’ont pas encore remis la leur finissent parmi les certificats en attente.

Certificats en attente sous contrôle Vous voyez tout de suite qui doit encore terminer ou remettre, avec des notifications de relance par e-mail.

Chacun voit sa propre situation, sans compte

Avec un lien personnel, chaque collaborateur consulte ses heures et les cours suivis, télécharge ses attestations et en dépose de nouvelles — sans compte et sans charge pour l’administration.

Zéro charge pour l’administration Ni mot de passe ni invitation : chacun ouvre son lien et ne voit que sa propre situation de formation.

Tout ce qu’il faut pour la formation obligatoire

  • Collaborateurs et catégories

    Chaque catégorie porte ses heures annuelles obligatoires, chaque collaborateur a son compteur à jour : heures faites, pourcentage et statut sur quatre niveaux. Import CSV et périmètre par responsable.

  • Plans de formation

    Pour chaque collaborateur, combien d’heures dans quel domaine ou module. Le secteur assurance arrive prêt, les experts-comptables s’ajoutent depuis le catalogue, les modèles remplissent un plan en un clic.

  • Formations et organismes

    Chaque formation saisie une seule fois : organisme, heures et modalité viennent du catalogue, les nouveaux noms y entrent d’eux-mêmes et l’attestation reste liée à l’enregistrement.

  • Page personnelle et attestations

    Chaque collaborateur a un lien personnel, sans compte : il voit ses formations année par année, télécharge ses attestations et dépose les nouvelles. Vous êtes prévenu et les associez avec le fichier ouvert à côté.

  • Conformité et rappels

    Formatika compare les heures effectuées à celles attendues à ce jour, montre qui est en retard dans un tableau de bord et écrit seule au collaborateur qui passe sous le seuil, avec un récapitulatif périodique.

  • Rapports et questions à l’IA

    Heures dispensées, taux de conformité, heures par modalité et par mois, un Excel à trois feuilles à remettre. Et pour le reste, une question à l’IA : elle reçoit le schéma, jamais les données, et la requête est en lecture seule.

Questions fréquentes sur Formatika

Comment la conformité est-elle calculée ?

Formatika compare les heures effectuées aux heures obligatoires du rôle : selon le pourcentage, il attribue un état — en règle, en retard ou critique.

Puis-je définir des heures différentes pour chaque rôle ?

Oui : vous définissez les heures annuelles pour chaque type de collaborateur. Un volume différent pour une personne se règle aujourd’hui par l’import CSV.

Comment recueillir les attestations des collaborateurs ?

Chaque collaborateur a un lien public depuis lequel il dépose ses attestations : vous les retrouvez parmi celles en attente et les associez aux activités de formation.

Où sont conservées les données ?

Les données de Formatika sont sur des serveurs en Europe, chiffrées et conformes au RGPD, intégrées à l’écosystème Kamzan.