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Présences et absences

Les absences cessent de vivre par e-mail

Congés, permissions, maladies, récupérations et fermetures de l’entreprise dans un seul calendrier, avec des demandes qui passent par une approbation tracée. Celui qui planifie sait qui est là, et en fin de mois les comptes tombent juste.

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Le calendrier des absences sert à deux personnes différentes

À celui qui planifie, pour ne pas attribuer du travail à qui sera en congé. À l’administration, pour clôturer le mois sans courir après personne. En gardant les absences à côté des heures, les deux besoins sont servis avec la même donnée plutôt qu’avec deux feuilles qui divergent avant mars.

Comment ça marche

  1. La personne fait la demande

    Elle choisit le type — congé, permission, maladie, récupération d’heures — la période et, si nécessaire, joint une note. La demande part de Klokka, pas d’un chat.

  2. La personne compétente approuve ou rejette

    La demande arrive à celui qui a la permission de la gérer, qui l’approuve ou la rejette avec un motif. La décision reste écrite, avec date et auteur.

  3. Le calendrier se met à jour pour tous

    L’absence approuvée apparaît dans le calendrier de l’équipe, entre dans le récapitulatif de la période et est prise en compte par le planificateur de capacité quand on distribue la charge.

Celui qui planifie doit savoir qui est là, avant d’attribuer le travail et non après.

Ce que vous pouvez faire

  • Types d’absence distincts

    Congé, permission, maladie et récupération d’heures restent des entrées séparées et reconnaissables d’un coup d’œil dans le calendrier et les récapitulatifs.

  • Approbation tracée

    Chaque demande a un état, un décideur et une date : des mois plus tard, on reconstitue qui a autorisé quoi sans chercher dans les e-mails.

  • Fermetures de l’entreprise et jours fériés

    Les jours où l’entreprise est fermée se définissent une fois et valent pour tous, en entrant aussi dans le calcul des échéances de travail.

  • Synchronisation avec le calendrier d’entreprise

    Les fermetures peuvent se reporter sur le calendrier partagé de l’écosystème, celui qui n’ouvre jamais Klokka les voit donc quand même.

  • Indisponibilité des collaborateurs

    Même celui qui n’est pas salarié peut signaler les périodes où il n’est pas disponible : la planification tient compte de toute l’équipe, pas seulement des effectifs.

Questions fréquentes

Les absences s’ajoutent-elles aux heures travaillées ?

Non, elles restent une catégorie distincte. Dans les récapitulatifs, elles apparaissent toutefois à côté des heures travaillées, le tableau du mois est ainsi complet quand il faut le transmettre à celui qui établit les paies.

Qui peut approuver les demandes ?

Seulement celui qui a la permission de gérer les absences. C’est une permission séparée des autres, on peut donc la confier à qui s’occupe du personnel sans lui donner accès aux tarifs et à la marge.

Les jours fériés doivent-ils être saisis chaque année à la main ?

Les fermetures de l’entreprise se définissent quand il le faut et restent valables pour tous. Elles sont conçues précisément pour être configurées une fois par période, pas demande par demande.

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