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Presenze e assenze

Le assenze smettono di vivere via email

Ferie, permessi, malattie, recuperi e chiusure aziendali in un unico calendario, con le richieste che passano da un’approvazione tracciata. Chi pianifica sa chi c’è, e a fine mese i conti tornano.

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Il calendario delle assenze serve a due persone diverse

A chi pianifica, per non assegnare lavoro a chi sarà in ferie. All’amministrazione, per chiudere il mese senza rincorrere nessuno. Tenendo le assenze accanto alle ore, le due esigenze si servono con lo stesso dato invece che con due fogli che divergono entro marzo.

Come funziona

  1. La persona fa richiesta

    Sceglie il tipo — ferie, permesso, malattia, recupero ore — il periodo e, se serve, allega una nota. La richiesta parte da Klokka, non da una chat.

  2. Chi di dovere approva o respinge

    La richiesta arriva a chi ha il permesso di gestirla, che la approva o la respinge con una motivazione. La decisione resta scritta, con data e autore.

  3. Il calendario si aggiorna per tutti

    L’assenza approvata compare nel calendario del team, entra nel riepilogo del periodo e viene considerata dal capacity planner quando si distribuisce il carico.

Chi pianifica deve sapere chi c’è, prima di assegnare il lavoro e non dopo.

Cosa puoi fare

  • Tipi di assenza distinti

    Ferie, permesso, malattia e recupero ore restano voci separate e riconoscibili a colpo d’occhio nel calendario e nei riepiloghi.

  • Approvazione tracciata

    Ogni richiesta ha uno stato, un decisore e una data: a distanza di mesi si ricostruisce chi ha autorizzato cosa senza cercare nelle email.

  • Chiusure aziendali e festività

    I giorni in cui l’azienda è chiusa si impostano una volta e valgono per tutti, entrando anche nel calcolo delle scadenze lavorative.

  • Sincronizzazione col calendario aziendale

    Le chiusure possono riversarsi sul calendario condiviso dell’ecosistema, così chi non apre mai Klokka le vede comunque.

  • Indisponibilità dei collaboratori

    Anche chi non è dipendente può segnalare i periodi in cui non è disponibile: la pianificazione tiene conto di tutta la squadra, non solo dell’organico.

Domande frequenti

Le assenze si sommano alle ore lavorate?

No, restano una categoria distinta. Nei riepiloghi però compaiono accanto alle ore lavorate, così il quadro del mese è completo quando va passato a chi elabora le paghe.

Chi può approvare le richieste?

Solo chi ha il permesso di gestire le assenze. È un permesso separato dagli altri, quindi si può affidare a chi si occupa di personale senza dargli accesso a tariffe e marginalità.

Le festività vanno inserite ogni anno a mano?

Le chiusure aziendali si impostano quando servono e restano valide per tutti. Sono pensate proprio per essere configurate una volta per periodo, non richiesta per richiesta.

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