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Presenze e assenze

Gestione ferie e permessi: le assenze smettono di vivere via email

Ferie, permessi, malattie, recuperi e chiusure aziendali in un unico calendario, con le richieste che passano da un’approvazione tracciata. Chi pianifica sa chi c’è, e a fine mese i conti tornano.

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Il calendario delle assenze serve a due persone diverse

A chi pianifica, per non assegnare lavoro a chi sarà in ferie. All’amministrazione, per chiudere il mese senza rincorrere nessuno. Tenendo le assenze accanto alle ore, le due esigenze si servono con lo stesso dato invece che con due fogli che divergono entro marzo.

Come funziona

  1. La persona fa richiesta

    Sceglie il tipo — ferie, permesso, malattia, recupero ore — il periodo e, se serve, allega una nota. La richiesta parte da Klokka, non da una chat.

  2. Chi di dovere approva o respinge

    La richiesta arriva a chi ha il permesso di gestirla, che la approva o la respinge con una motivazione. La decisione resta scritta, con data e autore.

  3. Il calendario si aggiorna per tutti

    L’assenza approvata compare nel calendario del team, entra nel riepilogo del periodo e viene considerata dal capacity planner quando si distribuisce il carico.

Chi pianifica deve sapere chi c’è, prima di assegnare il lavoro e non dopo.

Cosa puoi fare

  • Tipi di assenza distinti

    Ferie, permesso, malattia e recupero ore restano voci separate e riconoscibili a colpo d’occhio nel calendario e nei riepiloghi.

  • Approvazione tracciata

    Ogni richiesta ha uno stato, un decisore e una data: a distanza di mesi si ricostruisce chi ha autorizzato cosa senza cercare nelle email.

  • Chiusure aziendali e festività

    I giorni in cui l’azienda è chiusa si impostano una volta e valgono per tutti, entrando anche nel calcolo delle scadenze lavorative.

  • Sincronizzazione col calendario aziendale

    Le chiusure possono riversarsi sul calendario condiviso dell’ecosistema, così chi non apre mai Klokka le vede comunque.

  • Indisponibilità dei collaboratori

    Anche chi non è dipendente può segnalare i periodi in cui non è disponibile: la pianificazione tiene conto di tutta la squadra, non solo dell’organico.

Approfondimenti

Approfondimenti

  • Contratti e orario

    Quante ore deve una persona martedì 14 lo dice il contratto valido quel martedì: full-time, part-time orizzontale, verticale o misto, con un orario sempre uguale o un ciclo di settimane. Da lì Klokka ricava le ore dovute e il saldo che finiscono nel Foglio presenze. Cambiare contratto da una certa data non tocca i mesi che vengono prima.

  • Foglio presenze

    Il Foglio presenze mette in una tabella il mese di ogni persona: quante ore ha lavorato, quante ne doveva, il saldo, e le assenze divise per tipo. Sotto ogni nome si aprono i giorni. Si esporta in CSV, Excel o PDF, e l’ultimo giorno del mese arriva per email a chi lo deve ricevere.

Estensioni

  • Assenze e festività

    Le richieste di ferie e permessi partono da Klokka e arrivano a chi le gestisce; le chiusure aziendali si scrivono una volta e avvisano tutti; le festività del paese compaiono da sole nel calendario. È l’estensione che fa esistere la sezione «Assenze», ed è accesa di default.

  • Conteggio ferie e permessiIn arrivo

    Klokka sa già chi ha preso ferie e quando. Questa estensione aggiunge il conto: quanto spetta in un anno, quanto è maturato a oggi, quanto resta. Chi chiede un’assenza vede il proprio saldo nel modulo; chi gestisce vede quello di tutto il team in una pagina.

  • Ore in più

    Prima o poi qualcuno resta oltre l’orario. Klokka conta quelle ore confrontando le registrazioni con l’orario dovuto, e a mese chiuso chi ha il privilegio decide dove vanno: nel monte, da spendere come recupero, in busta come straordinario, o divise fra le due.

Modelli gratuiti

  • Modello foglio presenze Excel

    Un foglio presenze pronto all’uso per fino a 15 dipendenti: ore del giorno, ferie, malattia e permessi, con i totali che si calcolano da soli. In Excel da compilare o in PDF da stampare, gratis e senza registrazione.

  • Modello piano ferie Excel

    Un piano ferie pronto all’uso per fino a 15 persone: un foglio per ogni mese e un riepilogo che conta da solo ferie godute e residue. In Excel, gratis e senza registrazione.

Domande frequenti

Le assenze si sommano alle ore lavorate?

No, restano una categoria distinta. Nei riepiloghi però compaiono accanto alle ore lavorate, così il quadro del mese è completo quando va passato a chi elabora le paghe.

Chi può approvare le richieste?

Solo chi ha il permesso di gestire le assenze. È un permesso separato dagli altri, quindi si può affidare a chi si occupa di personale senza dargli accesso a tariffe e marginalità.

Le festività vanno inserite ogni anno a mano?

Le chiusure aziendali si impostano quando servono e restano valide per tutti. Sono pensate proprio per essere configurate una volta per periodo, non richiesta per richiesta.

Le altre funzionalità di Klokka

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