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Gestão de férias, presenças e horas a mais nas PME
Os pedidos de férias chegam por mensagem, as horas reconstroem-se no fim do mês e os recursos humanos esperam por uma folha que ninguém preencheu ainda. Com o Klokka, ausências, horas trabalhadas e horas a mais passam por um só sítio, e o mês fecha com a folha de presenças já pronta.
Klokka para PME
Quem esteve, quem esteve de férias, quantas horas trabalhou: três perguntas, um só sítio
Numa pequena ou média empresa, as mesmas pessoas gerem o calendário de férias, verificam as horas e preparam os dados para o gabinete de processamento salarial. O Klokka junta as três tarefas: férias, licenças, baixas por doença e recuperação de horas passam por uma aprovação escrita, os encerramentos da empresa e os feriados valem para todos, e as horas registadas comparam-se com as devidas pelo contrato de cada um, a tempo inteiro ou parcial.
Com o mês fechado, a folha de presenças resume para cada pessoa horas trabalhadas, saldo, férias, doença, licenças, recuperação e horas extraordinárias, e exporta-se em CSV, Excel ou PDF. A contagem de férias e licenças por gozar chega como extensão: hoje o Klokka regista as ausências e põe-nas a aprovar, mas ainda não calcula o saldo.
O que uma PME precisa para gerir presenças e ausências
Necessidades comuns a empresas com trabalhadores, serviços administrativos e chefias de equipa.
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Pedidos com uma decisão escrita
Férias e licenças pedidas num formulário, aprovadas ou recusadas com um motivo: quem autorizou o quê lê-se mesmo meses depois.
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Encerramentos e feriados que todos conhecem
Pontes, encerramento de verão e feriado municipal escritos uma vez, com um aviso por email aos trabalhadores abrangidos.
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Horas a mais decididas, não esquecidas
As horas para lá do horário devido confirmam-se no fim do mês: para recuperação, pagas, ou divididas entre as duas.
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Um mês pronto para os salários
Horas trabalhadas e ausências de cada pessoa resumidas numa folha, para entregar a quem processa os recibos de vencimento.
Do pedido à folha de presenças: o mês de um trabalhador
Exemplo: como as férias e as horas registadas chegam à administração, cada uma com a sua aprovação.
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1 Trabalhador → Empresa O trabalhador pede férias no Klokka: tipo, datas e, para um só dia, o intervalo horário. O pedido chega a quem gere as ausências.
Klokka -
2 Empresa → Trabalhador Quem gere aprova ou recusa com um motivo: a resposta chega ao trabalhador e a ausência aparece no calendário da empresa como «Ausente».
Kalendo -
3 Trabalhador → Empresa No fim da semana o trabalhador envia as suas horas para aprovação: a partir daí a semana já não se altera.
Klokka -
4 Empresa → Trabalhador Um administrador aprova a semana ou devolve-a com um motivo. Com o mês fechado, a folha de presenças está pronta para os salários.
Klokka
O que mantém sob controlo
Os elementos da relação de trabalho que o Klokka mantém em ordem
Cada um ligado à pessoa e ao mês em que conta.
- Pedidos de férias, licenças, doença e recuperação de horas
- Encerramentos da empresa e feriados, feriado municipal incluído
- Contratos a tempo inteiro e parcial, com o histórico das alterações
- Horas trabalhadas dia a dia, face às horas devidas
- Semanas enviadas, aprovadas ou devolvidas
- Horas a mais confirmadas, para recuperação ou pagas
Menos insistências para a administração, regras claras para quem trabalha
A mesma informação, lida por duas partes com necessidades diferentes.
Para a empresa
- Pedidos e decisões por escrito, em vez de mensagens espalhadas entre conversas e emails.
- A folha de presenças do mês em CSV, Excel ou PDF, sem copiar nada à mão.
- As horas a mais não entram sozinhas: confirma-as quem tem o privilégio, nunca as próprias.
- Uma semana aprovada já não muda: para a corrigir reabre-se, e fica registado.
- Gerir as ausências e reconhecer as horas a mais são dois privilégios distintos, para serviços diferentes.
Para o trabalhador
- Férias e licenças pedidas em poucos passos, com a resposta por notificação e email.
- Encerramentos e feriados já no calendário, com um aviso quando a empresa acrescenta um.
- As horas trabalhadas a mais são contadas e têm um destino.
- No calendário da empresa aparece só «Ausente»: o motivo da ausência fica privado.
Para lá do calendário de férias
As funções que fecham o mês sem surpresas
Já no Klokka: do contrato de cada um ao resumo para a gestão de pessoal.
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Folha de presenças
Para cada pessoa e cada mês: horas trabalhadas, previstas e devidas, saldo, férias, doença, licenças, recuperação e horas extraordinárias.
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Resumo mensal por email
No fim do mês, quem tem o privilégio «Recebe o resumo mensal de ausências e horas» recebe o resumo da equipa por email.
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Aprovação das horas
Para cada pessoa escolhe-se: sem aprovação, uma por cada registo, ou a semana inteira.
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Aviso de encerramento
Ao guardar um encerramento avisam-se os trabalhadores por email; se o encerramento for eliminado, recebem o cancelamento.
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Contratos e horários
Tempo inteiro, ou tempo parcial horizontal, vertical ou misto: as horas devidas seguem o contrato em vigor em cada dia.
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Lembrete ao fim do dia
Quem ainda não registou as horas do dia recebe uma notificação, à hora escolhida pela empresa.
Os produtos Kamzan para presenças e ausências
O Klokka guarda horas e ausências; os outros módulos usam-nas onde fazem falta.
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Klokka
Horas, férias, licenças, encerramentos e horas a mais num só sítio, com a folha de presenças do mês.
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Kalendo
O calendário partilhado da empresa mostra quem está ausente e os dias de encerramento, sem dizer o motivo.
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Projekta
Ao atribuir o trabalho tem em conta as horas que cada um pode fazer: contrato, encerramentos, férias e licenças.
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kMeeting
Quem organiza uma reunião pode marcar-se ocupado no calendário da empresa; as horas de reunião registam-se no Klokka.
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Alex