Gestion des congés, des présences et des heures en plus dans les PME
Les demandes de congés arrivent par messagerie, les heures se reconstituent en fin de mois et le service paie attend une feuille que personne n’a encore remplie. Avec Klokka, absences, heures travaillées et heures en plus passent par un seul endroit, et le mois se clôt avec la feuille de présence déjà prête.
Klokka pour les PME
Qui était là, qui était en congé, combien d’heures ont été travaillées : trois questions, un seul endroit
Dans une petite ou moyenne entreprise, les mêmes personnes tiennent le calendrier des congés, contrôlent les heures et préparent les données pour le gestionnaire de paie. Klokka réunit ces trois tâches : congés, absences autorisées, maladie et récupération d’heures passent par une approbation écrite, les fermetures de l’entreprise et les jours fériés valent pour tous, et les heures saisies sont comparées à celles que chacun doit selon son contrat, à temps plein ou à temps partiel.
Une fois le mois clos, la feuille de présence résume pour chaque personne heures travaillées, solde, congés, maladie, absences autorisées, récupération et heures payées, et s’exporte en CSV, Excel ou PDF. Le décompte des congés restants arrive sous forme d’extension : aujourd’hui Klokka enregistre les absences et les fait approuver, mais n’en tient pas encore le solde.
Ce dont une PME a besoin pour gérer présences et absences
Des besoins communs aux entreprises avec salariés, aux services administratifs et aux responsables d’équipe.
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Des demandes avec une décision écrite
Congés et absences demandés via un formulaire, approuvés ou refusés avec un motif : qui a autorisé quoi se lit encore des mois plus tard.
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Fermetures et jours fériés connus de tous
Ponts, fermeture estivale et fête locale saisis une fois, avec un avis par e-mail aux salariés concernés.
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Des heures en plus décidées, pas oubliées
Les heures au-delà de l’horaire dû se confirment en fin de mois : en récupération, payées, ou réparties entre les deux.
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Un mois prêt pour la paie
Heures travaillées et absences de chaque personne résumées dans une feuille, à transmettre à qui prépare les bulletins de paie.
De la demande à la feuille de présence : le mois d’un salarié
Exemple : comment les congés et les heures saisies arrivent à l’administration, chacun avec son approbation.
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1 Salarié → Entreprise Le salarié demande ses congés dans Klokka : type, dates et, pour une seule journée, la plage horaire. La demande arrive à qui gère les absences.
Klokka -
2 Entreprise → Salarié Le gestionnaire approuve ou refuse avec un motif : le salarié reçoit la réponse, et l’absence apparaît dans le calendrier de l’entreprise comme « Absent ».
Kalendo -
3 Salarié → Entreprise En fin de semaine, le salarié envoie ses heures pour approbation : à partir de là, la semaine ne se modifie plus.
Klokka -
4 Entreprise → Salarié Un administrateur approuve la semaine ou la renvoie avec un motif. Une fois le mois clos, la feuille de présence est prête pour la paie.
Klokka
Ce que vous gardez sous contrôle
Les éléments de la relation de travail que Klokka tient en ordre
Chacun rattaché à la personne et au mois où il compte.
- Demandes de congés, d’absences, de maladie et de récupération d’heures
- Fermetures de l’entreprise et jours fériés, fête locale comprise
- Contrats à temps plein et à temps partiel, avec l’historique des changements
- Heures travaillées jour par jour, face aux heures dues
- Semaines envoyées, approuvées ou renvoyées
- Heures en plus confirmées, en récupération ou payées
Moins de relances pour l’administration, des règles claires pour les salariés
Les mêmes informations, lues par deux parties aux besoins différents.
Pour l’entreprise
- Des demandes et des décisions écrites, au lieu de messages dispersés entre messageries et e-mails.
- La feuille de présence du mois en CSV, Excel ou PDF, sans rien recopier.
- Les heures en plus n’entrent pas toutes seules : qui détient le privilège les confirme, jamais les siennes.
- Une semaine approuvée ne change plus : pour la corriger, on la rouvre, et cela reste écrit.
- Gérer les absences et reconnaître les heures en plus sont deux privilèges distincts, pour des services différents.
Pour le salarié
- Congés et absences demandés en quelques étapes, avec la réponse par notification et par e-mail.
- Fermetures et jours fériés déjà dans le calendrier, avec un avis quand l’entreprise en ajoute un.
- Les heures travaillées en plus sont comptées et trouvent une destination.
- Le calendrier de l’entreprise n’affiche que « Absent » : le motif de l’absence reste privé.
Au-delà du calendrier des congés
Les fonctions qui clôturent le mois sans surprises
Déjà dans Klokka : du contrat de chacun au récapitulatif pour la gestion du personnel.
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Feuille de présence
Pour chaque personne et chaque mois : heures travaillées, attendues et dues, solde, congés, maladie, absences autorisées, récupération et heures payées.
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Récapitulatif mensuel par e-mail
En fin de mois, qui détient le privilège « Reçoit le récapitulatif mensuel des absences et des heures » reçoit la synthèse de l’équipe par e-mail.
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Approbation des heures
Pour chaque personne, on choisit : aucune approbation, une pour chaque saisie, ou la semaine entière.
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Avis de fermeture
En enregistrant une fermeture, on prévient les salariés par e-mail ; si elle est supprimée, ils reçoivent l’annulation.
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Contrats et horaires
Temps plein, ou temps partiel horizontal, vertical ou mixte : les heures dues suivent le contrat en vigueur chaque jour.
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Rappel en fin de journée
Qui n’a pas encore saisi les heures de la journée reçoit une notification, à l’heure choisie par l’entreprise.
Les produits Kamzan pour les présences et les absences
Klokka tient les heures et les absences ; les autres modules les utilisent là où il le faut.
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Klokka
Heures, congés, absences, fermetures et heures en plus au même endroit, avec la feuille de présence du mois.
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Kalendo
Le calendrier partagé de l’entreprise montre qui est absent et les jours de fermeture, sans dire pourquoi.
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Projekta
Pour attribuer le travail, il tient compte des heures que chacun peut faire : contrat, fermetures, congés et absences.
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kMeeting
Qui organise une réunion peut s’indiquer occupé dans le calendrier de l’entreprise ; les heures de réunion se saisissent dans Klokka.
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Alex