Voltar aos casos de utilização
Folhas de horas para software houses e consultoria de TI
As encomendas estimam-se em dias e consomem-se em horas: se as horas são reconstruídas no fim do mês, o desvio descobre-se quando já está na fatura. Com o Klokka, programadores e freelancers registam o tempo na encomenda enquanto trabalham, e quem a gere vê horas previstas e consumidas, carga da equipa e margem.
Klokka para software houses
Um projeto a preço fechado perde-se uma hora de cada vez
Numa software house, o orçamento é feito de estimativas: análise, desenvolvimento, testes, entrada em produção. Depois chegam os pedidos a meio do caminho, as chamadas a mais, o erro a corrigir dentro da garantia. Se as horas não ficam ligadas à encomenda no momento em que são trabalhadas, a conta verdadeira faz-se com o projeto fechado, quando já não há nada a corrigir.
O Klokka coloca cada hora em cliente, projeto, subprojeto e atividade, valoriza-a com tarifas e custo do trabalho e compara-a com as estimativas que estão no Projekta. Os freelancers trabalham dentro de uma bolsa de horas acordada, e o cliente recebe o mapa do mês como ligação, não como folha de cálculo.
O que é preciso a quem trabalha por encomenda
Necessidades comuns a software houses, agências web e consultoras de TI, com trabalhadores e colaboradores externos.
-
Horas na encomenda certa
Cada hora ligada a cliente, projeto, fase e atividade enquanto se trabalha, não reconstruída de memória no fim do mês.
-
Freelancers dentro da bolsa de horas
As horas acordadas com o consultor externo num só sítio, com o saldo visível para ele e para quem o contratou.
-
Quem tem espaço esta semana
Antes de aceitar um trabalho novo, saber quem já está cheio e quem está de férias, sem andar de secretária em secretária.
-
A margem antes do fecho
Horas estimadas face a horas registadas, custo face a receita, encomenda a encomenda, com o projeto ainda em curso.
Da estimativa ao mapa de horas: o percurso de uma encomenda
Exemplo: como as horas de programadores e freelancers chegam à encomenda e se tornam números para quem a gere.
-
1 Gestor de projeto → Equipa O gestor de projeto planeia a encomenda no Projekta — fases, estimativas, entregas — e, antes de atribuir as tarefas, vê na Carga da equipa quem tem horas livres.
Projekta -
2 Equipa → Gestor de projeto Programadores e freelancers registam as horas no projeto e na tarefa, com o temporizador ou um botão do Time Deck. O freelancer só regista onde tem uma bolsa de horas ativa.
Klokka -
3 Equipa → Gestor de projeto As sprint reviews e as chamadas com o cliente imputam-se a projeto e atividade diretamente a partir da reunião: as horas de reunião entram sem as voltar a escrever.
kMeeting -
4 Gestor de projeto → Equipa Em Encomendas, o gestor de projeto lê horas previstas e registadas e o motivo de cada semáforo; se uma encomenda derrapa, redistribui o trabalho antes da entrega.
Klokka
O que mantém sob controlo
Os números de uma encomenda que o Klokka mantém em ordem
Recolhidos enquanto se trabalha, consultados por quem tem o privilégio de os ver.
- Horas por encomenda, fase e atividade: análise, desenvolvimento, testes, reuniões
- Horas trabalhadas face a horas estimadas em cada tarefa e subtarefa
- A bolsa de horas de cada freelancer, com saldo, limiares de aviso e prazo
- Horas faturáveis e não faturáveis, com etiquetas para garantia e trabalho interno
- Custo do trabalho, receita e margem de cada encomenda
- Mapas de horas mensais para o cliente, com aberturas e transferências registadas
Mais controlo para quem gere, menos burocracia para quem programa
O mesmo dado serve os dois lados, e introduz-se uma só vez.
Para a software house
- O desvio de uma encomenda vê-se enquanto acontece, com o motivo ao lado do semáforo.
- A bolsa de horas de um freelancer não se ultrapassa por distração: esgotada a bolsa, o temporizador para, se assim o decidir.
- Margem calculada sobre horas reais, com tarifas por cliente e projeto e custo do trabalho.
- O mapa para o cliente é uma ligação protegida só com o faturável: custo interno e margem ficam dentro de casa.
- As horas já exportadas para a fatura ficam marcadas: no mês seguinte não voltam ao ficheiro.
Para programadores e freelancers
- Um botão do Time Deck para o projeto de todos os dias: sem passar por três menus para iniciar o temporizador.
- Tarefas com prazo e estimativa, e as horas já dedicadas ao lado: ninguém precisa de perguntar em que ponto está.
- O freelancer vê horas consumidas, restantes e o prazo da sua bolsa, e recebe um aviso em cada limiar.
- Cada um vê só o que precisa: as atividades internas ficam ocultas para quem é externo.
Para além do temporizador
As funcionalidades do Klokka de que uma software house precisa
Algumas são extensões, e Encomendas e Carga da equipa leem os dados do Projekta.
-
Encomendas
Para cada encomenda, horas previstas, registadas e restantes, próxima entrega e tarefas em atraso, com o motivo do semáforo. Requer o Projekta.
-
Carga da equipa
Uma grelha pessoa a pessoa, dia a dia: horas comprometidas face a horas trabalháveis, com férias e encerramentos já descontados. Requer o Projekta.
-
Colaboradores externos
Bolsa de horas por freelancer e projeto, com tarifa própria, limiares de aviso e temporizador bloqueado quando se esgota.
-
Tarefas e subtarefas
Prazo e horas orçamentadas, horas registadas face à estimativa e, no fecho, se a tarefa chegou a tempo.
-
Mapas de horas para o cliente
O detalhe do mês numa ligação com palavra-passe ou código por e-mail, revogável, com o histórico de acessos.
-
Objetivos de orçamento
Um teto de horas no projeto: aviso perto do limite e quando é ultrapassado, sem bloquear nenhum registo.
Os produtos Kamzan para uma software house
O Klokka regista as horas; os outros três ligam-nas ao plano, às reuniões e ao suporte.
-
Klokka
Horas por encomenda, bolsas de horas dos freelancers, mapas para o cliente e margem de cada projeto.
Descobrir o produto -
Projekta
Plano, estimativas e entregas das encomendas: o Klokka lê daí o seu estado e a carga da equipa.
Descobrir o produto -
kMeeting
As chamadas com o cliente imputam-se à encomenda diretamente a partir da reunião.
Descobrir o produto -
kDesk
Pedidos de suporte depois da entrada em produção; o horário de serviço dos SLA pode partir dos horários e encerramentos já definidos no Klokka.
Descobrir o produto
Alex