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Folhas de horas para gabinetes: das horas aos honorários
Num gabinete, o tempo é o que se fatura, mas no fim do mês tem de ser reconstruído a partir de agendas, e-mails e memória. Com o Klokka, cada hora nasce logo no cliente e no processo certos, com a sua tarifa: o gabinete sabe o que faturar, o que já faturou e o que enviar ao cliente.
Klokka para gabinetes profissionais
Honorários à hora só se aguentam se as horas forem verdadeiras
Um gabinete de contabilidade, uma sociedade de advogados ou um gabinete de engenharia trabalha para muitos clientes ao mesmo tempo, muitas vezes no mesmo dia. No Klokka o trabalho descreve-se em quatro níveis — cliente, projeto, subprojeto, atividade — e o projeto pode ser o processo, a ação judicial ou a encomenda. A tarifa define-se no cliente, no projeto ou no subprojeto, e cada registo herda-a: quem fatura encontra as horas já valorizadas.
Nem todo o tempo do gabinete é faturável: formação interna, orçamentos, trabalho incluído numa avença. A faturabilidade decide-se no projeto ou no subprojeto, por isso as horas não faturáveis continuam registadas, e contam para perceber quanto rende um cliente, sem irem parar à fatura. O Klokka não emite faturas: prepara as horas e mantém a conta das que já foram exportadas.
Do que precisa um gabinete que fatura à hora
Necessidades comuns a contabilistas, advogados, gabinetes de engenharia e de arquitetura.
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Tarifas por cliente e por processo
Um cliente com a tarifa acordada, um processo com outro preço, uma fase à parte: cada hora fica sozinha com a tarifa certa.
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Faturável e não faturável
Separar o tempo que vai para os honorários do que fica a cargo do gabinete, sem deixar de o medir.
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Cada hora faturada uma vez
Saber que horas já seguiram para fatura, para não esquecer nenhuma e não voltar a pô-las no ficheiro do mês seguinte.
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O detalhe para o cliente
Responder a «em que trabalharam?» com um mapa de horas arrumado, e não com uma folha de cálculo refeita na véspera.
Da reunião aos honorários: o ciclo de um mês
Exemplo: como as horas de um processo chegam à fatura e ao cliente, uma única vez.
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1 Cliente → Gabinete O cliente marca uma reunião com o gabinete: a partir do evento do Kalendo o profissional inicia o registo, e a reunião fica no processo certo.
Kalendo -
2 Cliente → Gabinete O trabalho pedido pelo cliente regista-se com o temporizador ou à mão em cliente, projeto e atividade: tarifa e faturabilidade vêm do projeto e o valor calcula-se sozinho.
Klokka -
3 Gabinete → Cliente No fim do mês o cliente recebe o mapa de horas por um link protegido: horas faturáveis e valores, nunca custos internos nem margem.
Klokka -
4 Gabinete → Cliente O gabinete exporta as horas para a fatura e marca-as como exportadas: no mês seguinte a exportação propõe só as novas.
Klokka
O que regista
As seis coisas que o gabinete mantém sob controlo com o Klokka
Cada uma ligada ao cliente e ao processo, e legível nos relatórios quando é preciso.
- As horas de cada profissional, por cliente, processo e atividade
- As tarifas horárias de cliente, projeto e subprojeto
- As horas faturáveis e as que ficam a cargo do gabinete
- As horas já exportadas para a fatura, com data e autor
- Os mapas de horas enviados aos clientes e quem os abriu
- Valor faturável, custo e margem de cada processo
Contas claras para o gabinete, detalhe claro para o cliente
O mesmo dado serve a quem fatura dentro do gabinete e a quem paga fora dele.
Para o gabinete
- As horas registam-se enquanto se trabalha, não de memória no fim do mês.
- Valores calculados com a tarifa do cliente, do projeto ou do subprojeto.
- Uma tarifa alterada não reescreve as horas já faturadas.
- Primeiro a aprovação, depois a fatura: as horas pendentes não se marcam como exportadas.
- A margem de cada cliente calculada sobre horas reais, ao lado do custo do trabalho.
Para o cliente
- O detalhe das horas do período, entrada a entrada, numa página com o logótipo do gabinete.
- Abre-se no browser, sem conta e sem aplicações para instalar.
- Transfere-se em PDF, para guardar junto à fatura.
- Na língua escolhida para ele entre as sete do ecossistema.
Para além do temporizador
As funções que levam as horas do processo aos honorários
Algumas são extensões do Klokka, para ativar quando fazem falta.
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Tarifas em cascata
A tarifa do subprojeto prevalece sobre a do projeto, que prevalece sobre a do cliente: cada hora fica com a mais específica.
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Perguntas obrigatórias
Antes de fechar uma entrada o gabinete pode pedir o número do processo ou a referência do cliente: na hora de faturar, a informação já lá está.
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Faturação
Com esta extensão as horas exportadas ficam marcadas, com data e autor, e o filtro «Já exportados» propõe só as novas.
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Mapas de horas para o cliente
Link com palavra-passe ou código por e-mail, prazo de validade e histórico de acessos; as entradas partilhadas passam a só de leitura.
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Grupos de empresas
As contas de um grupo de sociedades registam-se uma vez e aparecem nos relatórios de cada sociedade associada.
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Privilégios separados
Mapas de horas, relatórios de todos os utilizadores, custo interno dos colegas: privilégios distintos na tipologia, atribuídos só a quem deve tê-los.
Os produtos Kamzan para o gabinete que fatura à hora
O Klokka mede o tempo; os outros módulos trazem-lhe clientes, reuniões e encomendas.
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Klokka
Registo de horas, tarifas, faturabilidade, mapas de horas para o cliente e margem de cada processo.
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Kore CRM
A mesma lista de clientes do Klokka: quem já é cliente no CRM está pronto quando se registam as horas.
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Kalendo
O calendário do gabinete: o registo de horas arranca a partir das reuniões com os clientes, sem nada inserido duas vezes.
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Projekta
Planos, entregas e tarefas de cada encomenda; com a extensão Encomendas o seu estado lê-se no Klokka ao lado das horas.
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Alex