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Urlaub, Anwesenheit und Mehrstunden im Mittelstand verwalten
Urlaubsanträge kommen per Chat, Stunden werden am Monatsende zusammengesucht, und die Lohnabrechnung wartet auf eine Liste, die noch niemand ausgefüllt hat. Mit Klokka laufen Abwesenheiten, Arbeitsstunden und Mehrstunden über einen einzigen Ort, und der Monat schließt mit der fertigen Anwesenheitsliste.
Klokka für KMU
Wer da war, wer im Urlaub war, wie viele Stunden gearbeitet wurden: drei Fragen, ein Ort
In einem kleinen oder mittleren Unternehmen führen dieselben Personen den Urlaubskalender, prüfen die Stunden und bereiten die Daten für das Lohnbüro vor. Klokka hält diese drei Aufgaben zusammen: Urlaub, Freistellungen, Krankheit und Stundenausgleich laufen über eine schriftliche Genehmigung, Betriebsschließungen und Feiertage gelten für alle, und die erfassten Stunden werden mit der Sollzeit aus dem Vertrag jeder Person verglichen, ob Vollzeit oder Teilzeit.
Nach Monatsabschluss fasst die Anwesenheitsliste für jede Person Arbeitsstunden, Saldo, Urlaub, Krankheit, Freistellungen, Ausgleich und Überstunden zusammen und lässt sich als CSV, Excel oder PDF exportieren. Die Zählung von Resturlaub und verbleibenden Freistellungen kommt als Erweiterung: Heute erfasst Klokka Abwesenheiten und lässt sie genehmigen, führt aber noch keinen Saldo dazu.
Was ein KMU für Anwesenheit und Abwesenheiten braucht
Anforderungen, die Unternehmen mit Angestellten, Verwaltungsbüros und Abteilungsleitungen teilen.
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Anträge mit schriftlicher Entscheidung
Urlaub und Freistellungen per Formular beantragt, mit Begründung genehmigt oder abgelehnt: Wer was erlaubt hat, lässt sich auch Monate später nachlesen.
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Schließungen und Feiertage, die alle kennen
Brückentage, Betriebsferien im Sommer und lokale Feiertage einmal eingetragen, mit einer E-Mail an die betroffenen Angestellten.
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Mehrstunden entschieden, nicht vergessen
Stunden über der Sollzeit werden am Monatsende bestätigt: als Freizeitausgleich, als Überstunden oder aufgeteilt.
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Ein Monat, bereit für die Lohnabrechnung
Arbeitsstunden und Abwesenheiten jeder Person in einer Liste zusammengefasst, für die Stelle, die die Gehälter abrechnet.
Vom Antrag zur Anwesenheitsliste: der Monat eines Angestellten
Beispiel: wie Urlaub und erfasste Stunden bei der Verwaltung ankommen, jeweils mit eigener Genehmigung.
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1 Angestellte → Unternehmen Die angestellte Person beantragt Urlaub in Klokka: Art, Daten und bei einem einzelnen Tag das Zeitfenster. Der Antrag geht an die Person, die Abwesenheiten verwaltet.
Klokka -
2 Unternehmen → Angestellte Diese genehmigt oder lehnt mit Begründung ab: Das Ergebnis geht an die angestellte Person, und die Abwesenheit erscheint im Firmenkalender als «Abwesend».
Kalendo -
3 Angestellte → Unternehmen Am Ende der Woche reicht die angestellte Person ihre Stunden zur Genehmigung ein: Ab dann lässt sich die Woche nicht mehr ändern.
Klokka -
4 Unternehmen → Angestellte Ein Administrator genehmigt die Woche oder schickt sie mit Begründung zurück. Nach Monatsabschluss ist die Anwesenheitsliste bereit für die Lohnabrechnung.
Klokka
Was Sie im Blick behalten
Die Bestandteile des Arbeitsverhältnisses, die Klokka in Ordnung hält
Jeder davon an die Person und an den Monat gebunden, in dem er zählt.
- Anträge auf Urlaub, Freistellung, Krankheit und Stundenausgleich
- Betriebsschließungen und Feiertage, lokale Feiertage eingeschlossen
- Vollzeit- und Teilzeitverträge, mit dem Verlauf der Änderungen
- Arbeitsstunden Tag für Tag, gemessen an der Sollzeit
- Eingereichte, genehmigte oder zurückgeschickte Wochen
- Bestätigte Mehrstunden, als Ausgleich oder als Überstunden
Weniger Nachfragen für die Verwaltung, klare Regeln für die Belegschaft
Dieselben Informationen, gelesen von zwei Seiten mit unterschiedlichen Bedürfnissen.
Für das Unternehmen
- Schriftliche Anträge und Entscheidungen statt verstreuter Nachrichten in Chats und E-Mails.
- Die Anwesenheitsliste des Monats als CSV, Excel oder PDF, ohne etwas abzutippen.
- Mehrstunden kommen nicht von selbst hinein: Sie bestätigt, wer das Privileg hat, nie die eigenen.
- Eine genehmigte Woche ändert sich nicht mehr: Zur Korrektur wird sie wieder geöffnet, und das bleibt festgehalten.
- Abwesenheiten verwalten und Mehrstunden anerkennen sind zwei getrennte Privilegien, für verschiedene Abteilungen.
Für die Angestellten
- Urlaub und Freistellungen in wenigen Schritten beantragt, mit dem Ergebnis per Benachrichtigung und E-Mail.
- Schließungen und Feiertage schon im Kalender, mit einem Hinweis, wenn das Unternehmen eine hinzufügt.
- Zusätzlich gearbeitete Stunden werden gezählt und bekommen ein Ziel.
- Im Firmenkalender steht nur «Abwesend»: Der Grund der Abwesenheit bleibt privat.
Mehr als ein Urlaubskalender
Die Funktionen, mit denen der Monat ohne Überraschungen schließt
Schon in Klokka: vom Vertrag jeder Person bis zur Zusammenfassung für die Personalverwaltung.
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Anwesenheitsliste
Für jede Person und jeden Monat: gearbeitete, erwartete und geschuldete Stunden, Saldo, Urlaub, Krankheit, Freistellungen, Ausgleich und Überstunden.
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Monatliche Zusammenfassung per E-Mail
Am Monatsende erhält, wer das Privileg «Erhält die monatliche Zusammenfassung von Abwesenheiten und Stunden» hat, die Übersicht des Teams per E-Mail.
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Genehmigung der Stunden
Für jede Person wählen Sie: keine Genehmigung, eine für jede Erfassung oder für die ganze Woche.
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Hinweis auf Schließungen
Beim Speichern einer Schließung werden die Angestellten per E-Mail informiert; wird sie gelöscht, erhalten sie die Absage.
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Verträge und Arbeitszeiten
Vollzeit oder horizontale, vertikale oder gemischte Teilzeit: Die Sollzeit folgt dem Vertrag, der am jeweiligen Tag gilt.
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Erinnerung am Tagesende
Wer die Stunden des Tages noch nicht erfasst hat, erhält eine Benachrichtigung, zu der Uhrzeit, die das Unternehmen wählt.
Die Kamzan-Produkte für Anwesenheit und Abwesenheiten
Klokka führt Stunden und Abwesenheiten; die anderen Module nutzen sie dort, wo sie gebraucht werden.
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Klokka
Stunden, Urlaub, Freistellungen, Schließungen und Mehrstunden an einem Ort, mit der Anwesenheitsliste des Monats.
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Kalendo
Der gemeinsame Firmenkalender zeigt, wer abwesend ist und an welchen Tagen geschlossen ist, ohne den Grund zu nennen.
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Projekta
Beim Zuweisen der Arbeit berücksichtigt es die Stunden, die jede Person leisten kann: Vertrag, Schließungen, Urlaub und Freistellungen.
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kMeeting
Wer eine Besprechung organisiert, kann sich im Firmenkalender als belegt eintragen; die Besprechungsstunden werden in Klokka erfasst.
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Alex