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Intervenções no terreno, registadas no local
A folha de intervenção preenchida à noite, de memória, perde horas e pormenores. Com o Klokka, o técnico inicia o temporizador no telemóvel quando chega ao cliente e, no fim do trabalho, preenche os campos que a empresa definiu e tira as fotografias: ao escritório chega um registo completo, pronto a aprovar e a mostrar ao cliente.
Klokka para a assistência técnica
Quem trabalha fora não tem uma secretária onde preencher a folha de horas
Instaladores, técnicos de manutenção e de assistência passam o dia de cliente em cliente. As horas reconstroem-se depois, os materiais lembram-se a meias e, quando o cliente contesta uma intervenção, resta apenas a palavra do técnico. O Klokka usa-se no navegador do telemóvel: uma barra em baixo com o temporizador ao centro e um registo que leva consigo cliente, projeto, atividade e local.
Cada empresa decide o que pedir: que locais de trabalho existem e se em cada um é necessária a posição GPS, que campos compõem as notas de relatório, quem tem de anexar fotografias e quem tem de ver as horas aprovadas. Quem trabalha no escritório continua a usar o Klokka como antes.
O que precisa quem trabalha nas instalações dos clientes
Necessidades comuns a empresas de instalação e manutenção, centros de assistência e empresas com técnicos externos.
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Registar no local
Iniciar e parar o tempo no telemóvel, à chegada e à saída, em vez de reconstruir o dia à noite.
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Saber onde se trabalhou
O local de cada intervenção — na sede, no cliente, num parceiro — e, quando necessário, a posição registada.
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Um relatório igual para todos
Os mesmos campos para cada técnico — estado dos trabalhos, problemas, materiais, resultado — para que as notas se leiam e se comparem.
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Uma prova para o cliente
Fotografias do trabalho, morada e horas aprovadas para mostrar quando o cliente pergunta o que foi feito.
Da marcação à aprovação: o percurso de uma intervenção
Exemplo: como uma intervenção num cliente se torna horas documentadas e aprovadas.
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1 Escritório → Técnico O escritório marca a intervenção no calendário do Kalendo; terminado o trabalho, as horas podem ser registadas a partir do próprio evento, em projeto e atividade.
Kalendo -
2 Técnico → Escritório No cliente, o técnico inicia o temporizador no telemóvel num projeto e atividade; o seu local predefinido já está preenchido e muda-se em cada registo.
Klokka -
3 Técnico → Escritório No fim da intervenção completa o registo: notas de relatório, fotografias tiradas no local e, se o local o exigir, a posição GPS.
Klokka -
4 Escritório → Técnico O escritório aprova ou devolve o registo com o motivo; só as horas aprovadas entram na faturação e nas exportações.
Klokka
O que regista
O que fica escrito de cada intervenção
Tudo no mesmo registo, para que quem aprova o encontre num só sítio.
- Horas de cada intervenção, por cliente, projeto e atividade
- Local de trabalho: na sede, no cliente, num parceiro
- Posição GPS com morada e precisão, onde o local a exige
- Notas de relatório: estado dos trabalhos, problemas, materiais, resultado
- Fotografias tiradas no local e documentos anexos
- Resultado da aprovação, com o motivo de uma eventual recusa
Menos reconstruções para o técnico, menos contestações para a empresa
O trabalho descreve-se uma vez, no momento em que se faz.
Para a empresa
- Registos que chegam completos: horas, local, notas e fotografias.
- Campos de relatório definidos por si, e cada projeto pede apenas os que precisa.
- As horas a aguardar aprovação ficam fora da faturação e das exportações.
- GPS só onde faz sentido: ativa-se local a local, facultativo ou obrigatório.
- O mapa de horas para o cliente mostra horas e valores faturáveis, nunca custos internos nem margem.
Para o técnico
- O temporizador no telemóvel, com um botão ao centro da barra inferior.
- O local predefinido já preenchido, até diferente consoante o dia da semana.
- As fotografias tiram-se diretamente no registo, sem passar pela galeria.
- Se um registo for recusado, o motivo fica escrito: corrige-se e volta à fila.
Dentro do Klokka
As funções para registar o trabalho no terreno
Já no produto: ativam-se nas definições e ajustam-se pessoa a pessoa.
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Locais de trabalho
A empresa define os seus locais — sede, cliente, parceiro — e o local predefinido de cada pessoa, até dia a dia.
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Posição GPS
Para cada local: desativada, facultativa ou obrigatória. É obtida uma vez, ao guardar o registo, e transforma-se numa morada legível.
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Notas com os seus campos
Texto, número, lista pendente, escolha múltipla, sim/não. Onde são obrigatórias, as notas em falta ficam assinaladas e chega um lembrete.
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Fotografias e anexos
No telemóvel, a fotografia tira-se dentro do registo. Para quem tem de documentar cada intervenção, o anexo pode ser tornado obrigatório.
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Aprovação das horas
Por registo ou pela semana inteira, à escolha pessoa a pessoa. Quem aprova vê notas, fotografias e anexos antes de decidir.
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PDF da intervenção e mapa de horas
Cada registo exporta-se em PDF com notas, morada, fotografias e o seu logótipo. Com a extensão Mapas de horas para o cliente, as horas do período chegam ao cliente através de uma ligação protegida.
Os produtos Kamzan para a assistência técnica
O Klokka regista o trabalho; os outros produtos planeiam as intervenções e recolhem os pedidos dos clientes.
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Klokka
Temporizador no telemóvel, locais de trabalho, posição GPS, notas de relatório, fotografias e aprovação das horas.
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Kalendo
As marcações nas instalações dos clientes no calendário; a partir do evento, as horas registam-se no Klokka em projeto e atividade.
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Projekta
O plano das encomendas: com Carga da equipa, no Klokka, vê-se quem ainda tem horas livres, contando marcações, tarefas abertas, férias e encerramentos.
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kDesk
Os pedidos de assistência dos clientes, com o mesmo registo de clientes do Klokka; os tempos de resposta têm em conta os encerramentos da empresa definidos no Klokka.
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Alex