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Folhas de horas para agências de comunicação e marketing
Uma agência vende tempo: o da estratégia, do copy, do design, das chamadas com o cliente. O Klokka regista-o enquanto se trabalha, no cliente e no projeto certos, compara-o com o orçamento e transforma-o no mapa que o cliente abre a partir de uma ligação — e na margem que a agência consulta sem exportar nada.
Klokka para agências
O cliente com a avença mais alta nem sempre é o mais rentável
Numa agência, as horas dispersam-se em muitos pedaços pequenos: mais uma ronda de alterações, uma chamada não prevista, um visual refeito na véspera da publicação. Nenhum desses pedaços está no orçamento e, no fim do trimestre, o cliente mais importante pode revelar-se o menos rentável. Sem horas fiáveis ligadas a tarifas e custos, a margem não é um número: é uma impressão.
Com o Klokka, cada registo de tempo nasce ligado a um cliente, um projeto e uma atividade, com a tarifa acordada. As horas faturáveis tornam-se o mapa do mês, que o cliente abre no navegador sem conta; as mesmas horas, comparadas com o custo interno, tornam-se a margem do projeto e do cliente.
O que uma agência de comunicação precisa
Necessidades comuns a estúdios criativos, agências digitais e de redes sociais, assessorias de imprensa e consultoras de marketing.
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Horas por cliente e por projeto
Saber quantas horas foram para cada cliente, campanha e atividade, sem as reconstruir de memória à sexta-feira à noite.
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Mapas para o cliente
Mostrar ao cliente em que se trabalhou durante o mês, registo a registo, num documento que não se altera depois de enviado.
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Margens reais
Receita, custo interno e margem por projeto e por cliente, calculados sobre as horas reais e não sobre a estimativa do orçamento.
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Clientes com várias empresas
Grupos com várias marcas ou sociedades que pedem o mesmo trabalho: horas registadas uma única vez e visíveis para cada empresa envolvida.
Do orçamento ao mapa: o percurso de um projeto
Exemplo: como as horas de uma campanha se tornam o mapa do mês e a margem do projeto.
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1 Cliente → Agência O cliente aprova o orçamento: a agência abre o projeto no cliente que já está no Kore CRM, com tarifa e horas orçamentadas.
Kore CRM -
2 Cliente → Agência O kick-off e as chamadas de acompanhamento com o cliente estão no calendário: é daí que se imputam ao projeto, sem as voltar a escrever.
Kalendo -
3 Agência → Cliente No fim do mês, a agência envia o mapa: uma ligação protegida com horas e montantes faturáveis, nunca custos internos nem margem.
Klokka -
4 Cliente → Agência O cliente abre-o no navegador e descarrega o PDF; a agência vê a abertura e a transferência, e as horas partilhadas deixam de poder ser alteradas.
Klokka
O que mantém sob controlo
As horas e os números de cada cliente, num só lugar
Cada dado nasce dos registos de tempo, e cada pessoa vê-o de acordo com os privilégios da sua tipologia.
- Horas por cliente, projeto, subprojeto e atividade
- Tarifas do cliente, do projeto e do subprojeto
- Horas orçamentadas e consumidas de cada projeto
- Mapas enviados, com aberturas e transferências
- Horas já exportadas para faturar
- Proporção de horas faturáveis no total
Números claros para a agência, nenhuma surpresa para o cliente
As mesmas horas servem duas contas diferentes: a interna e a que se envia ao cliente.
Para a agência
- Horas registadas enquanto se trabalha, a partir do temporizador ou do Time Deck, já no cliente e no projeto certos.
- Margens por projeto e por cliente sobre as horas reais, com as tarifas acordadas e o custo das pessoas.
- Um objetivo de orçamento sobre as horas previstas, com aviso quando o projeto se aproxima do limite.
- Cada hora exportada para faturar uma só vez: no mês seguinte recomeça-se a partir das horas novas.
- O custo interno dos colegas só é visível para quem tem o privilégio «Ver o custo interno de outras pessoas».
Para o cliente
- O mapa do mês numa ligação, protegida por palavra-passe ou por um código enviado por e-mail, sem criar conta.
- Horas e montantes do período registo a registo, com o logótipo da agência, para descarregar em PDF.
- Página e e-mails na sua língua, entre as sete do ecossistema.
- Num grupo com várias sociedades, cada empresa encontra no seu próprio mapa o trabalho feito também para ela.
Para além do temporizador
As funções de que precisa quem vende horas de trabalho criativo
Já incluídas no Klokka ou ativáveis como extensão, consoante a forma de trabalhar da agência.
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Time Deck
O trabalho de todos os dias — a gestão das redes sociais, a reunião de equipa — torna-se um botão com projeto e atividade já escolhidos: um toque e o temporizador arranca.
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Etiquetas transversais
Marque os registos como «fora do orçamento» ou «urgente» e encontre-os nos relatórios de todos os projetos, sem criar projetos fictícios.
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Perguntas no fecho do registo
A agência pede as informações necessárias à fatura — número da nota de encomenda, referência do cliente — antes de fechar o registo.
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Aprovação semanal
Cada pessoa submete a sua semana e um administrador aprova-a ou devolve-a: até lá, essas horas ficam fora da faturação e das exportações.
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Projetos com semáforo
Com o Projekta, todos os projetos numa tabela: horas previstas e registadas, próxima entrega, tarefas em atraso e o motivo do semáforo.
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Modelos de estrutura
O trabalho que se repete — o lançamento de um produto, o plano editorial do mês — guarda-se uma vez e nasce já organizado para o cliente seguinte.
Os produtos Kamzan para a agência
O Klokka mede o tempo; os outros módulos trazem clientes, planos e reuniões sem os introduzir duas vezes.
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Klokka
Horas por cliente e projeto, tarifas, margens e mapas para enviar ao cliente através de uma ligação protegida.
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Projekta
Planos, entregas e tarefas dos projetos: a tabela de projetos com semáforo e a carga da equipa chegam ao Klokka.
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Kore CRM
O registo de clientes partilhado: quem já é cliente no CRM já está disponível no Klokka, sem o introduzir duas vezes.
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Kalendo
O calendário da agência: o kick-off e as chamadas com o cliente imputam-se a projeto e atividade diretamente a partir do evento.
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Alex