Gestión de vacaciones, asistencia y horas extra en las pymes
Las solicitudes de vacaciones llegan por chat, las horas se reconstruyen a fin de mes y el departamento de nóminas espera una hoja que nadie ha rellenado todavía. Con Klokka ausencias, horas trabajadas y horas extra pasan por un solo sitio, y el mes se cierra con la hoja de asistencia ya lista.
Klokka para pymes
Quién estaba, quién estaba de vacaciones, cuántas horas ha trabajado: tres preguntas, un solo sitio
En una pequeña o mediana empresa, las mismas personas llevan el calendario de vacaciones, revisan las horas y preparan los datos para la gestoría laboral. Klokka reúne los tres trabajos: vacaciones, permisos, bajas por enfermedad y recuperación de horas pasan por una aprobación por escrito, los cierres de empresa y los festivos valen para todos, y las horas registradas se comparan con las que cada uno debe según su contrato, a jornada completa o parcial.
Con el mes cerrado, la hoja de asistencia resume para cada persona horas trabajadas, saldo, vacaciones, enfermedad, permisos, recuperación y horas extra pagadas, y se exporta en CSV, Excel o PDF. El recuento de vacaciones y permisos pendientes llegará como extensión: hoy Klokka registra las ausencias y las hace aprobar, pero todavía no lleva su saldo.
Lo que necesita una pyme para gestionar asistencia y ausencias
Necesidades comunes a empresas con personal en plantilla, oficinas de administración y responsables de departamento.
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Solicitudes con una decisión por escrito
Vacaciones y permisos pedidos desde un formulario, aprobados o rechazados con un motivo: quién autorizó qué se puede leer meses después.
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Cierres y festivos que todos conocen
Puentes, cierres de verano y la fiesta local se escriben una vez, con un aviso por email a los empleados afectados.
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Horas extra decididas, no olvidadas
Las horas por encima del horario debido se confirman a fin de mes: a recuperación, pagadas o repartidas entre las dos.
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Un mes listo para las nóminas
Horas trabajadas y ausencias de cada persona resumidas en una hoja, para pasarla a quien prepara las nóminas.
De la solicitud a la hoja de asistencia: el mes de un empleado
Ejemplo: cómo las vacaciones y las horas registradas llegan a administración, cada una con su aprobación.
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1 Empleado → Empresa El empleado pide las vacaciones desde Klokka: tipo, fechas y, para un solo día, la franja horaria. La solicitud llega a quien gestiona las ausencias.
Klokka -
2 Empresa → Empleado Quien gestiona aprueba o rechaza con un motivo: el resultado llega al empleado y la ausencia aparece en el calendario de empresa como «Ausente».
Kalendo -
3 Empleado → Empresa Al final de la semana el empleado envía sus horas para su aprobación: desde ese momento la semana ya no se modifica.
Klokka -
4 Empresa → Empleado Un administrador aprueba la semana o la devuelve con un motivo. Con el mes cerrado, la hoja de asistencia está lista para las nóminas.
Klokka
Lo que tienes bajo control
Los elementos de la relación laboral que Klokka mantiene en orden
Cada uno vinculado a la persona y al mes en que cuenta.
- Solicitudes de vacaciones, permisos, enfermedad y recuperación de horas
- Cierres de empresa y festivos, fiesta local incluida
- Contratos a jornada completa y parcial, con el historial de cambios
- Horas trabajadas día a día, frente a las horas debidas
- Semanas enviadas, aprobadas o devueltas
- Horas extra confirmadas, a recuperación o pagadas
Menos persecuciones para administración, reglas claras para quien trabaja
La misma información, leída por dos partes con necesidades distintas.
Para la empresa
- Solicitudes y decisiones por escrito, en lugar de mensajes dispersos entre chats y emails.
- La hoja de asistencia del mes en CSV, Excel o PDF, sin copiar nada a mano.
- Las horas extra no entran solas: las confirma quien tiene el privilegio, nunca las propias.
- Una semana aprobada ya no cambia: para corregirla se reabre, y queda constancia.
- Gestionar las ausencias y reconocer las horas extra son dos privilegios distintos, para departamentos distintos.
Para el empleado
- Vacaciones y permisos pedidos en pocos pasos, con el resultado por notificación y email.
- Cierres y festivos ya en el calendario, con un aviso cuando la empresa añade uno.
- Las horas trabajadas de más se cuentan y tienen un destino.
- En el calendario de empresa solo aparece «Ausente»: el motivo de la ausencia sigue siendo privado.
Más allá del calendario de vacaciones
Las funciones que cierran el mes sin sorpresas
Ya en Klokka: del contrato de cada uno al resumen para la administración de personal.
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Hoja de asistencia
Para cada persona y cada mes: horas trabajadas, previstas y debidas, saldo, vacaciones, enfermedad, permisos, recuperación y horas extra pagadas.
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Resumen mensual por email
A fin de mes, quien tiene el privilegio «Recibe el resumen mensual de ausencias y horas» recibe el resumen del equipo en su correo.
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Aprobación de las horas
Para cada persona se elige: sin aprobación, una por cada registro o la semana entera.
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Aviso de cierre
Al guardar un cierre se avisa a los empleados por email; si el cierre se elimina, reciben la anulación.
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Contratos y horarios
Jornada completa, o parcial horizontal, vertical o mixta: las horas debidas siguen el contrato vigente cada día.
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Recordatorio al final del día
Quien todavía no ha registrado las horas del día recibe una notificación, a la hora que elige la empresa.
Los productos Kamzan para asistencia y ausencias
Klokka lleva horas y ausencias; los demás módulos las usan donde hacen falta.
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Klokka
Horas, vacaciones, permisos, cierres y horas extra en un solo sitio, con la hoja de asistencia del mes.
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Kalendo
El calendario de empresa compartido muestra quién está ausente y los días de cierre, sin decir el motivo.
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Projekta
Al asignar el trabajo tiene en cuenta las horas que cada uno puede hacer: contrato, cierres, vacaciones y permisos.
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kMeeting
Quien organiza una reunión puede marcarse ocupado en el calendario de empresa; las horas de reunión se registran en Klokka.
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Alex