Gestione di ferie, presenze e ore in più nelle PMI
Le richieste di ferie arrivano in chat, le ore si ricostruiscono a fine mese e l’ufficio paghe aspetta un foglio che nessuno ha ancora compilato. Con Klokka assenze, ore lavorate e ore in più passano da un posto solo, e il mese si chiude con il foglio presenze già pronto.
Klokka per le PMI
Chi c’era, chi era in ferie, quante ore ha lavorato: tre domande, un posto solo
In una piccola o media impresa le stesse persone tengono il calendario delle ferie, controllano le ore e preparano i dati per il consulente del lavoro. Klokka tiene insieme i tre lavori: ferie, permessi, malattia e recupero ore passano da un’approvazione scritta, chiusure aziendali e festività valgono per tutti, e le ore registrate si confrontano con quelle dovute dal contratto di ciascuno, full-time o part-time.
A mese chiuso il foglio presenze riassume per ogni persona ore lavorate, saldo, ferie, malattia, permessi, recupero e straordinario, e si esporta in CSV, Excel o PDF. Il conteggio di ferie e permessi residui è in arrivo come estensione: oggi Klokka registra e fa approvare le assenze, ma non ne tiene ancora il saldo.
Cosa serve a una PMI per gestire presenze e assenze
Esigenze comuni ad aziende con personale dipendente, uffici amministrativi e responsabili di reparto.
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Richieste con una decisione scritta
Ferie e permessi chiesti da un modulo, approvati o rifiutati con una motivazione: chi ha autorizzato cosa si legge anche dopo mesi.
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Chiusure e festività note a tutti
Ponti, chiusure estive e festa del patrono scritti una volta, con un avviso via email ai dipendenti interessati.
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Ore in più decise, non dimenticate
Le ore oltre l’orario dovuto si confermano a fine mese: a recupero, a straordinario o divise fra le due.
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Un mese pronto per le paghe
Ore lavorate e assenze di ogni persona riassunte in un foglio, da passare a chi elabora le buste paga.
Dalla richiesta al foglio presenze: il mese di un dipendente
Esempio: come ferie e ore registrate arrivano all’amministrazione, ognuna con la sua approvazione.
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1 Dipendente → Azienda Il dipendente chiede le ferie da Klokka: tipo, date e, per una giornata sola, la fascia oraria. La richiesta arriva a chi gestisce le assenze.
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2 Azienda → Dipendente Chi gestisce approva o rifiuta con una motivazione: l’esito arriva al dipendente e l’assenza compare sul calendario aziendale come «Assente».
Kalendo -
3 Dipendente → Azienda A fine settimana il dipendente invia le sue ore per l’approvazione: da quel momento la settimana non si modifica più.
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4 Azienda → Dipendente Un amministratore approva la settimana o la rimanda indietro con una motivazione. A mese chiuso il foglio presenze è pronto per le paghe.
Klokka
Cosa tieni sotto controllo
Le voci del rapporto di lavoro che Klokka tiene in ordine
Ognuna legata alla persona e al mese in cui conta.
- Richieste di ferie, permessi, malattia e recupero ore
- Chiusure aziendali e festività, festa del patrono compresa
- Contratti full-time e part-time, con lo storico dei cambi
- Ore lavorate giorno per giorno, rispetto alle ore dovute
- Settimane inviate, approvate o rimandate indietro
- Ore in più confermate, a recupero o a straordinario
Meno rincorse per l’amministrazione, regole chiare per chi lavora
Le stesse informazioni, lette da due parti con esigenze diverse.
Per l’azienda
- Richieste e decisioni scritte, invece di messaggi sparsi fra chat ed email.
- Il foglio presenze del mese in CSV, Excel o PDF, senza ricopiare niente.
- Le ore in più non entrano da sole: le conferma chi ha il privilegio, mai le proprie.
- Una settimana approvata non cambia più: per correggerla la si riapre, e resta scritto.
- Gestire le assenze e riconoscere le ore in più sono due privilegi distinti, da affidare a uffici diversi.
Per il dipendente
- Ferie e permessi chiesti in pochi passaggi, con l’esito che arriva per notifica ed email.
- Chiusure e festività già nel calendario, con un avviso quando l’azienda ne aggiunge una.
- Le ore lavorate in più vengono contate e trovano una destinazione.
- Sul calendario aziendale compare solo «Assente»: il motivo dell’assenza resta privato.
Oltre il calendario delle ferie
Le funzioni che chiudono il mese senza sorprese
Già in Klokka: dal contratto di ciascuno al riepilogo per l’amministrazione del personale.
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Foglio presenze
Per ogni persona e ogni mese: ore lavorate, attese e dovute, saldo, ferie, malattia, permessi, recupero e straordinario.
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Recap mensile via email
A fine mese chi ha il privilegio «Riceve il recap mensile assenze e ore» trova il riepilogo del team nella posta.
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Approvazione delle ore
Per ogni persona si sceglie: nessuna approvazione, una per ogni registrazione o la settimana intera.
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Avviso di chiusura
Salvando una chiusura si avvisano i dipendenti via email; se la chiusura si elimina, ricevono l’annullamento.
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Contratti e orari
Full-time, part-time orizzontale, verticale o misto: le ore dovute seguono il contratto valido giorno per giorno.
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Promemoria di fine giornata
Chi non ha ancora registrato le ore della giornata riceve una notifica, all’ora scelta dall’azienda.
I prodotti Kamzan per presenze e assenze
Klokka tiene ore e assenze; gli altri moduli le usano dove servono.
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Klokka
Ore, ferie, permessi, chiusure e ore in più in un posto solo, con il foglio presenze del mese.
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Kalendo
Il calendario aziendale condiviso mostra chi è assente e i giorni di chiusura, senza dire il motivo.
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Projekta
Quando assegna il lavoro tiene conto delle ore che ognuno può fare: contratto, chiusure, ferie e permessi.
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Chi organizza una riunione può segnarsi occupato sul calendario aziendale; le ore di riunione si rendicontano in Klokka.
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Alex