Timesheet per software house e consulenza IT
Le commesse si stimano in giornate e si consumano in ore: se le ore si ricostruiscono a fine mese, lo sforamento si scopre quando è già in fattura. Con Klokka sviluppatori e freelance registrano il tempo sulla commessa mentre lavorano, e chi la guida vede ore previste e consumate, carico del team e margine.
Klokka per le software house
Una commessa a corpo si perde un’ora alla volta
In una software house il preventivo è fatto di stime: analisi, sviluppo, test, rilascio. Poi arrivano le richieste in corsa, le call in più, il bug da sistemare in garanzia. Se le ore non sono legate alla commessa nel momento in cui si lavorano, il conto vero si fa a progetto chiuso, quando non c’è più niente da correggere.
Klokka mette ogni ora su cliente, progetto, sotto-progetto e attività, la valorizza con tariffe e costo del lavoro e la confronta con le stime che stanno in Projekta. I freelance lavorano dentro un monte ore concordato, e il cliente riceve il rapportino del mese come link, non come foglio di calcolo.
Cosa serve a chi lavora a commessa
Esigenze comuni a software house, web agency e società di consulenza IT, con dipendenti e collaboratori esterni.
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Ore sulla commessa giusta
Ogni ora agganciata a cliente, progetto, fase e attività mentre si lavora, non ricostruita a memoria a fine mese.
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Freelance dentro il monte ore
Le ore concordate con il consulente esterno in un posto solo, con il residuo visibile a lui e a chi lo ha incaricato.
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Chi ha spazio questa settimana
Prima di prendere un lavoro nuovo, sapere chi è già pieno e chi è in ferie, senza fare il giro delle scrivanie.
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Il margine prima del consuntivo
Ore stimate contro ore registrate, costo contro ricavo, commessa per commessa, mentre il progetto è ancora aperto.
Dalla stima al rapportino: il giro di una commessa
Esempio: come le ore di sviluppatori e freelance arrivano alla commessa e diventano numeri per chi la guida.
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1 Project manager → Team Il project manager pianifica la commessa in Projekta — fasi, stime, consegne — e prima di assegnare i compiti guarda nel Carico del team chi ha ore libere.
Projekta -
2 Team → Project manager Sviluppatori e freelance registrano le ore sul progetto e sul compito, con il timer o un tasto del Time Deck. Il freelance registra solo dove ha un monte ore attivo.
Klokka -
3 Team → Project manager Sprint review e call con il cliente si rendicontano su progetto e attività direttamente dal meeting: le ore di riunione entrano senza riscriverle.
kMeeting -
4 Project manager → Team In Commesse il project manager legge ore previste e registrate e il motivo di ogni semaforo; se una commessa sfora, ridistribuisce il lavoro prima della consegna.
Klokka
Cosa tieni sotto controllo
I numeri di una commessa che Klokka tiene in ordine
Raccolti mentre si lavora, letti da chi ha il privilegio di vederli.
- Ore per commessa, fase e attività: analisi, sviluppo, test, riunioni
- Ore lavorate contro ore stimate su ogni compito e sotto-compito
- Monte ore di ogni freelance, con residuo, soglie di avviso e scadenza
- Ore fatturabili e non fatturabili, con i tag per garanzia e lavoro interno
- Costo del lavoro, ricavo e margine di ogni commessa
- Rapportini mensili per il cliente, con aperture e download tracciati
Più controllo per chi guida, meno burocrazia per chi sviluppa
Lo stesso dato serve a tutti e due, e si inserisce una volta sola.
Per la software house
- Lo sforamento di una commessa si vede mentre succede, con il motivo accanto al semaforo.
- Il monte ore dei freelance non si supera per distrazione: a monte esaurito il timer si ferma, se lo decidi.
- Marginalità calcolata sulle ore reali, con tariffe per cliente e progetto e costo del lavoro.
- Il rapportino al cliente è un link protetto con il solo fatturabile: costo interno e margine restano dentro.
- Le ore già esportate per la fattura restano segnate: il mese dopo non tornano nel file.
Per sviluppatori e freelance
- Un tasto del Time Deck per il progetto di tutti i giorni: niente tre menu per far partire il timer.
- Compiti con scadenza e stima, e le ore già messe accanto: nessuno chiede a voce a che punto sei.
- Il freelance vede ore consumate, residue e scadenza del proprio monte ore, e riceve un avviso alle soglie.
- Ognuno vede solo quello che gli serve: le attività interne restano nascoste a chi è esterno.
Oltre il timer
Le funzioni di Klokka che servono a una software house
Alcune sono estensioni, e Commesse e Carico del team leggono i dati da Projekta.
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Commesse
Per ogni commessa ore previste, registrate e rimaste, prossima consegna e compiti in ritardo, con il motivo del semaforo. Richiede Projekta.
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Carico del team
Una griglia persona per giorno: ore impegnate contro ore lavorabili, con ferie e chiusure già tolte. Richiede Projekta.
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Collaboratori esterni
Monte ore per freelance e progetto, con tariffa propria, soglie di avviso e timer bloccato a monte esaurito.
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Compiti e sotto-compiti
Scadenza e ore preventivate, ore registrate contro la stima e, alla chiusura, se il compito è arrivato in tempo.
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Rapportini cliente
Il dettaglio del mese in un link con password o codice via email, revocabile, con lo storico degli accessi.
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Obiettivi di budget
Un tetto di ore sul progetto: avviso vicino al limite e quando si sfora, senza bloccare le registrazioni.
I prodotti Kamzan per una software house
Klokka registra le ore; gli altri tre le collegano al piano, alle riunioni e all’assistenza.
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Klokka
Ore per commessa, monte ore dei freelance, rapportini al cliente e marginalità di ogni progetto.
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Projekta
Piano, stime e consegne delle commesse: Klokka ne legge lo stato e il carico del team.
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kMeeting
Le call con il cliente si rendicontano sulla commessa direttamente dal meeting.
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kDesk
Ticket di assistenza dopo il rilascio; l’orario di servizio degli SLA può partire da orari e chiusure già impostati in Klokka.
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Alex