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Zeiterfassung für Softwarehäuser und IT-Beratung
Aufträge werden in Tagen geschätzt und in Stunden verbraucht: Werden die Stunden erst am Monatsende zusammengesucht, zeigt sich die Überschreitung, wenn sie schon auf der Rechnung steht. Mit Klokka erfassen Entwickler und Freelancer ihre Zeit beim Arbeiten direkt auf dem Auftrag, und wer ihn leitet, sieht geplante und verbrauchte Stunden, Team-Auslastung und Marge.
Klokka für Softwarehäuser
Ein Festpreisprojekt geht Stunde um Stunde verloren
In einem Softwarehaus besteht das Angebot aus Schätzungen: Analyse, Entwicklung, Test, Release. Dann kommen die Änderungswünsche, die zusätzlichen Calls, der Fehler, der im Rahmen der Gewährleistung behoben werden muss. Werden die Stunden nicht in dem Moment dem Auftrag zugeordnet, in dem sie anfallen, entsteht die echte Rechnung erst nach Projektende, wenn sich nichts mehr korrigieren lässt.
Klokka ordnet jede Stunde Kunde, Projekt, Unterprojekt und Tätigkeit zu, bewertet sie mit Sätzen und Personalkosten und vergleicht sie mit den Schätzungen aus Projekta. Freelancer arbeiten innerhalb eines vereinbarten Stundenkontingents, und der Kunde erhält den Monatsrapport als Link, nicht als Tabelle.
Was Teams brauchen, die auf Auftrag arbeiten
Anforderungen, die Softwarehäuser, Webagenturen und IT-Beratungen mit Angestellten und externen Mitarbeitern teilen.
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Stunden auf dem richtigen Auftrag
Jede Stunde mit Kunde, Projekt, Phase und Tätigkeit verknüpft, während gearbeitet wird, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis rekonstruiert.
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Freelancer innerhalb ihres Kontingents
Die mit dem externen Berater vereinbarten Stunden an einem Ort, mit dem Reststand für ihn und für den, der ihn beauftragt hat.
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Wer diese Woche Luft hat
Bevor ein neuer Auftrag angenommen wird, wissen, wer schon ausgelastet und wer im Urlaub ist, ohne von Schreibtisch zu Schreibtisch zu gehen.
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Die Marge vor der Nachkalkulation
Geschätzte gegen erfasste Stunden, Kosten gegen Erlös, Auftrag für Auftrag, solange das Projekt noch läuft.
Von der Schätzung zum Rapport: der Weg eines Auftrags
Beispiel: wie die Stunden von Entwicklern und Freelancern beim Auftrag ankommen und zu Zahlen für die Projektleitung werden.
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1 Projektleitung → Team Die Projektleitung plant den Auftrag in Projekta — Phasen, Schätzungen, Lieferungen — und prüft vor der Vergabe der Aufgaben in der Team-Auslastung, wer freie Stunden hat.
Projekta -
2 Team → Projektleitung Entwickler und Freelancer erfassen die Stunden auf Projekt und Aufgabe, mit dem Timer oder einer Taste im Time Deck. Ein Freelancer erfasst nur dort, wo er ein aktives Kontingent hat.
Klokka -
3 Team → Projektleitung Sprint-Reviews und Calls mit dem Kunden werden direkt aus dem Meeting auf Projekt und Tätigkeit verbucht: Die Besprechungsstunden kommen an, ohne sie neu einzutippen.
kMeeting -
4 Projektleitung → Team Unter Aufträge liest die Projektleitung geplante und erfasste Stunden und den Grund jeder Ampel; läuft ein Auftrag aus dem Ruder, wird die Arbeit vor der Lieferung neu verteilt.
Klokka
Was Sie im Blick behalten
Die Zahlen eines Auftrags, die Klokka in Ordnung hält
Beim Arbeiten gesammelt, gelesen von denen, die das Privileg dazu haben.
- Stunden pro Auftrag, Phase und Tätigkeit: Analyse, Entwicklung, Test, Besprechungen
- Geleistete gegen geschätzte Stunden bei jeder Aufgabe und Unteraufgabe
- Das Kontingent jedes Freelancers, mit Reststand, Warnschwellen und Ablaufdatum
- Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden, mit Tags für Gewährleistung und interne Arbeit
- Personalkosten, Erlös und Marge jedes Auftrags
- Monatliche Kundenrapporte, mit erfassten Aufrufen und Downloads
Mehr Überblick für die Leitung, weniger Verwaltung für die Entwicklung
Dieselben Daten dienen beiden Seiten und werden nur einmal eingegeben.
Für das Softwarehaus
- Die Überschreitung eines Auftrags wird sichtbar, während sie passiert, mit dem Grund neben der Ampel.
- Das Kontingent eines Freelancers wird nicht aus Versehen überzogen: Ist es aufgebraucht, stoppt der Timer, wenn Sie es so festlegen.
- Marge auf Basis der echten Stunden, mit Sätzen pro Kunde und Projekt und Personalkosten.
- Der Kundenrapport ist ein geschützter Link mit nur dem Abrechenbaren: Interne Kosten und Marge bleiben im Haus.
- Bereits für die Rechnung exportierte Stunden bleiben markiert: Im Folgemonat landen sie nicht noch einmal in der Datei.
Für Entwickler und Freelancer
- Eine Time-Deck-Taste für das tägliche Projekt: keine drei Menüs, um den Timer zu starten.
- Aufgaben mit Frist und Schätzung, die bereits geleisteten Stunden daneben: Niemand muss nachfragen, wie weit Sie sind.
- Freelancer sehen verbrauchte und verbleibende Stunden und das Ablaufdatum ihres Kontingents und werden an jeder Schwelle benachrichtigt.
- Jeder sieht nur, was er braucht: Interne Tätigkeiten bleiben für Externe ausgeblendet.
Mehr als ein Timer
Die Funktionen von Klokka, die ein Softwarehaus braucht
Einige sind Erweiterungen, und Aufträge sowie Team-Auslastung beziehen ihre Daten aus Projekta.
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Aufträge
Für jeden Auftrag geplante, erfasste und verbleibende Stunden, nächste Lieferung und überfällige Aufgaben, mit dem Grund der Ampel. Erfordert Projekta.
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Team-Auslastung
Ein Raster Person mal Tag: gebundene gegen verfügbare Stunden, Urlaub und Schließtage bereits abgezogen. Erfordert Projekta.
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Externe Mitarbeiter
Stundenkontingent pro Freelancer und Projekt, mit eigenem Satz, Warnschwellen und gesperrtem Timer, sobald es aufgebraucht ist.
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Aufgaben und Unteraufgaben
Frist und veranschlagte Stunden, erfasste Stunden gegen die Schätzung und beim Abschluss, ob die Aufgabe pünktlich war.
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Kundenrapporte
Die Details des Monats in einem Link mit Passwort oder Code per E-Mail, widerrufbar, mit dem Zugriffsverlauf.
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Budgetziele
Eine Stundenobergrenze für das Projekt: Hinweis nahe am Limit und bei Überschreitung, ohne eine Erfassung zu sperren.
Die Kamzan-Produkte für ein Softwarehaus
Klokka erfasst die Stunden; die anderen drei verbinden sie mit dem Plan, den Meetings und dem Support.
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Klokka
Stunden pro Auftrag, Kontingente der Freelancer, Kundenrapporte und die Marge jedes Projekts.
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Projekta
Plan, Schätzungen und Lieferungen der Aufträge: Klokka liest daraus ihren Status und die Team-Auslastung.
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kMeeting
Calls mit dem Kunden werden direkt aus dem Meeting auf den Auftrag verbucht.
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kDesk
Support-Tickets nach dem Release; die Servicezeiten der SLAs können von den in Klokka hinterlegten Arbeitszeiten und Schließtagen ausgehen.
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Alex