Feuilles de temps pour éditeurs de logiciels et conseil IT
Une commande s’estime en jours et se consomme en heures : si les heures sont reconstituées en fin de mois, le dépassement se découvre quand il est déjà sur la facture. Avec Klokka, développeurs et freelances enregistrent leur temps sur la commande en travaillant, et la personne qui la pilote voit heures prévues et consommées, charge de l’équipe et marge.
Klokka pour les éditeurs de logiciels
Un projet au forfait se perd une heure à la fois
Dans une entreprise de développement, le devis est fait d’estimations : analyse, développement, tests, mise en production. Puis arrivent les demandes en cours de route, les appels en plus, le bug à corriger sous garantie. Si les heures ne sont pas rattachées à la commande au moment où elles sont faites, le vrai bilan se fait projet clos, quand il n’y a plus rien à corriger.
Klokka place chaque heure sur client, projet, sous-projet et activité, la valorise avec les tarifs et le coût du travail, et la compare aux estimations qui se trouvent dans Projekta. Les freelances travaillent dans un forfait d’heures convenu, et le client reçoit le relevé du mois sous forme de lien, pas de tableur.
Ce dont ont besoin ceux qui travaillent à la commande
Des besoins communs aux éditeurs de logiciels, agences web et sociétés de conseil IT, avec salariés et collaborateurs externes.
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Les heures sur la bonne commande
Chaque heure rattachée au client, au projet, à la phase et à l’activité pendant le travail, pas reconstituée de mémoire en fin de mois.
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Des freelances dans leur forfait
Les heures convenues avec le consultant externe au même endroit, avec le solde visible pour lui et pour qui l’a missionné.
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Qui a de la place cette semaine
Avant d’accepter un nouveau travail, savoir qui est déjà plein et qui est en congé, sans faire le tour des bureaux.
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La marge avant le bilan
Heures estimées contre heures enregistrées, coût contre recette, commande par commande, tant que le projet est encore ouvert.
De l’estimation au relevé : le parcours d’une commande
Exemple : comment les heures des développeurs et des freelances arrivent sur la commande et deviennent des chiffres pour qui la pilote.
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1 Chef de projet → Équipe Le chef de projet planifie la commande dans Projekta — phases, estimations, livraisons — et, avant d’attribuer les tâches, regarde dans Charge de l’équipe qui a des heures libres.
Projekta -
2 Équipe → Chef de projet Développeurs et freelances enregistrent leurs heures sur le projet et la tâche, avec le chronomètre ou un bouton du Time Deck. Un freelance n’enregistre que là où il a un forfait actif.
Klokka -
3 Équipe → Chef de projet Les sprint reviews et les appels avec le client s’imputent au projet et à l’activité directement depuis la réunion : les heures de réunion arrivent sans être ressaisies.
kMeeting -
4 Chef de projet → Équipe Dans Commandes, le chef de projet lit heures prévues et enregistrées et le motif de chaque voyant ; si une commande dérape, il redistribue le travail avant la livraison.
Klokka
Ce que vous gardez sous contrôle
Les chiffres d’une commande que Klokka tient en ordre
Recueillis pendant le travail, consultés par ceux qui ont le privilège de les voir.
- Heures par commande, phase et activité : analyse, développement, tests, réunions
- Heures travaillées contre heures estimées sur chaque tâche et sous-tâche
- Le forfait de chaque freelance, avec solde, seuils d’alerte et échéance
- Heures facturables et non facturables, avec des tags pour la garantie et le travail interne
- Coût du travail, recette et marge de chaque commande
- Relevés mensuels pour le client, avec ouvertures et téléchargements suivis
Plus de maîtrise pour qui pilote, moins de paperasse pour qui développe
La même donnée sert aux deux, et ne se saisit qu’une fois.
Pour l’entreprise
- Le dépassement d’une commande se voit pendant qu’il se produit, avec le motif à côté du voyant.
- Le forfait d’un freelance ne se dépasse pas par inadvertance : une fois épuisé, le chronomètre s’arrête, si vous le décidez.
- Une marge calculée sur les heures réelles, avec des tarifs par client et par projet et le coût du travail.
- Le relevé client est un lien protégé qui ne montre que le facturable : coût interne et marge restent en interne.
- Les heures déjà exportées pour la facture restent marquées : le mois suivant, elles ne reviennent pas dans le fichier.
Pour les développeurs et les freelances
- Un bouton du Time Deck pour le projet de tous les jours : plus besoin de trois menus pour lancer le chronomètre.
- Des tâches avec échéance et estimation, et les heures déjà passées à côté : personne ne vient demander où vous en êtes.
- Le freelance voit les heures consommées, restantes et l’échéance de son forfait, et reçoit une alerte à chaque seuil.
- Chacun ne voit que ce dont il a besoin : les activités internes restent masquées aux externes.
Au-delà du chronomètre
Les fonctions de Klokka utiles à un éditeur de logiciels
Certaines sont des extensions, et Commandes et Charge de l’équipe lisent leurs données dans Projekta.
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Commandes
Pour chaque commande, heures prévues, enregistrées et restantes, prochaine livraison et tâches en retard, avec le motif du voyant. Nécessite Projekta.
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Charge de l’équipe
Une grille personne par jour : heures engagées contre heures travaillables, congés et fermetures déjà déduits. Nécessite Projekta.
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Collaborateurs externes
Un forfait d’heures par freelance et par projet, avec son propre tarif, des seuils d’alerte et le chronomètre bloqué une fois épuisé.
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Tâches et sous-tâches
Échéance et heures prévues, heures enregistrées face à l’estimation et, à la clôture, si la tâche est arrivée à temps.
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Relevés client
Le détail du mois dans un lien protégé par mot de passe ou code par e-mail, révocable, avec l’historique des accès.
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Objectifs de budget
Un plafond d’heures sur le projet : alerte près de la limite et en cas de dépassement, sans bloquer aucune saisie.
Les produits Kamzan pour un éditeur de logiciels
Klokka enregistre les heures ; les trois autres les relient au plan, aux réunions et au support.
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Klokka
Heures par commande, forfaits des freelances, relevés client et marge de chaque projet.
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Projekta
Plan, estimations et livraisons des commandes : Klokka y lit leur état et la charge de l’équipe.
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kMeeting
Les appels avec le client s’imputent à la commande directement depuis la réunion.
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kDesk
Tickets d’assistance après la mise en production ; les horaires de service des SLA peuvent partir des horaires et fermetures déjà définis dans Klokka.
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Alex