Hojas de horas para empresas de software y consultoría TI
Los encargos se estiman en jornadas y se consumen en horas: si las horas se reconstruyen a fin de mes, la desviación se descubre cuando ya está en la factura. Con Klokka, desarrolladores y freelance registran el tiempo en el encargo mientras trabajan, y quien lo dirige ve horas previstas y consumidas, carga del equipo y margen.
Klokka para empresas de software
Un proyecto a precio cerrado se pierde hora a hora
En una empresa de software el presupuesto está hecho de estimaciones: análisis, desarrollo, pruebas, puesta en producción. Luego llegan los cambios sobre la marcha, las llamadas de más, el error que hay que corregir en garantía. Si las horas no se vinculan al encargo en el momento en que se trabajan, la cuenta real se hace con el proyecto cerrado, cuando ya no queda nada que corregir.
Klokka asigna cada hora a cliente, proyecto, subproyecto y actividad, la valora con tarifas y coste del trabajo y la compara con las estimaciones que están en Projekta. Los freelance trabajan dentro de una bolsa de horas acordada, y el cliente recibe el parte del mes como enlace, no como hoja de cálculo.
Lo que necesita quien trabaja por encargos
Necesidades comunes a empresas de software, agencias web y consultoras TI, con empleados y colaboradores externos.
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Horas en el encargo correcto
Cada hora vinculada a cliente, proyecto, fase y actividad mientras se trabaja, no reconstruida de memoria a fin de mes.
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Freelance dentro de su bolsa de horas
Las horas acordadas con el consultor externo en un solo sitio, con el saldo visible para él y para quien le hizo el encargo.
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Quién tiene hueco esta semana
Antes de aceptar un trabajo nuevo, saber quién está ya completo y quién está de vacaciones, sin ir de mesa en mesa.
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El margen antes del cierre
Horas estimadas frente a horas registradas, coste frente a ingreso, encargo por encargo, con el proyecto todavía abierto.
De la estimación al parte: el recorrido de un encargo
Ejemplo: cómo las horas de desarrolladores y freelance llegan al encargo y se convierten en cifras para quien lo dirige.
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1 Jefe de proyecto → Equipo El jefe de proyecto planifica el encargo en Projekta — fases, estimaciones, entregas — y, antes de asignar tareas, mira en Carga del equipo quién tiene horas libres.
Projekta -
2 Equipo → Jefe de proyecto Desarrolladores y freelance registran las horas en el proyecto y en la tarea, con el temporizador o un botón del Time Deck. El freelance solo registra donde tiene una bolsa de horas activa.
Klokka -
3 Equipo → Jefe de proyecto Las sprint reviews y las llamadas con el cliente se imputan a proyecto y actividad directamente desde la reunión: las horas de reunión entran sin volver a escribirlas.
kMeeting -
4 Jefe de proyecto → Equipo En Encargos el jefe de proyecto lee horas previstas y registradas y el motivo de cada semáforo; si un encargo se desvía, redistribuye el trabajo antes de la entrega.
Klokka
Lo que tienes bajo control
Las cifras de un encargo que Klokka mantiene en orden
Recogidas mientras se trabaja, consultadas por quien tiene el privilegio de verlas.
- Horas por encargo, fase y actividad: análisis, desarrollo, pruebas, reuniones
- Horas trabajadas frente a horas estimadas en cada tarea y subtarea
- La bolsa de horas de cada freelance, con saldo, umbrales de aviso y vencimiento
- Horas facturables y no facturables, con etiquetas para garantía y trabajo interno
- Coste del trabajo, ingreso y margen de cada encargo
- Partes mensuales para el cliente, con aperturas y descargas registradas
Más control para quien dirige, menos burocracia para quien desarrolla
El mismo dato sirve a los dos, y se introduce una sola vez.
Para la empresa de software
- La desviación de un encargo se ve mientras ocurre, con el motivo junto al semáforo.
- La bolsa de horas de un freelance no se supera por despiste: agotada la bolsa, el temporizador se detiene, si así lo decides.
- Margen calculado sobre horas reales, con tarifas por cliente y proyecto y coste del trabajo.
- El parte para el cliente es un enlace protegido con solo lo facturable: coste interno y margen se quedan dentro.
- Las horas ya exportadas para la factura quedan marcadas: el mes siguiente no vuelven al archivo.
Para desarrolladores y freelance
- Un botón del Time Deck para el proyecto de cada día: sin pasar por tres menús para arrancar el temporizador.
- Tareas con fecha límite y estimación, y las horas ya dedicadas al lado: nadie tiene que preguntarte cómo vas.
- El freelance ve horas consumidas, restantes y vencimiento de su bolsa, y recibe un aviso en cada umbral.
- Cada uno ve solo lo que necesita: las actividades internas quedan ocultas para quien es externo.
Más allá del temporizador
Las funciones de Klokka que necesita una empresa de software
Algunas son extensiones, y Encargos y Carga del equipo leen los datos de Projekta.
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Encargos
Para cada encargo, horas previstas, registradas y restantes, próxima entrega y tareas atrasadas, con el motivo del semáforo. Requiere Projekta.
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Carga del equipo
Una cuadrícula de personas por día: horas comprometidas frente a horas trabajables, con vacaciones y cierres ya descontados. Requiere Projekta.
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Colaboradores externos
Bolsa de horas por freelance y proyecto, con tarifa propia, umbrales de aviso y temporizador bloqueado al agotarse.
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Tareas y subtareas
Fecha límite y horas presupuestadas, horas registradas frente a la estimación y, al cerrar, si la tarea llegó a tiempo.
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Partes para el cliente
El detalle del mes en un enlace con contraseña o código por email, revocable, con el historial de accesos.
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Objetivos de presupuesto
Un tope de horas en el proyecto: aviso cerca del límite y al superarlo, sin bloquear ningún registro.
Los productos Kamzan para una empresa de software
Klokka registra las horas; los otros tres las conectan con el plan, las reuniones y el soporte.
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Klokka
Horas por encargo, bolsas de horas de los freelance, partes para el cliente y margen de cada proyecto.
Descubre el producto -
Projekta
Plan, estimaciones y entregas de los encargos: Klokka lee de ahí su estado y la carga del equipo.
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kMeeting
Las llamadas con el cliente se imputan al encargo directamente desde la reunión.
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kDesk
Tickets de soporte tras la puesta en producción; el horario de servicio de los SLA puede partir de los horarios y cierres ya configurados en Klokka.
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Alex