Presenças e ausências
A folha de presenças dos colaboradores, pronta para quem processa os salários
A Folha de presenças põe numa tabela o mês de cada pessoa: quantas horas trabalhou, quantas devia, o saldo, e as ausências separadas por tipo. Por baixo de cada nome abrem-se os dias. Exporta-se em CSV, Excel ou PDF, e no último dia do mês chega por e-mail a quem a deve receber.
Previstas, devidas, trabalhadas: três números diferentes
As horas previstas são as do contrato nos dias de trabalho do mês, excluídos os encerramentos da empresa. As horas devidas são as previstas menos as ausências aprovadas: um dia de férias vale zero, um pedido ainda pendente não tira nada. As horas trabalhadas contam só os registos concluídos, e uma hora coberta por duas entradas sobrepostas conta uma vez. O saldo é trabalhadas menos devidas — não menos previstas, o que daria razão contra quem esteve de férias. Férias, baixa médica e licenças estão em colunas separadas, em horas calculadas sobre o horário de cada um, para que um tempo parcial não apareça com os dias de um tempo inteiro.
Como funciona
-
Abra o mês
Na «Folha de presenças» passa-se de mês em mês e filtra-se por pessoa ou por estado: ativo, suspenso, convite pendente. No fundo da tabela está o total da equipa.
-
Abra os dias de uma pessoa
Por baixo do nome, os dias um a um com horas trabalhadas, previstas e devidas, saldo e ausências. Os encerramentos estão assinalados, e as horas de um pedido ainda não aprovado aparecem como «pendente».
-
Exporte, ou espere pelo e-mail
CSV, Excel ou PDF, com os dias por baixo de cada pessoa e, no PDF, logótipo e nome da empresa. No último dia do mês, a partir das 23 h hora da empresa, o resumo chega também por e-mail e como notificação.
O saldo faz-se sobre as horas devidas, não sobre as do contrato.
O que pode fazer
-
Quem a vê
Quem tem o privilégio «Gestão de ausências e feriados»: de origem as tipologias Administrador e Gestor. Os outros veem as próprias horas na página «Horas trabalhadas».
-
Quem recebe o e-mail
Quem gere as ausências e tem «Recebe o resumo mensal de ausências e horas», ativo de origem e desligável pessoa a pessoa. O e-mail tem duas tabelas, uma para as horas e outra para as ausências, e lê-se também no telemóvel.
-
Os suspensos ficam
Quem está suspenso fica na folha com as horas trabalhadas enquanto lá esteve, e com o seu estado ao lado: percebe-se porque é que a linha para a meio do mês.
-
Com «Horas a mais»
Aparecem as colunas Compensação e Extraordinárias, segundo a regra escolhida pela empresa. As extraordinárias contam só as horas confirmadas; um mês ainda por decidir aparece como «por confirmar» e leva à confirmação.
-
No computador
É uma tabela larga, com uma coluna para cada tipo de horas e de ausência: no telemóvel o Klokka pede para a abrir num computador. Para o telemóvel há o e-mail.
Modelos e ferramentas gratuitos
Perguntas frequentes
A folha de presenças diz quantas férias restam?
Não: diz quantas horas de férias, baixa médica e licenças foram gozadas no mês. O saldo restante chegará com a extensão «Contagem de férias e licenças», em breve; entretanto as férias pedem-se e aprovam-se como sempre.
Porque são diferentes as horas previstas e as devidas?
As previstas não olham para as ausências, as devidas sim. Num mês com três dias de férias, as previstas contam-nos como dias de trabalho, as devidas não: por isso o saldo faz-se sobre as segundas.
O que muda sem a extensão «Horas a mais»?
Faltam as colunas Compensação e Extraordinárias. O saldo continua lá, mas fica um número para ler, não horas reconhecidas. O mesmo acontece se a empresa deixar a regra das horas a mais em «Nada».
Quem não gere as ausências pode receber o e-mail?
Não: o privilégio do e-mail depende de «Gestão de ausências e feriados». Pode, pelo contrário, desligar-se a quem gere as ausências mas não quer o resumo.
As outras funcionalidades do Klokka
Experimente o Klokka na sua empresa
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Klokka simplifica o registo de horas e a prestação de contas.
Alex