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Présences et absences

La feuille de présence des salariés, prête pour celui qui fait les paies

La Feuille de présence met dans un tableau le mois de chaque personne : combien d’heures elle a travaillé, combien elle en devait, le solde, et les absences réparties par type. Sous chaque nom s’ouvrent les jours. Elle s’exporte en CSV, Excel ou PDF, et le dernier jour du mois elle arrive par e-mail à ceux qui doivent la recevoir.

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Prévues, dues, travaillées : trois nombres différents

Les heures prévues sont celles du contrat sur les jours ouvrés du mois, fermetures de l’entreprise exclues. Les heures dues sont les prévues moins les absences approuvées : une journée de congé vaut zéro, une demande encore en attente ne retire rien. Les heures travaillées ne comptent que les enregistrements terminés, et une heure couverte par deux entrées qui se chevauchent compte une seule fois. Le solde, c’est travaillées moins dues — pas moins prévues, ce qui donnerait tort à celui qui était en congé. Congés, maladie et permissions sont dans des colonnes séparées, en heures calculées sur l’horaire de chacun : un temps partiel n’apparaît donc pas avec les journées d’un temps plein.

Comment ça marche

  1. Ouvrez le mois

    Dans la « Feuille de présence », on passe de mois en mois et on filtre par personne ou par statut : actif, suspendu, invitation en attente. En bas du tableau figure le total de l’équipe.

  2. Ouvrez les jours d’une personne

    Sous le nom, les jours un par un avec heures travaillées, prévues et dues, solde et absences. Les fermetures sont signalées, et les heures d’une demande pas encore approuvée apparaissent comme « en attente ».

  3. Exportez, ou attendez l’e-mail

    CSV, Excel ou PDF, avec les jours sous chaque personne et, dans le PDF, le logo et le nom de l’entreprise. Le dernier jour du mois, à partir de 23 h heure de l’entreprise, le récapitulatif arrive aussi par e-mail et en notification.

Le solde se fait sur les heures dues, pas sur celles du contrat.

Ce que vous pouvez faire

  • Qui la voit

    Celui qui a le privilège « Gestion des absences et des jours fériés » : par défaut les typologies Administrateur et Gestionnaire. Les autres voient leurs propres heures sur la page « Heures travaillées ».

  • Qui reçoit l’e-mail

    Celui qui gère les absences et a « Reçoit le récapitulatif mensuel des absences et des heures », activé par défaut et désactivable personne par personne. L’e-mail contient deux tableaux, l’un pour les heures et l’autre pour les absences, et se lit aussi sur le téléphone.

  • Les suspendus restent

    Celui qui est suspendu reste dans la feuille avec les heures travaillées tant qu’il était là, et son statut à côté : on comprend pourquoi la ligne s’arrête en milieu de mois.

  • Avec « Heures en plus »

    Les colonnes Récupération et Heures payées apparaissent, selon la règle choisie par l’entreprise. Les heures payées ne comptent que les heures confirmées ; un mois encore à décider est marqué « à valider » et mène à la confirmation.

  • Sur ordinateur

    C’est un tableau large, avec une colonne pour chaque type d’heures et d’absence : sur le téléphone, Klokka demande de l’ouvrir depuis un ordinateur. Pour le téléphone, il y a l’e-mail.

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Questions fréquentes

La feuille de présence indique-t-elle combien de congés restent ?

Non : elle indique combien d’heures de congés, de maladie et de permissions ont été prises dans le mois. Le solde restant arrivera avec l’extension « Décompte des congés et permissions », bientôt disponible ; en attendant, les congés se demandent et s’approuvent comme d’habitude.

Pourquoi les heures prévues et les heures dues sont-elles différentes ?

Les prévues ne regardent pas les absences, les dues si. Sur un mois avec trois jours de congé, les prévues les comptent comme des jours à travailler, les dues non : c’est pourquoi le solde se fait sur les secondes.

Qu’est-ce qui change sans l’extension « Heures en plus » ?

Les colonnes Récupération et Heures payées manquent. Le solde est là quand même, mais reste un nombre à lire, pas des heures reconnues. Il se passe la même chose si l’entreprise laisse la règle des heures en plus sur « Rien ».

Celui qui ne gère pas les absences peut-il recevoir l’e-mail ?

Non : le privilège de l’e-mail dépend de « Gestion des absences et des jours fériés ». On peut en revanche le désactiver pour celui qui gère les absences mais ne veut pas du récapitulatif.

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