Anwesenheiten und Abwesenheiten
Die Anwesenheitsliste der Mitarbeitenden, bereit für die Lohnabrechnung
Die Anwesenheitsliste stellt den Monat jeder Person in eine Tabelle: wie viele Stunden sie gearbeitet hat, wie viele sie schuldete, den Saldo und die Abwesenheiten nach Art getrennt. Unter jedem Namen öffnen sich die Tage. Sie wird als CSV, Excel oder PDF exportiert und kommt am letzten Tag des Monats per E-Mail an alle, die sie erhalten sollen.
Soll, Pflicht, geleistet: drei verschiedene Zahlen
Sollstunden sind die Vertragsstunden an den Arbeitstagen des Monats, ohne Betriebsschließungen. Pflichtstunden sind die Sollstunden abzüglich genehmigter Abwesenheiten: Ein Urlaubstag zählt null, ein noch offener Antrag zieht nichts ab. Geleistete Stunden zählen nur abgeschlossene Erfassungen, und eine Stunde, die von zwei überlappenden Einträgen abgedeckt wird, zählt einmal. Der Saldo ist geleistet minus Pflicht — nicht minus Soll, was jeden benachteiligen würde, der im Urlaub war. Urlaub, Krankheit und Freistellungen stehen in getrennten Spalten, in Stunden nach der Arbeitszeit jeder Person berechnet, sodass eine Teilzeitkraft nicht mit den Tagen einer Vollzeitkraft erscheint.
So funktioniert es
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Monat öffnen
In der «Anwesenheitsliste» blättert man von Monat zu Monat und filtert nach Person oder Status: aktiv, gesperrt, Einladung ausstehend. Unten in der Tabelle steht die Summe des Teams.
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Tage einer Person öffnen
Unter dem Namen die Tage einzeln mit geleisteten, Soll- und Pflichtstunden, Saldo und Abwesenheiten. Schließungen sind markiert, und die Stunden eines noch nicht genehmigten Antrags erscheinen als «ausstehend».
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Exportieren oder auf die E-Mail warten
CSV, Excel oder PDF, mit den Tagen unter jeder Person und im PDF mit Logo und Name des Unternehmens. Am letzten Tag des Monats ab 23 Uhr Unternehmenszeit kommt die Zusammenfassung auch per E-Mail und als Benachrichtigung.
Der Saldo wird auf den Pflichtstunden gebildet, nicht auf den Vertragsstunden.
Was Sie tun können
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Wer sie sieht
Wer das Privileg «Verwaltung von Abwesenheiten und Feiertagen» hat: standardmäßig die Typologien Administrator und Verwalter. Alle anderen sehen ihre eigenen Stunden auf der Seite «Geleistete Stunden».
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Wer die E-Mail erhält
Wer Abwesenheiten verwaltet und «Erhält die monatliche Zusammenfassung von Abwesenheiten und Stunden» hat, standardmäßig an und pro Person abschaltbar. Die E-Mail hat zwei Tabellen, eine für die Stunden und eine für die Abwesenheiten, und lässt sich auch auf dem Handy lesen.
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Gesperrte bleiben
Wer gesperrt ist, bleibt mit den geleisteten Stunden aus der Zeit, in der er da war, in der Liste, mit seinem Status daneben: So versteht man, warum die Zeile mitten im Monat endet.
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Mit «Mehrstunden»
Die Spalten Zeitausgleich und Überstunden erscheinen, je nach der vom Unternehmen gewählten Regel. Überstunden zählen nur bestätigte Stunden; ein noch offener Monat ist als «zu bestätigen» markiert und führt zur Bestätigung.
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Am Computer
Es ist eine breite Tabelle mit einer Spalte für jede Art von Stunden und Abwesenheit: Auf dem Handy bittet Klokka darum, sie am Computer zu öffnen. Für das Handy gibt es die E-Mail.
Kostenlose Vorlagen und Tools
Häufige Fragen
Zeigt die Anwesenheitsliste, wie viel Urlaub übrig ist?
Nein: Sie zeigt, wie viele Stunden Urlaub, Krankheit und Freistellung im Monat genommen wurden. Der Reststand kommt mit der Erweiterung «Zählung von Urlaub und Freistellung», die in Vorbereitung ist; bis dahin wird Urlaub wie gewohnt beantragt und genehmigt.
Warum unterscheiden sich Soll- und Pflichtstunden?
Sollstunden berücksichtigen keine Abwesenheiten, Pflichtstunden schon. In einem Monat mit drei Urlaubstagen zählen die Sollstunden sie als Arbeitstage, die Pflichtstunden nicht: Deshalb wird der Saldo auf Letzteren gebildet.
Was ändert sich ohne die Erweiterung «Mehrstunden»?
Die Spalten Zeitausgleich und Überstunden fehlen. Der Saldo ist trotzdem da, bleibt aber eine Zahl zum Lesen, keine anerkannten Stunden. Dasselbe passiert, wenn das Unternehmen die Regel für Mehrstunden auf «Nichts» lässt.
Kann jemand die E-Mail erhalten, der keine Abwesenheiten verwaltet?
Nein: Das Privileg für die E-Mail hängt von «Verwaltung von Abwesenheiten und Feiertagen» ab. Abschalten lässt es sich dagegen für jemanden, der Abwesenheiten verwaltet, die Zusammenfassung aber nicht möchte.
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Alex