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Extensão do Klokka

Quem está fora, quando, e quem o autorizou.

Os pedidos de férias e licenças partem do Klokka e chegam a quem os gere; os encerramentos da empresa escrevem-se uma vez e avisam todos; os feriados do país aparecem sozinhos no calendário. É a extensão que faz existir a secção «Ausências», e vem ativa por predefinição.

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Um pedido, uma decisão escrita

Quem pede escolhe o tipo — Férias, Licença, Doença, e Recuperação de horas onde a empresa reconhece as horas a mais —, as datas e, num só dia, o intervalo horário dentro do horário de trabalho. Quem tem o privilégio «Gestão de ausências e feriados» recebe notificação e e-mail, aprova ou recusa com um motivo, e quem pediu recebe a resposta. Uma ausência inserida por quem gere, mesmo em nome de um colega, já está aprovada. Um pedido aprovado pode ser alterado: volta a ficar pendente, a menos que seja quem gere a alterá-lo — então continua aprovado e a pessoa é avisada. A empresa decide se os membros inserem as próprias ausências, quem vê a secção e se se veem as ausências aprovadas dos colegas; as pendentes ou recusadas continuam privadas.

Como funciona

  1. Novo pedido

    Na secção «Ausências», ou clicando num dia do calendário: tipo, datas, nota. Num só dia indica-se o intervalo, e o Klokka mostra quantas horas conta, pausa de almoço excluída.

  2. Aprove ou recuse

    Quem gere abre o pedido a partir da notificação ou do e-mail e escolhe «Aprovar» ou «Recusar», com um motivo se for preciso. Um pedido já tratado não se trata uma segunda vez.

  3. Encerramentos e feriados

    Em Definições → «Feriados» escolhe-se o país e acrescenta-se o feriado municipal. Os encerramentos da empresa inserem-se a partir do calendário: um dia ou um período, também recorrente todos os anos.

Quem estava de férias, e quem as aprovou, lê-se no Klokka. Não se reconstrói a partir dos e-mails.

O que pode fazer

  • Aviso de encerramento por e-mail

    Ao guardar um encerramento avisam-se os colaboradores, escolhendo quem. Com um pré-aviso demasiado curto o Klokka assinala-o e pede confirmação; se o encerramento for eliminado, quem tinha sido avisado recebe o cancelamento.

  • Feriados carregados sozinhos

    Escolhido o país, os feriados nacionais aparecem no calendário das ausências. O feriado municipal, que muda de cidade para cidade, acrescenta-se com nome e data.

  • No calendário da empresa, sem detalhes

    Onde existe o calendário da empresa, as ausências aprovadas aparecem como «Nome — Ausente»: nome e datas, nunca o tipo nem o motivo. Os encerramentos aparecem como dias inteiros. Quem deve ficar de fora é excluído.

  • No seu próprio calendário

    Cada um pode levar as próprias ausências para um calendário seu do Kalendo: as pendentes aparecem com «(TBC)» e tornam-se definitivas com a aprovação.

  • As canceladas ficam registadas

    Um pedido retirado não desaparece: fica em «Pedidos cancelados», com o estado que tinha — pendente ou já aprovado.

Perguntas frequentes

O que acontece ao desligar a extensão?

Desaparece a secção «Ausências», com os pedidos, os encerramentos e as definições de ausências e feriados. As horas registam-se como antes.

Os colegas veem se estou de baixa por doença?

No calendário da empresa não: aparece apenas «Ausente». Na secção Ausências veem as ausências aprovadas dos outros só se a empresa o tiver permitido.

A contagem das férias restantes está incluída?

Não: quantas cabem e quantas restam, quem as conta é «Contagem de férias e licenças». Sem ela, os pedidos passam na mesma e ninguém os conta.

A recuperação de horas pode pedir-se sempre?

Só onde a empresa põe as horas a mais em recuperação, com a extensão «Horas a mais». Caso contrário o tipo «Recuperação de horas» não aparece, e o servidor recusa-o de qualquer forma.

As outras funcionalidades do Klokka

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